Ada 3 hal dalam hidup yang tidak bisa dihindari: kematian, pajak, dan pertemuan...
Oke... mungkin agak berlebihan di situ tapi kalau pernah kerja, kemungkinan besar pernah rapat. Meskipun persentase pertemuan produktif dapat berkisar antara 33 hingga 70%, kita semua dapat sepakat bahwa kita lebih suka berada di pertemuan produktif daripada yang tidak produktif. Faktor besar dari pertemuan yang produktif adalah Peran Rapat, yang memfokuskan tugas anggota rapat untuk memastikan sesi yang efektif -- seperti posisi di tim olahraga atau juru masak lain di dapur. Berikut adalah 4 peran rapat utama yang harus ditugaskan ke setiap rapat.
"Saya tidak hanya akan menjadi bagian dari pertemuan, saya akan berada di sana memimpin pertemuan!"
Posisi terpenting dalam rapat memiliki 3 kewajiban berbeda: Sebelum konferensi, mereka akan merencanakan dan mengoordinasikan agenda, tempat, peralatan dan peserta, menangani semua kecelakaan, reservasi, dan keadaan darurat yang tidak terduga.
Selama konferensi, mereka harus mengarahkan diskusi sehingga mengikuti agenda yang telah dibagikan dan disepakati sebelumnya. Adalah tanggung jawab pemimpin untuk menetapkan peran pertemuan dan memastikan kesempatan berbicara yang sama bagi semua peserta, menciptakan lingkungan yang membuat semua peserta merasa nyaman berkontribusi pada semua lokakarya, serta semua curah pendapat dan diskusi. Pemimpin juga bertanggung jawab atas peralatan apa pun seperti PowerPoint, Berbagi layar, atau visual lainnya.
Setelah pertemuan, pemimpin harus mengkomunikasikan secara efektif apa kesimpulan dan langkah selanjutnya, dan menugaskan tanggung jawab kepada semua anggota tim untuk menghindari kebingungan dan ketidakefisienan.
Peran pertemuan ini mencatat poin-poin penting yang dibuat selama pertemuan. Mereka akan sangat efektif jika mereka menyusun agenda bersama dengan pemimpin agar tidak hanya akrab dengan agenda, mereka juga dapat menambahkannya jika diperlukan. Perekam juga mendistribusikan agenda sebelum konferensi dan mendistribusikan catatan dan kesimpulan sesudahnya.
Peran pertemuan ini membantu pemimpin dengan waktu yang dihabiskan untuk setiap item agenda. Pencatat waktu harus memiliki pemahaman yang jelas tentang agenda untuk memandu percakapan untuk rapat untuk mengikuti slot waktu yang ditentukan dengan cara yang halus. Mereka juga akan mengingatkan semua peserta rapat ketika 5-10 menit tersisa pada item agenda saat ini sehingga peserta memiliki ukuran manajemen waktu yang lebih baik.
Tidak ada yang ingin menjadi warga sipil ketika mereka bermain Mafia, tetapi peran peserta memainkan peran besar dalam keberhasilan pertemuan. Tugas utama peserta adalah berkontribusi dalam diskusi, baik itu agenda, brainstorming atau perencanaan. Peserta adalah perpanjangan dari pemimpin dalam banyak hal; mereka harus berkontribusi sebanyak mungkin pada item agenda, menciptakan lingkungan yang nyaman bagi orang lain untuk berbagi ide mereka, dan melacak waktu yang diberikan sehingga pertemuan dapat segera berakhir. Jika pemimpin tidak menjelaskan peran peserta setelah pertemuan, mintalah klarifikasi untuk menghindari kebingungan.
Untuk meningkatkan efektivitas pertemuan rutin, saya merekomendasikan rotasi peran di antara anggota tim yang berbeda. Setelah setiap peserta memiliki pemahaman dan pengalaman umum dengan masing-masing peran, hal itu akan menginspirasi ide, perspektif, dan partisipasi pertemuan baru!
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat beroperasi, seperti video dan Berbagi layar, Penjadwalan Panggilan, Undangan Email Otomatis, Pengingat, Dan banyak lagi.
