Það eru þrír hlutir í lífinu sem eru óhjákvæmilegir: dauði, skattar og fundir ...
Allt í lagi ... kannski svolítið ýkt þar en ef þú hefur einhvern tíma unnið er líklegt að þú hafir verið á fundi. Þó að hlutfall af afkastamiklum fundum geti verið allt frá 33 til 70%, þá getum við öll verið sammála um að við viljum frekar vera með afkastamiklir fundir en óframleiðandi. Stór þáttur í afkastamiklum fundum er Fundarhlutverk, sem leggja áherslu á skyldur fundarmeðlima til að tryggja árangursríka fundur - eins og stöður í íþróttaliði eða mismunandi kokkar í eldhúsi. Hér eru 4 aðalfundarhlutverk sem ætti að úthluta hverjum fundi.
"Ekki aðeins mun ég vera hluti af fundinum, ég mun vera þar og leiða fundinn!"
Mikilvægasta staða fundarins hefur 3 mismunandi skyldur: Fyrir ráðstefnuna myndu þeir skipuleggja og samræma dagskrá, stað, búnað og fundarmenn, meðhöndla öll óhöpp, fyrirvara og óvænt neyðartilvik.
Á ráðstefnunni ættu þeir að beina umræðum þannig að það fylgi fyrirfram dreifðri og samþykktri dagskrá. Það er á ábyrgð leiðtogans að koma á fundarhlutverkum og tryggja jafna möguleika allra fundarmanna, búa til umhverfi sem öllum fundarmönnum finnst þægilegt að leggja sitt af mörkum til allra vinnustofna, svo og öllum hugarflugi og umræðum. Leiðtoginn hefur einnig umsjón með öllum búnaði eins og PowerPoints, Skjádeiling, eða annað myndefni.
Eftir fundinn ætti leiðtoginn í raun að koma á framfæri hverjar ályktanirnar og næstu skref eru og fela öllum liðsmönnum ábyrgð til að forðast rugling og óhagkvæmni.
Þetta fundarhlutverk skráir lykilatriði sem gerðar eru á fundinum. Þeir væru sérstaklega áhrifaríkir ef þeir gera dagskrá ásamt leiðtoganum þannig að þeir þekki ekki aðeins dagskrána, þeir geta einnig bætt því við þegar þörf krefur. Upptökutækið dreifir einnig dagskránni fyrir ráðstefnuna og dreifir athugasemdum og ályktunum eftir það.
Þetta fundarhlutverk hjálpar leiðtoganum að eyða tíma í hvern dagskrárlið. Tímavörðurinn verður að hafa skýra skilning á dagskrá til leiðbeina samtalinu fyrir fundinn að fylgja úthlutuðum tímamörkum á lúmskur hátt. Þeir minna einnig á alla fundarmenn þegar 5-10 mínútur eru eftir af dagskrárliðnum svo að fundarmenn hafi betri metur í tímastjórnun.
Enginn vill vera borgaralegur þegar þeir leika Mafíu, en þátttakendahlutverkið á stóran þátt í árangri fundarins. Helsta skylda þátttakenda er að leggja sitt af mörkum í umræðunum, hvort sem það eru dagskrárliðir, hugarflug eða skipulagning. Þátttakendur eru framlenging leiðtogans á margan hátt; þeir ættu að leggja sitt af mörkum eins mikið og mögulegt er til dagskrárliða, búa til þægilegt umhverfi fyrir aðra til að deila hugmyndum sínum og halda utan um úthlutaðan tíma svo fundinum ljúki tafarlaust. Ef leiðtoginn komst skammt til að skilgreina hlutverk fundarmanna eftir fundinn, biðjið um að skýra það til að forðast rugling.
Til að auka skilvirkni reglulegra funda mæli ég með því að skipta um hlutverk meðal mismunandi liðsmanna. Þegar hver þátttakandi hefur almenna tilfinningu og reynslu af hverju hlutverki mun það hvetja til nýrra fundahugmynda, sjónarmiða og þátttöku!
Búðu til FreeConference.com reikninginn þinn og fáðu aðgang að öllu sem þú þarft fyrir fyrirtæki þitt eða stofnun til að skjóta skrefum eins og vídeó og Skjádeiling, Hringtímaáætlun, Sjálfvirk boð í tölvupósti, áminningar, Og fleira.
