A projekt elindításához folyamatok rendszere és tehetséges személyek szükségesek a munka elvégzéséhez. Alapvetően ez nem egyszerű teljesítmény!
Alapul véve videókonferenciázás a több csapattal és egyénnel való együttműködés megszervezését és hatékony projektmenedzsment végrehajtását igényli a különböző irodákban, osztályokon és parancsnoki láncokban. A kohézió, a kommunikáció és a központosítás kulcsfontosságú tényezők. Akárkivel is van dolga, legyen az érdekelt fél, ügyfél vagy alkalmazott, sok mozgó alkatrészt kell figyelembe venni a koncepciótól a szállításig.
Minden projekt átfogó ismereteket igényel a projekt életciklusáról. Az egyes fázisok működésének ismerete értékes betekintést nyújt a megközelítésbe. De hogyan működik a videokonferencia a folyamat megerősítése érdekében? Vessünk egy pillantást a projektmenedzsment 5 szakaszának keretére.
A projektmenedzser felelőssége, hogy megismerje, megtervezze és megépítse a projekt „emelését” az öt projektmenedzsment lépés alapos megértése alapján. Ez világos és tömör tervrajzot nyújt arra vonatkozóan, hogyan fog az ötlet elvontból konkrétvá válni. Fejlett a Projektmenedzsment Intézet (PMI) szerint a megvalósítandó projekt 5 fázisa a következő:
1. Megindítás, inicializálás
Az életciklus első szakasza, a kezdeményezés kezdő megbeszélést igényel, amely leköti az ügyfelet és a befektetőket. Itt tárgyalják a célokat, célokat, kétségeket, aggályokat és minden kezdeti gondolatot és ötletet. Ha a döntéshozók nem csak egy helyen tartózkodnak, akkor az alábbi megbeszélések megvitatása érdekében bízhat egy online értekezlet létrehozásában egy videocsevegéshez vagy konferenciahíváshoz:
- Kik a befektetők és az érdekeltek?
- Mi az üzleti elképzelés és küldetés?
- Mi a becsült idővonal?
- Milyen kockázatokkal jár?
- Milyen költségvetés és források állnak rendelkezésre?
2. Tervezés
Miután a célokat megállapították és megállapodtak, a végeredmény világosabb elképzelése jobban megérthető. Visszafelé dolgozva, hogy mindenki számára követendő terveket jelenítsen meg és fogalmazzon meg, ez vezeti a csapatot a beavatási fázistól a befejezésig.
Végezzen online értekezleteket:
- Szerelj össze csapatokat
- A legfontosabb részletek továbbítása
- Határozza meg a projekt céljait
A tervezési fázis kritikus fontosságú a következő 5 komponens fúrásához:
- Projektstruktúra tervezése
- Munkafolyamat -dokumentumok létrehozása
- Költségvetések becslése osztályonként
- Erőforrások összegyűjtése, elosztása és kijelölése
- Kockázatértékelés
3. Végrehajtás
A csapatvezetők és a projektmenedzserek elindulnak, hogy teljesítéseket hozzanak létre, legyenek az ügyfelek közbülsői, végezzenek feladatokat, hajtsanak végre folyamatokat és így tovább. A közvetlen kommunikáció a projekt minden részében szükséges és elengedhetetlen az ötlet életre hívásának sikeréhez.
Elengedhetetlen a végrehajtási szakaszhoz:
- Gyakori találkozók
Az ütemezett online találkozókkal a csapatok tetején való tartózkodás segít a projekt rövid és sínen tartásában. Az időszerű és kristálytiszta kommunikáció videokonferencián vagy konferenciahíváson keresztül kevesebb vakfoltot, jobb csapatmunkát és gyors elemmozgást biztosít.
