Mi a projektmenedzsment 5 szakasza?

A projekt elindításához folyamatok rendszere és tehetséges személyek szükségesek a munka elvégzéséhez. Alapvetően ez nem egyszerű teljesítmény!

A videokonferenciákra való támaszkodás több csapat és egyén együttműködéséhez szervezettséget és hatékony projektmenedzsment megvalósítását igényli a különböző irodákban, osztályokon és parancsnoki láncokban. A kohézió, a kommunikáció és a centralizáció kulcsfontosságú tényezők. Bárkivel is van dolgunk, legyen az érdekelt fél, ügyfél vagy alkalmazott, számos mozgó részt kell figyelembe venni a koncepciótól a megvalósításig.

Minden projekt átfogó ismereteket igényel a projekt életciklusáról. Az egyes fázisok működésének ismerete értékes betekintést nyújt a megközelítésbe. De hogyan működik a videokonferencia a folyamat megerősítése érdekében? Vessünk egy pillantást a projektmenedzsment 5 szakaszának keretére.

A projektmenedzser felelőssége, hogy ismerje, megtervezze és megvalósítsa a projekt „fellendülését” az öt projektmenedzsment lépés alapos ismeretével. Ez egy világos és tömör tervet ad arra vonatkozóan, hogyan válik az ötlet az absztraktból a konkréttá. A Project Management Institute (PMI) által kidolgozott 5 fázis bármely projekt megvalósításához a következő:

1. Megindítás, inicializálás
Az életciklus első szakasza, a kezdeményezés kezdő megbeszélést igényel, amely leköti az ügyfelet és a befektetőket. Itt tárgyalják a célokat, célokat, kétségeket, aggályokat és minden kezdeti gondolatot és ötletet. Ha a döntéshozók nem csak egy helyen tartózkodnak, akkor az alábbi megbeszélések megvitatása érdekében bízhat egy online értekezlet létrehozásában egy videocsevegéshez vagy konferenciahíváshoz:

• Kik a befektetők és az érdekeltek?
• Mi az üzleti elképzelés és küldetés?
• Mi a becsült idővonal?
• Milyen kockázatokkal jár?
• Milyen költségvetés és források állnak rendelkezésre?

2. Tervezés
Miután a célokat megállapították és megállapodtak, a végeredmény világosabb elképzelése jobban megérthető. Visszafelé dolgozva, hogy mindenki számára követendő terveket jelenítsen meg és fogalmazzon meg, ez vezeti a csapatot a beavatási fázistól a befejezésig.

Végezzen online értekezleteket:

• Szerelj össze csapatokat
• A legfontosabb részletek továbbítása
• Határozza meg a projekt céljait

A tervezési fázis kritikus fontosságú a következő 5 komponens fúrásához:

• Projektstruktúra tervezése
• létrehozása munkafolyamat-dokumentumok
• Költségvetések becslése osztályonként
• Erőforrások összegyűjtése, elosztása és kijelölése
• Kockázatértékelés

3. Végrehajtás
A csapatvezetők és a projektmenedzserek mozgásba lendülnek, hogy teljesítményeket készítsenek, közvetítő szerepet töltsenek be az ügyfelek között, végrehajtsák a feladatokat, végrehajtsák a folyamatokat és így tovább. A közvetlen kommunikáció a projekt minden részében szükséges és létfontosságú az ötlet életre keltésének sikeréhez. Beépítése együttműködési eszközök megkönnyítheti ezt a kommunikációt, biztosítva a zökkenőmentes koordinációt és információmegosztást a csapattagok között.

Elengedhetetlen a végrehajtási szakaszhoz:

