Við sem íbúar höfum ráðist í margar rannsóknir undanfarið til að komast að því hvers vegna fundir virka - eða ekki.
Oft höfum við verið að merkja þá sem óhagkvæma hefð; venjulega litið á það sem sóun á tíma (nema fólk kom í raun undirbúið) og það er óhætt að gera ráð fyrir að við höfum öll mætt að minnsta kosti á einn fund óundirbúinn. Svo hvað gefur? Hvers vegna er svona erfitt að hugsa um fundi? Hvers vegna er þeim svona erfitt að stjórna? Hvers vegna höldum við þeim áfram?
Mörg fyrirtæki hafa tekið upp þætti gervigreindar, bæði til að fylgjast með núverandi þróun og til að auðvelda daglegan rekstur þeirra. Ef þú hefur einhvern tíma átt samtal við sjálfvirka svarþjónustu á netinu hefur þú átt samskipti við gervigreind. Þessi þróun hefur veitt þeim sem nota þær ótal ávinning. Hér eru nokkrar leiðir sem þú gætir hafa verið að horfa framhjá.
Ef þú hefur einhvern tíma þurft að sitja í gegnum óslitinn fund, þú hefðir líklega tíma til að koma með leiðir til að þú hefðir gert það öðruvísi. Erfitt er að miðla fundum, ef þeir eru illa skipulagðir, án hnitmiðaðra dagskrár; ákvarðanatöku verður drullusama af ómarkvissri umræðu og skorti á upplýstri þátttöku. Hönnun áhrifaríkrar dagskrár er ein af leiðunum til að nýta kraft sterks teymis, þar sem það veitir bæði nauðsynlega uppbyggingu og upplýsandi efni til að fá hlutina á réttan hátt.
Hvort sem fundur þinn er daglega, vikulega eða ársfjórðungslega, þá er nauðsyn sterkrar tímalínu nauðsynleg til að viðhalda skilvirkni, í stórum og smáum hópum. Hér að neðan eru nokkrir mikilvægir þættir sem þarf að hafa í huga við dagskrárgerð fyrir fundi þína. Íhugaðu eftirfarandi:
Valdir þú efni sem felur í sér liðið sem þú ávarpar? Flestir vilja ræða hlutina sem hafa bein áhrif á þá. Umræða um málefni sem fela í sér mismunandi deildir er gott að koma á framfæri á fundum þar sem fjármagninu hefur verið úthlutað í þeim tilgangi einum hópumræður. Eins og flest samtök eru knúin í gegnum a
tilfinning um embættisábyrgð, innri deildir þurfa oft fundartíma til að samræma og treysta viðleitni sína.
Miðað við þátttöku liðsins í því sem verið er að ræða gerir þér einnig kleift að sníða dagskrána þína að áhorfendum og hámarka þátttöku áhorfenda.
Spyrðu sjálfan þig þegar þú setur dagskrá þína hefur þetta áhrif á fólkið sem ég ávarpa?
Með því að nota tískuorð sem punktasetningar geta setið sérfræðinga í salnum: ef þú tilkynnir vel heppnaða nýja vöruútgáfu á dagskrá undir „Gott efni sem við gerðum nýlega“ er líklegt að þú sért sá eini á þeirri síðu. Það er ótrúlega erfitt að miðla umræðum ef fólk er ekki ljóst um efnið, hvað þá að geta undirbúið sig fyrir það á áhrifaríkan hátt.
Að nota spurningayfirlýsingar til að koma með atriði á fundi er frábær leið til að ganga úr skugga um að umræða leysi í raun málið sem er lagt fram. Lítum á þetta með tilgátunni vel heppnaðri vöruútgáfu okkar: Hvað virkaði vel fyrir þá útgáfu? Hvaða markaði höfum við opnað með þessum árangri? Hvaðan tökum við það héðan?
Þegar þú gerir efnislínur fyrir fundi skaltu spyrja sjálfan þig, Hver eru svörin sem ég er að leita að? Hvaða spurning hjálpar okkur best að komast þangað?
Fólk getur orðið í uppnámi þegar það áttar sig á því að biðja um inntak þeirra tryggir ekki að það hafi eitthvað að segja um endanlega ákvarðanatöku. Það er mikilvægt að flokka hverja umræðu út frá því sem þú ert að leita að frá áhorfendum. Skilgreindu fyrir hópinn það sem þú ert að búast við af svörum þeirra. Spurningamiðuð nálgun hjálpar þér að fá hjálplegri svör frá liðinu þínu, en getur einnig leitt til gremju ef þú ert á einhvern hátt að villa um fyrir hverju þessi svör eru notuð.
