Að halda reglulega fundi eða símafundir er mikilvægt til að byggja upp sambönd og ná sameiginlegum markmiðum. Sem sagt, engum finnst gaman að láta draga sig inn á fundi sem dragast og halda áfram en skila litlu. Að halda slíka fundi getur ekki aðeins sóað tíma og hamlað framleiðni, of mörg af þessum símtölum geta valdið því að boðsgestir taka ekki fundina þína alvarlega. Í blogginu í dag munum við fara yfir nokkrar ábendingar um hvernig á að halda símafund sem er afkastameiri og tímafrekari.
Hvort sem þú ert að reyna að gera fundi styttri eða einfaldlega að ganga úr skugga um að öll dagskrárliðir þínir verði teknir fyrir á ráðstefnunni þinni, smá undirbúningur ásamt ókeypis símafundshugbúnaði getur hjálpað þér að halda fundi á efninu og tímanlega.
Í stað þess að halda fund, hvers vegna ekki bara að senda út fjöldapóst eða hópspjallskilaboð?
Jú, tölvupóstur, spjallskeyti og textaskilaboð eru auðveld — þau þurfa enga tímasetningu og fólk getur svarað þeim þegar þeim hentar. Sumar aðstæður kalla hins vegar á meiri lifandi samskipti
(engin orðaleikur ætlaður). Sími og myndsímafundir ekki aðeins hjálpa til við að byggja upp persónuleg tengsl milli fjarlægra þátttakenda, heldur getur það einnig verið skilvirkara hvað varðar að auðvelda rauntíma umræður. Það næstbesta við að hittast í eigin persónu, vel stjórnaður síma- eða myndbandsfundur gerir miklu meira hægt að segja á mun styttri tíma.
Eftir allt saman, hver vill lesa í gegnum síðulangan þráð af tölvupóstum?
Lykillinn að því að leiða árangursríkt símafund byrjar með undirbúningi - að vita hvernig á að hefja símafund á réttan hátt mun gera það miklu auðveldara að stjórna og stjórna þegar það hefst. Þó að það sé mjög auðvelt að setja upp símafund eða myndfund er alltaf gott að kynna sér grunnatriðin fyrirfram, svo sem að skilgreina skýran tilgang með ráðstefnunni, vita hvernig á að fá símafundarnúmer og hvernig á að hringja í símafund. Símafundur.
Eitt mikilvægasta skrefið til að undirbúa sig fyrir árangursríkt símafund er að útlista dagskrá. Þó að skýr dagskrá þurfi ekki endilega að segja til um hverja mínútu umræðu meðan á símtalinu stendur, ætti hún að vera nógu ítarleg til að þjóna sem leiðbeiningar um það sem þú ætlar að takast á við. Ef þú ætlar til dæmis að halda símafund í klukkutíma gætirðu viljað úthluta 15 mínútum til að ræða fjögur mismunandi efni. Tíminn til að úthluta hverjum dagskrárlið er að sjálfsögðu breytilegur eftir fjölda mála sem á að ræða og fjölda þátttakenda sem þú gerir ráð fyrir. Að nota tiltækan ókeypis ráðstefnuhugbúnað er frábær leið til að fylgjast með tíma þar sem margar slíkar þjónustur eru með netviðmót með klukkum eða tímamælum sem byrja að keyra í upphafi símtals.
Þökk sé hinum ýmsu ókeypis ráðstefnulausnum þarna úti hefur aldrei verið auðveldara að fá sérstaka ráðstefnulínu. Eftir að þú hefur búið til ókeypis reikning munu flestar þjónustur úthluta þér símanúmeri og einstökum aðgangskóða sem hægt er að nota til að hringja inn á ráðstefnulínuna þína hvenær sem er. Margir bjóða líka upp á aukagjald gjaldfrjálst og alþjóðleg innhringinúmer líka.
Hér kemur flókni hlutinn...bara að grínast! Til að hringja í ráðstefnu hringja þátttakendur einfaldlega í innhringingarnúmerið sem gefið er upp og slá inn aðgangskóðann sem úthlutað er fyrir ráðstefnulínuna þegar beðið er um það. Þar sem aðgangskóði hverrar ráðstefnulínu er einstakur mun aðgangskóðinn sem þátttakendur slá inn ákvarða hver kemst inn (eða kemst ekki) í símtalið þitt!
Að tryggja að símafundurinn gangi snurðulaust fyrir sig er eins auðvelt og að haka í reiti. The FreeConference Fund Gátlisti er leiðarvísir þinn til að skipuleggja og halda árangursríkar símaráðstefnur og veffundi.
Hvort sem þú ert að halda fund í eigin persónu, í gegnum síma eða í gegnum myndbandsráðstefnu, margt af því sama fundarstjórnarkröfur gilda enn - eins og að setja upp ákveðna dagskrá, bjóða öllum viðeigandi fólki og halda snertilegum samtölum í lágmarki. Einn kostur síma- og veffunda hefur hins vegar fram yfir persónulega fundi er hversu stjórnandi ráðstefnustjórinn hefur. Að vita hvernig á að halda símafund þýðir í raun að vita hvernig á að nýta þessar stýringar.
Stjórnarstýringar ráðstefnustjóra gera fundarstjóranum kleift að ákvarða í hverjum má—og ekki— heyrast meðan á símafundi stendur. Til viðbótar við breytanlegar ráðstefnustillingar, leyfa flestar ókeypis símafundahugbúnaðarþjónustur stjórnendum að stjórna ráðstefnum sínum með skipunum á símatakkaborði og stjórnborði á netinu. Eiginleikar mælaborðsins á netinu, svo sem virkur ræðumaður, leyfa stjórnendum að fylgjast með hverjir eru að tala og taka þátt í símtali. Með því að gera stjórnendum kleift að þagga niður í (mögulega) truflandi þátttakendum er auðveldara að halda fundum á réttri braut og koma í veg fyrir snertandi samtöl.
Þó að halda ráðstefnu gæti virst ógnvekjandi, þá er mjög auðvelt að halda vel heppnað símtal miðað við réttu tækin og smá þekkingu. Ef þú hefur einhverjar spurningar eða áhyggjur geturðu alltaf heimsótt FreeConference stuðningssíða að komast í samband við ráðstefnusérfræðing!
Frumkvöðlar ókeypis símafundatækni, FreeConference.com og sérfræðingateymi þess eru hér til að hjálpa þér að ná tökum á listinni að farsælu símafundinum. Með örfáum músarsmellum geturðu verið á leiðinni til að halda þína eigin símafund og netfundi. Skráðu þig í dag!
Búðu til FreeConference.com reikninginn þinn og fáðu aðgang að öllu sem þú þarft fyrir fyrirtæki þitt eða stofnun til að skjóta skrefum eins og vídeó og Skjádeiling, Hringtímaáætlun, Sjálfvirk boð í tölvupósti, áminningar, Og fleira.