Átláthatóság
Kerülje el az esetleges blokkokat, amikor olyan könnyen megelőzhető akadályokról van szó, mint az ütemezés, a bérbeadás, a résztvevők meghívása értekezletekre, és annak megállapítása, hogy ki felelős a feladatokért, más digitális eszközök, például a Slack, az Outlook és a Google Naptár integrálásával a videokonferencia -platformjába.- Konfliktus kezelés
A problémák feltétlenül felmerülnek. Csökkentse az eseményeket azáltal, hogy meghívja a „frontvonal” csapat tagjait, hogy szólaljanak fel, és hangot adnak aggodalmaiknak, szűk keresztmetszeteiknek vagy bárminek, ami potenciálisan gyengeséget okozhat a láncban.
- előrehaladási jelentések
Rendszeres frissítések a standup értekezlet, az összejövetel vagy a videocsevegés célja, hogy megelőzze a görbét, és azonosítsa a problémákat, mielőtt azok megtörténnének.
4. Felügyelet és ellenőrzés
Ha nem tudod mérni, akkor nem tudod kezelni. Ebben a szakaszban ellenőrizni kell, hogy minden összhangban van -e a korábban megbeszéltekkel. Melyek a legfontosabb teljesítménymutatók? Mit kell végrehajtani a határidők és a pénzügyi paraméterek betartása érdekében?
Tartson online megbeszéléseket a kulcsszereplőkkel a rutinellenőrzési pontok, felülvizsgálatok és teljesítményjelentések érdekében. Távvezérlést végezhet előadások munkafolyamatokat magában foglaló videokonferenciákon keresztül, fontos dokumentumokat és aktákat, és minden, amit meg kell osztani és terjeszteni.
5. Zárás
A projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint a kezdet. Ezt a „nyomon követési” szakasznak is nevezik, és ekkor kezdődik el a befejezett projekt nyilvános közzététele. A fő hangsúly itt a termékek kiadásán és szállításán van.
Kritikus fontosságú, hogy a projektvezető értékelje a projekt élettartamát az elejétől a végéig:
- A projekt teljesítményének vizsgálata
Minden csapat eltalálta céljait és jelzőit? A projektet a költségvetés és a határidők között hajtották végre? A projekt megoldott egy problémát? Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása és még sok más segít felmérni, hogy a projekt sikeres volt -e vagy sem.
- Nézzük a csapat teljesítményét
A csapattagok teljesítményét egyénileg tovább lehet fúrni, hogy felmérjék a csoporton belüli sikereket. A minőségellenőrzések, a teljesítménymutatók és az online értekezletek egyértelműbb betekintést nyújtanak a teljesítménybe.
- A projekt lezárásának értékelése és dokumentálása
Egy alapos bemutató, amely alátámasztó dokumentumokat állít össze, amelyek bemutatják a projekt fejlődését a koncepciótól a megvalósításig, biztosítja a megfelelő befejezést az ügyfelek és az érdekeltek számára.
- Vélemények kérése
A projekt záró értékelése az elejétől a végéig közelebbről megvizsgálja az erősségeket és gyengeségeket. Keressen betekintést és tanuljon a következő alkalommal.
- A költségvetés túllépése
A költségvetési veszteség és az érintetlen erőforrások pontos meghatározása lehetővé teszi a siker (vagy kudarc) jobb megértését, és segít a pazarlás kezelésében.
Néhány online találkozóbeszédpont:
- Mik voltak a projekt elvihető részei?
- Milyen lehetőségek vannak a növekedésre? Javulás
- Melyek voltak az erősségek és gyengeségek a folyamat során?
Hagyja, hogy a FreeConference.com világos és hatékony információkat nyújtson vállalatának projektmenedzsment videokonferencia platform szükséges a kohézió és a központosítás megteremtéséhez a projektmenedzsment minden aspektusában. A szolgáltatások széles kínálatával, az egyszerű integrációkkal, valamint a kiváló minőségű videó- és hangképességekkel elvárhatja, hogy projektje alaposan kommunikáljon és együttműködjön.