Ef fundurinn er haldinn svo þú getir safnað inntaki fyrir stærri ákvörðun skaltu láta það vita. Ef þú þarft hljóðborð fyrir nýja hugmynd, tilgreindu það í dagskránni. Ef þú ert að leita samstöðu í lok fundarins, skrifaðu það niður og gerðu það mjög skýrt að lokamarkmið umræðunnar er að ákveða eitthvað. Á þennan hátt forðast þú að verða hliðhollur ágreiningsefnum meðal liðsmanna þinna sem kunna að hafa hugmyndir um vald sem hafa ekki vægi á þessum sérstaka fundi.
Þegar þú skráir væntingar til funda skaltu spyrja sjálfan þig, er ég að leita að inntaki, upplýsingum eða endanlegri ákvörðun?
Þetta mál er tveggja bita viðleitni, þar sem tímasetning dagskrárinnar getur ákvarðað undirbúningsstig liðsmanna þinna. Því fyrr sem þú færð dagskrána til þeirra, því fyrr sem þú getur búist við að þeir íhugi þætti umræðunnar og geri sig tilbúna til að gefa þér inntak þeirra eða safna upplýsingum til að taka upplýsta ákvörðun með þér. Það er mikilvægt að gefa liðinu góða yfirsýn þegar kemur að mikilvægum ákvörðunum eða fundum sem fela í sér undirbúning, þar sem þú vilt hámarka tíma með öllum hlutaðeigandi aðilum og reyna að upplýsa fólk á meðan aðrir sem hafa undirbúið sig sitja og bíða er frábær leið til að yfirgefðu liðið þitt svekkt og ósamræmi. 
Spyrðu sjálfan þig þegar þú sendir fundardagskrá til liðsins Ef ég fengi þessa dagskrá núna, væri ég sjálfur tilbúinn fyrir þann fund á réttum tíma?
Það er erfitt að halda stórum hópi fólks við efnið. Það er næstum ómögulegt að halda þeim á áætlun. Af þessum sökum er mikilvægt að setja tímasetningarþátt í hönnun fundardagskrár þinnar. Hver hluti/spurning/efnishluti ætti að vera skýrt lýst innan tímaramma. Þessi tímarammi ætti að gefa nægjanlegan tíma til umræðu, endurskoðunar og niðurstöðu. Þetta er mikilvægt að fá lýsingu fyrir fundinn: oft á tíðum muntu heyra aftur á móti að ákveðin mál þurfi annaðhvort meiri tíma í stjórninni eða gæti verið skorið verulega niður.
Spyrðu sjálfan þig þegar þú tekur tíma fyrir hvern hluta dagskrár fundar þíns, Hvernig er tími okkar best nýttur? Munu viðbrögð þeirra opna samtal sem verðskuldar frekari umræðu? Hversu langan tíma myndi ég vilja eyða í þennan hlut?
Vinnsla dagskrárinnar hefur meira að gera með skrefin sem felast í ferli allra liða á fundinum. Það telur upp umræðustig þar sem þú ert að reyna að ljúka verkefninu. Samkomulag um hvernig mál verða unnin eykur skilvirkni fundar þíns. Ef þú telur ekki upp hvernig þú vilt að liðið fjalli um hvert mál, geta sumir meðlimir truflað skilgreininguna á málinu, en sumir geta rætt mikilvægi þess fyrir þá: enginn einbeitir sér að því að bera kennsl á eða meta lausnir .
Ferlið til að ávarpa atriði ætti að birtast á skriflegu dagskránni sem þú munt veita. Þegar þú nærð því atriði á fundinum, útskýrðu ferlið sem þarf til að ná samkomulagi og leitaðu að því samkomulagi.
Þegar þú ákvarðar þetta ferli fyrst í dagskránni skaltu spyrja sjálfan þig: Hvernig vil ég leiða þessa umræðu? Vil ég heyra frá einstaklingum eða teymum? Langar mig til samhljóða atkvæðagreiðslu, kosningamöguleika eða hugarflugsumræðu? Hvernig ákvarða ég hvenær vandamál hefur verið leyst? Hvernig lítur hugsjónafundurinn út fyrir mér?