• Gyakori találkozók
  Az ütemezett online találkozókkal a csapatok tetején való tartózkodás segít a projekt rövid és sínen tartásában. Az időszerű és kristálytiszta kommunikáció videokonferencián vagy konferenciahíváson keresztül kevesebb vakfoltot, jobb csapatmunkát és gyors elemmozgást biztosít.
• Átláthatóság
  Kerülje el az esetleges blokkokat, amikor olyan könnyen megelőzhető akadályokról van szó, mint az ütemezés, a bérbeadás, a résztvevők meghívása értekezletekre, és annak megállapítása, hogy ki felelős a feladatokért, más digitális eszközök, például a Slack, az Outlook és a Google Naptár integrálásával a videokonferencia -platformjába.
• Konfliktus kezelés
  A problémák feltétlenül felmerülnek. Csökkentse az eseményeket azáltal, hogy meghívja a „frontvonal” csapat tagjait, hogy szólaljanak fel, és hangot adnak aggodalmaiknak, szűk keresztmetszeteiknek vagy bárminek, ami potenciálisan gyengeséget okozhat a láncban.
• előrehaladási jelentések
  Rendszeres frissítések a standup értekezlet, az összejövetel vagy a videocsevegés célja, hogy megelőzze a görbét, és azonosítsa a problémákat, mielőtt azok megtörténnének.

4. Felügyelet és ellenőrzés
Ha nem tudod mérni, akkor nem tudod kezelni. Ebben a szakaszban ellenőrizni kell, hogy minden összhangban van -e a korábban megbeszéltekkel. Melyek a legfontosabb teljesítménymutatók? Mit kell végrehajtani a határidők és a pénzügyi paraméterek betartása érdekében?

Tartson online megbeszéléseket a kulcsfontosságú szereplőkkel a rutinszerű ellenőrzések, értékelések és teljesítményjelentések lebonyolításához. Távoli prezentációkat tarthat videokonferencián keresztül, amelyek magukban foglalják a munkafolyamatokat, fontos dokumentumokat és fájlokat , valamint bármit, amit meg kell osztani és terjeszteni kell. Ahol mélyebb betekintést szeretne nyerni a csapat napi tevékenységeibe, és különösen akkor, amikor nem az irodában dolgoznak, ott szüksége lehet egy szoftverre az otthonról dolgozó alkalmazottak megfigyelésére . Nemcsak a termelékenység miatt, hanem azért is, mert az elemzések segíthetnek a folyamatok szűk keresztmetszeteinek vagy az elavult alkalmazásokat használó csapat azonosításában.

5. Zárás
A projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint a kezdet. Ezt a „nyomon követési” szakasznak is nevezik, és ekkor kezdődik el a befejezett projekt nyilvános közzététele. A fő hangsúly itt a termékek kiadásán és szállításán van.

Kritikus fontosságú, hogy a projektvezető értékelje a projekt élettartamát az elejétől a végéig:

1. A projekt teljesítményének vizsgálata
   Minden csapat eltalálta céljait és jelzőit? A projektet a költségvetés és a határidők között hajtották végre? A projekt megoldott egy problémát? Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása és még sok más segít felmérni, hogy a projekt sikeres volt -e vagy sem.
2. Nézzük a csapat teljesítményét
   A csapattagok teljesítményét egyénileg tovább lehet fúrni, hogy felmérjék a csoporton belüli sikereket. A minőségellenőrzések, a teljesítménymutatók és az online értekezletek egyértelműbb betekintést nyújtanak a teljesítménybe.
3. A projekt lezárásának értékelése és dokumentálása
   Egy alapos bemutató, amely alátámasztó dokumentumokat állít össze, amelyek bemutatják a projekt fejlődését a koncepciótól a megvalósításig, biztosítja a megfelelő befejezést az ügyfelek és az érdekeltek számára.
4. Vélemények kérése
   A projekt záró értékelése az elejétől a végéig közelebbről megvizsgálja az erősségeket és gyengeségeket. Keressen betekintést és tanuljon a következő alkalommal.
5. A költségvetés túllépése
   A költségvetési veszteség és az érintetlen erőforrások pontos meghatározása lehetővé teszi a siker (vagy kudarc) jobb megértését, és segít a pazarlás kezelésében.

Néhány online találkozóbeszédpont:

• Mik voltak a projekt elvihető részei?
• Milyen lehetőségek vannak a növekedésre? Javulás
• Melyek voltak az erősségek és gyengeségek a folyamat során?

Bízza a FreeConference.com-ra vállalata számára azt a világos és hatékony projektmenedzsment videokonferencia-platformot, amelyre a projektmenedzsment minden aspektusának kohéziójához és központosításához szükség van. A funkciók széles skálájának, az egyszerű integrációknak és a kiváló minőségű video- és hangképességeknek köszönhetően projektjéről alapos kommunikáció és együttműködés várható.