Hver eru 5 stig verkefnastjórnunar?

Til að koma verkefni af stað þarf kerfi ferla og hæfileikaríkra einstaklinga til að vinna verkið. Í grundvallaratriðum er það enginn einfaldur árangur!

Að reiða sig á fjarfundi til að vinna með mörgum teymum og einstaklingum krefst skipulagningar og skilvirkrar verkefnastjórnunar á ýmsum skrifstofum, deildum og stjórnkerfum. Samheldni, samskipti og miðstýring eru lykilþættir. Hver sem þú átt viðskipti við, hvort sem það er hagsmunaaðili, viðskiptavinur eða starfsmaður, þá eru margir þættir sem þarf að hafa í huga frá hugmynd til afhendingar.

Öll verkefni krefjast alhliða þekkingar á lífshlaupi verkefnisins. Að vita hvernig hver áfangi virkar veitir dýrmæta innsýn í hvernig eigi að nálgast það. En hvernig virkar myndfundafundur til að styrkja ferlið þitt? Við skulum líta í gegnum ramma á 5 stigum verkefnastjórnunar.

Það er á ábyrgð verkefnastjórans að þekkja, skipuleggja og byggja upp „upphaf“ verkefnisins með því að hafa ítarlegan skilning á fimm skrefum verkefnastjórnunar. Þetta vinnur að því að veita skýra og hnitmiðaða uppdráttarlínu fyrir hvernig hugmyndin mun þróast frá óhlutbundnu yfir í raunverulegt. Þróun verkefnisins, sem Verkefnastjórnunarstofnunin (PMI) þróaði , er eftirfarandi fimm stig:

1. Upphaf
Fyrsti áfangi lífsferilsins, upphafið krefst upphafsfundar sem lykkjur í viðskiptavini og fjárfestum. Hér er fjallað um markmið, markmið, efasemdir, áhyggjur og allar fyrstu hugsanir og hugmyndir. Þegar ákvarðanir eru ekki staðsettar á einum stað getur þú treyst því að setja upp netfund fyrir myndspjall eða símafund til að ræða eftirfarandi spjallpunkta:

• Hverjir eru fjárfestar og hagsmunaaðilar?
• Hver er viðskiptasýn og verkefni?
• Hver er áætluð tímalína?
• Hver er nokkur áhætta sem fylgir?
• Hvaða fjárhagsáætlun og fjármagn eru í boði?

2. Skipulags
Þegar markmiðin hafa verið lögð fram og samið um þá er hægt að skilja skýrari hugmynd um endanlega niðurstöðu. Að vinna aftur á bak við að sjá fyrir og móta sett af áætlunum sem allir eiga að fylgja leiðbeinir teyminu frá upphafsstigi til loka.

Halda fundi á netinu til:

• Settu saman lið
• Sendu mikilvægar upplýsingar
• Settu þér markmið og markmið verkefnisins

Skipulagsstigið er mikilvægt fyrir að bora niður eftirfarandi 5 þætti:

• Hönnun verkefnisskipulags
• búa til verkflæðisskjöl
• Áætlun fjárhagsáætlana þvert á deildir
• Að safna, úthluta og tilnefna úrræði
• Áhættumat

3. Framkvæmd
Liðsstjórar og verkefnastjórar eru settir í gang til að byggja upp afrakstur, vera milliliður viðskiptavina, sinna verkefnum, innleiða ferla og fleira. Bein samskipti þvert á alla hluta verkefnisins eru nauðsynleg og lífsnauðsynleg til að árangur náist að koma hugmyndinni í framkvæmd. Innlimun samvinnutæki getur auðveldað þessi samskipti, tryggt óaðfinnanlega samhæfingu og miðlun upplýsinga meðal liðsmanna.

