Mengadakan pertemuan rutin atau panggilan konferensi penting untuk membangun hubungan dan mencapai tujuan bersama. Konon, tidak ada yang suka ditarik ke dalam rapat yang berlarut-larut tetapi hanya menghasilkan sedikit. Mengadakan pertemuan seperti itu tidak hanya membuang waktu dan menghambat produktivitas, terlalu banyak dari jenis panggilan ini dapat menyebabkan undangan tidak menganggap serius pertemuan terjadwal Anda. Di blog hari ini, kita akan membahas beberapa tips tentang cara melakukan rapat melalui panggilan konferensi yang lebih produktif dan memakan waktu lebih sedikit.
Baik Anda mencoba mempersingkat rapat atau hanya ingin memastikan semua item agenda Anda ditangani selama konferensi, sedikit persiapan bersama dengan perangkat lunak panggilan konferensi gratis dapat membantu Anda menjaga rapat tetap sesuai topik dan tepat waktu.
Alih-alih mengadakan rapat, mengapa tidak mengirim email massal atau pesan obrolan grup saja?
Tentu, email, IM, dan pesan teks itu mudah—tidak memerlukan penjadwalan dan orang dapat menanggapinya dengan nyaman. Namun, beberapa situasi memerlukan interaksi yang lebih langsung
(tidak ada permainan kata-kata yang dimaksudkan). Telepon dan panggilan konferensi video tidak hanya membantu membangun hubungan pribadi antara peserta jarak jauh, tetapi juga dapat lebih efektif dalam memfasilitasi diskusi waktu nyata. Hal terbaik berikutnya untuk bertemu langsung, pertemuan telepon atau video yang dikelola dengan baik memungkinkan lebih banyak hal untuk dikatakan dalam waktu yang jauh lebih sedikit.
Lagi pula, siapa yang ingin membaca utas email sepanjang halaman?
Kunci untuk memimpin panggilan konferensi yang sukses dimulai dengan persiapan — mengetahui cara memulai panggilan konferensi dengan benar akan membuat lebih mudah untuk mengontrol dan mengelola setelah dimulai. Meskipun mengatur panggilan konferensi atau konferensi video sangat mudah, selalu baik untuk membiasakan diri Anda terlebih dahulu dengan dasar-dasarnya, seperti menentukan tujuan yang jelas untuk konferensi Anda, mengetahui cara mendapatkan nomor panggilan konferensi, dan cara menghubungi nomor telepon konferensi. panggilan konferensi.
Salah satu langkah terpenting untuk mempersiapkan panggilan konferensi yang sukses adalah menguraikan agenda. Meskipun agenda yang jelas tidak perlu mendikte setiap menit diskusi selama panggilan Anda, itu harus cukup rinci untuk dijadikan pedoman untuk apa yang Anda rencanakan untuk ditangani. Jika Anda berencana untuk mengadakan panggilan konferensi selama satu jam, misalnya, Anda mungkin ingin mengalokasikan 15 menit untuk membahas empat topik berbeda. Tentu saja, waktu untuk membagi setiap item agenda akan bervariasi tergantung pada jumlah item yang akan dibahas dan jumlah peserta yang Anda antisipasi. Menggunakan perangkat lunak konferensi gratis yang tersedia adalah cara yang bagus untuk melacak waktu karena banyak layanan tersebut menampilkan antarmuka online dengan jam atau pengatur waktu yang mulai berjalan pada awal panggilan Anda.
Berkat berbagai solusi konferensi gratis di luar sana, tidak pernah semudah ini untuk mendapatkan jalur konferensi khusus. Setelah membuat akun gratis, sebagian besar layanan akan memberi Anda nomor dial-in konferensi dan kode akses unik yang dapat digunakan untuk menelepon ke saluran konferensi Anda kapan saja. Banyak juga yang menawarkan premium bebas pulsa dan juga nomor dial-in internasional.
Inilah bagian yang rumit ... bercanda! Untuk melakukan panggilan ke konferensi, peserta cukup memanggil nomor dial-in yang disediakan dan, ketika diminta, memasukkan kode akses yang ditetapkan ke saluran konferensi. Karena setiap kode akses jalur konferensi adalah unik, kode akses yang dimasukkan peserta akan menentukan siapa yang masuk (atau tidak masuk) ke panggilan Anda!
Memastikan panggilan konferensi Anda berjalan lancar semudah mencentang kotak. NS Daftar Periksa Rapat Konferensi Gratis adalah panduan Anda untuk merencanakan dan mengadakan konferensi telepon dan rapat web yang sukses.
Baik Anda mengadakan rapat secara langsung, melalui telepon, atau melalui konferensi video, banyak hal yang sama memenuhi kebutuhan manajemen masih berlaku— seperti menetapkan agenda yang ditentukan, mengundang semua orang yang tepat, dan meminimalkan percakapan tangensial. Namun, satu keunggulan konferensi telepon dan web dibandingkan pertemuan langsung adalah tingkat kontrol yang diberikan kepada moderator konferensi. Mengetahui cara melakukan panggilan konferensi secara efektif berarti mengetahui cara memanfaatkan kontrol ini.
Kontrol moderator konferensi memberdayakan pemimpin rapat untuk menentukan siapa yang dapat—dan tidak dapat—didengar selama panggilan konferensi. Selain pengaturan konferensi yang dapat diubah, sebagian besar layanan perangkat lunak panggilan konferensi gratis memungkinkan moderator untuk mengontrol konferensi mereka melalui perintah tombol telepon dan kontrol dasbor online. Fitur dasbor online, seperti pembicara aktif, izinkan moderator untuk mengawasi siapa yang berbicara dan berpartisipasi selama panggilan. Dengan memungkinkan moderator untuk membungkam (berpotensi) peserta yang mengganggu, akan lebih mudah untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya dan membatasi percakapan tangensial.
Meskipun menyelenggarakan konferensi mungkin tampak menakutkan, melakukan panggilan yang sukses sangat mudah diberikan alat yang tepat dan sedikit pengetahuan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, Anda selalu dapat mengunjungi Halaman dukungan Konferensi Gratis untuk menghubungi pakar konferensi!
Perintis teknologi panggilan konferensi gratis, FreeConference.com dan tim ahlinya ada di sini untuk membantu Anda menguasai seni panggilan konferensi yang sukses. Hanya dengan beberapa klik mouse, Anda dapat mengadakan panggilan konferensi dan rapat online Anda sendiri. Daftar hari ini!
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat beroperasi, seperti video dan Berbagi layar, Penjadwalan Panggilan, Undangan Email Otomatis, Pengingat, Dan banyak lagi.