Þetta getur verið mikilvægasti þátturinn í því að gera dagskrá- skilja að þær eru alltaf í breytingum. Engin dagskrá er ónæm fyrir heimsku tímans, óvæntum töfum, veikindadögum eða áföllum. Af þessum sökum er mikilvægt að hægt sé að breyta. Forgangsröðun dagskrárinnar mun eflaust skipta um mikilvægi þegar dagsetningin nálgast og hlutirnir storkna í rauntíma. Eftir því sem verkefnunum líður líður teyminu þannig og markmiðum dagskrárinnar þannig. Fyrsti liðurinn á hverri góðri dagskrá er „að breyta og forgangsraða dagskrá dagsins í dag“. Þessi dagskrárliður er besta leiðin til að ganga úr skugga um að teymið þitt sé í samræmi við það sem verið er að ræða, hvers vegna, að hvaða lengd og með hvaða væntingum á degi.
Þegar þú býrð til dagskrá fyrir alla fundi skaltu spyrja sjálfan þig, Er pláss fyrir umræður hér? Hvernig get ég best stjórnað því sem ég get ekki skipulagt? Hvernig á ég að halda umfjöllun minni í miðju?
Þetta er mikilvægt atriði til að hafa á dagskrá þinni. Það segir mikið um forystu þína til að geta frestað brýna fundi til að ræða þætti árangurs með liðinu þínu. Það er mikilvægt að öllum finnist starf þeirra vera metið, þrátt fyrir tímaskort, áföll, hnökra og áskoranir. Það ætti að takast á við vel unnin störf og að nota nokkrar stundir á fundinum til að óska liðinu til hamingju með það sem hefur verið að virka vel er frábær leið til að halda uppi siðferði og stuðla að stuðningsumhverfi.
Þetta er minni, en jafn mikilvægur flokkur. Það minnir lið þitt á að það er alltaf hægt að bæta. Hvort sem þú hefur upplifað vandamál með tímanleika, gangverk innanhúss eða einfaldlega átt erfiða viku á markaðnum, vertu viss um að liðið þitt sé meðvitað um hvers er ætlast til af þeim, hvenær sem er. Að setja kaffikönnuna í uppþvottavélina er lítill en mikilvægur þáttur í að annast umhverfi á skrifstofunni og eins ómarkviss og það kann að virðast, að nefna hana sem hluta af fundinum þínum styrkir mikilvægi samkvæmni.
Hvort sem þú hefur heyrt um bílastæðafyrirbæri eða ekki, þá hefur þú örugglega notað kjarnahugtök þess. Það virkar í meginatriðum sem hljóðborð fyrir allar hugmyndir sem ekki er hægt að taka strax á í núverandi fundarumhverfi. Öll ný verkefni, hugmyndir, fyrirspurnir og spurningar er hægt að „leggja“ í lóðina og taka fram sem umræðuefni fyrir komandi fundi. Það þýðir líka að þú ert alltaf með geymslu sem er full af hugmyndum til að koma aftur ef þú hefur nokkrar mínútur til viðbótar í lok fundar. Bílastæðið er frábær leið til að halda verkefninu, á réttri leið og á skrá.
Á heildina litið er það mikilvægasta sem þarf að hafa í huga við að hanna dagskrá er að þið vinnið alltaf saman að sameiginlegu markmiði. Þú ættir að miða að því að gera umræðu þína samheldna, aðlaðandi, skapandi og afkastamikla. Það er erfitt að slá öll stigin, en ef þú ert með rauf fyrir það á dagskrá, gætirðu bara mætt á réttum tíma.
FreeConference.com upprunalega ókeypis símafyrirtækið, sem gefur þér frelsi til að velja hvernig þú vilt tengjast fundinum þínum hvar sem er, hvenær sem er án skuldbindinga.
Búðu til ókeypis reikning í dag og upplifðu ókeypis símafundir, vídeó án niðurhals, samnýtingu skjáa, vefráðstefnur og fleira.
Næstum allar atvinnugreinar hafa tekið upp hugmyndina um að vinna í fjarvinnu, nauðsynlegt í núverandi vinnuumhverfi. Fjöldi fólks sem vinnur að heiman eða annars staðar hefur verið að aukast í Norður-Ameríku undanfarinn áratug. Greinar hafa komið út sem styðja fjarvinnu þar sem fram kemur að það auki framleiðni, skilvirkni og starfsanda.
En ekkert kemur án áskorana og með liðsfélögum erlendis eru nokkur vandamál sem gætu komið upp daglega. Viðeigandi lausn er myndbandsfundur á netinu, sem við munum ræða í þessari færslu.