Nauðsynlegt í framkvæmd áfanga:

• Tíðar fundir
  Að vera í hópi með áætlaða netfundi hjálpar til við að halda verkefninu stuttu og á réttri leið. Tímabær og kristaltær samskipti með myndfundum eða símafundum tryggja færri blinda bletti, betri teymisvinnu og flýtingu fyrir flutningi á hlutum á leiðinni.
• Gagnsæi
  Forðastu hugsanlega hindranir þegar kemur að hindrunum sem auðvelt er að koma í veg fyrir, svo sem tímasetningu, ráðningu, boðun þátttakenda á fundi og að ákveða hver ber ábyrgð á hvaða verkefni með því að samþætta önnur stafræn tæki eins og Slack, Outlook og Google Calendar í vídeó fundarfundinn.
• átök Management
  Vandamál hljóta að koma upp. Létta tilvik með því að bjóða þeim sem eru í „fremstu víglínu“ liðunum að tjá sig og tjá áhyggjur, flöskuhálsa eða eitthvað sem gæti hugsanlega valdið veikleika í keðjunni.
• Framvinduskýrslur
  Reglulegum uppfærslum deilt meðan á uppistandarfundur, huddle session eða myndspjall virkar til að vera á undan ferli og bera kennsl á vandamál áður en þau gerast.

4. Eftirlit og eftirlit
Ef þú getur ekki mælt það geturðu ekki stjórnað því. Þessi áfangi krefst þess að athuga hvort allt sé í samræmi við það sem áður var samið um. Hver eru helstu árangursvísar? Hvað þarf að koma til framkvæmda til að mæta tímamörkum og fjárhagslegum breytum?

Haldið netfundi með lykilaðilum fyrir reglubundin eftirlit, úttektir og frammistöðuskýrslur. Þið getið haldið fjarfundakynningar í gegnum myndfundi sem innihalda vinnuflæði, mikilvæg skjöl og skrár og allt sem þarf að deila og dreifa. Þar sem þið þurfið að fá meiri innsýn í dagleg störf teymisins, og sérstaklega þegar þau eru ekki að vinna á skrifstofunni - þá gætirðu þurft að nota hugbúnað til að fylgjast með starfsmönnum sem vinna heiman frá . Ekki aðeins vegna framleiðniástæðna, heldur einnig vegna þess að greiningarnar gætu hjálpað til við að bera kennsl á flöskuhálsa í ferlum eða teymið sem notar úrelt forrit.

5. Lokun
Að loka verkefninu er jafn mikilvægt og að byrja það. Einnig nefnt „eftirfylgni“ áfanginn, það er á þessum tíma þegar lokið verkefni er tilbúið til að fara í almenning. Aðaláherslan hér er á útgáfu og afhendingu vöru.

Það er mikilvægt fyrir verkefnastjóra að meta líftíma verkefnisins frá upphafi til enda með því að:

1. Að rannsaka árangur verkefnisins
   Hitti hvert lið sín mörk og mörk? Var verkefninu náð innan fjárhagsáætlunar og tímamarka? Leysti verkefnið vandamál? Að bregðast við þessum spurningum og meiri aðstoð við að meta hvort verkefnið hafi heppnast eða ekki.
2. Horft á árangur liðsins
   Hægt er að bora frammistöðu liðsmanna frekar fyrir sig til að meta árangur innan hópsins. Gæðapróf, KPI og fundir á netinu vinna að því að veita skýrari innsýn í árangur.
3. Mat og skráning lokunar verkefnis
   Ítarleg kynning sem samanstendur af fylgiskjölum sem sýna vöxt verkefnisins frá getnaði til afhendingar tryggir viðskiptavinum og hagsmunaaðilum réttan frágang.
4. Óska eftir umsögnum
   Lokamat verkefnisins veitir styrkleika og veikleika nánar, frá upphafi til enda. Finndu innsýn og lærðu lærdóm fyrir næsta skipti.
5. Farið yfir fjárhagsáætlun
   Að geta greint tap á fjárhagsáætlun jafnt sem ósnortnum úrræðum veitir betri skilning á árangri (eða bilun) og hjálpar til við að stjórna sóun.

Sumir spjallpunktar á netinu eru:

• Hver voru verkefnin sem tekin voru?
• Hver eru tækifærin til vaxtar? Endurbætur
• Hverjir voru styrkleikar og veikleikar sem sýndir voru í gegnum ferlið?

Láttu FreeConference.com veita fyrirtæki þínu skýran og skilvirkan fjarfundarvettvang fyrir verkefnastjórnun sem nauðsynlegur er til að skapa samheldni og miðstýringu fyrir alla þætti verkefnastjórnunar. Með fjölbreyttu úrvali af eiginleikum, auðveldum samþættingum og hágæða mynd- og hljóðmöguleikum geturðu búist við að verkefni þínu verði miðlað ítarlega og unnið saman að.