Hogyan lehet produktívabb projektgyűlést tartani

Bár a megbeszélések fontosak az együttműködés megkönnyítéséhez a projekt találkozó során, óriási időveszteséggel járhatnak. Valójában, a legtöbb ember a felkeresett találkozók felét „elvesztegetett időnek” tartja és ez nemcsak frusztrálja őket, hanem megnehezíti számukra, hogy továbbra is a feladatra összpontosítsanak.
Ennek eredményeképpen kritikus fontosságú, hogy megtalálja a módját, hogy produktívabbá tegye a projekt -találkozókat. Ez segít megváltoztatni a csapata nézeteit az értekezleteken, és ezután ezek az értekezletek hasznos hellyé válnak, ahol az emberek segítséget kérhetnek a problémákhoz, javaslatokat tehetnek másoknak, és frissítéseket kaphatnak a projekt általános állapotáról.
Ezt könnyebb kimondani, mint megtenni, ezért a következő találkozó taktikájának alkalmazásával segítsen a legtöbbet kihozni a következő projekt értekezletéből.

Hozzon létre napirendet és terjessze

Az első dolog, amit meg kell tennie egy produktívabb projekt -értekezlet megszervezéséhez, annak meghatározása, hogy pontosan miről lesz szó, ha mindenki ugyanabban a teremben tartózkodik. A napirend összeállítása segít megválaszolni azt a kérdést, hogy „mire való ez a találkozó?” amely segít tisztázni, hogy valóban szükség van -e az ülésre.
Ezenkívül fontos, hogy ezt a napirendet legalább egy teljes nappal előre eljuttassa a találkozó összes résztvevőjéhez. Ez segít nekik elképzelni, hogy miről szól az értekezlet, és abban az esetben, ha valami újat fogtok megbeszélni, akkor az emberek elkezdenek gondolkodni a dolgokon, mielőtt belépnek a találkozóra.
Ezen a ponton, ha van még valami, amit szeretne, hogy az emberek tegyenek meg, mielőtt eljönnek az ülésre, akkor ezt mindenképpen mondja el, így a napirendjét. Például, ha azt szeretné, hogy olvassanak valamit, vagy ha valamilyen adatot akarnak gyűjteni, akkor bölcs dolog megmondani nekik, hogy ezt előre tegyék meg, hogy azonnal be tudjon ugrani a projekt értekezlet kezdetekor.

Állítsa be és tartsa be az időkorlátokat

A találkozó eredménytelenségének egy része a rá szánt idő túllépése. Az értekezletek meghatározott célokat szolgálnak, és ha elkezdesz eltávolodni a feladatoktól, akkor könnyen kifut az időből, és vagy meg kell hosszabbítanod az értekezletet, vagy befejezned kell a célod elérése nélkül.
Ennek megakadályozására jó módszer, ha minden napirendi pontra határidőt határozunk meg, és azt betartjuk. Ha felmerül valami, ami miatt túllépi a kijelölt időt, akkor fontolja meg ennek a pontnak a benyújtását; bármikor ütemezhet egy másik találkozót egy másik embercsoporttal, hogy később áttekintse azt. Az ilyen munkák felbontása a projektcsapat sikeresebbé tételéhez is hozzájárul.
Végül időzítőket is használhat az időkorlátok betartásához és a megbeszélések ütemezéséhez. Ezzel nemcsak termelékenyebb lesz, hanem a csapata számára is megmutatja, hogy tiszteletben tartja az idejét, és mindent megtesz annak elpazarolása érdekében.

Szerezd meg a megfelelő embereket a teremben

A produktív projektmegbeszélés kulcsa része annak biztosítása, hogy a megfelelő emberek és csak a megfelelő emberek legyenek jelen. Nincs is rosszabb, mint egy órát eltölteni egy értekezleten, amelyen nem kellett részt vennie, és ha ez megtörténik, akkor nagyrészt azért, mert az értekezlet szervezője nem fordított elég időt arra, hogy megkérdezze, kinek kell valójában ott lennie.
Ennek megkönnyítése érdekében vegye figyelembe a különböző típusú találkozókat, például:

• Döntő értekezletek: Ennek a találkozónak az a célja, hogy együttműködjenek, és megtalálják a legjobb utat, és ez azt jelenti, hogy csak azoknak kell ott lenniük, akik megértik a projektet teljes egészében. Mindenki más csak extra lesz, és ettől értelmetlennek tűnik a találkozó.
• Munkaértekezletek: Ezekre akkor kerül sor, amikor az embereknek együtt kell működniük egy adott feladaton, és csak azoknak kell részt venniük a megbeszélésen, akik felelősek a feladat elvégzéséért.
• Visszajelző találkozók: Ezek lehetőséget adnak a menedzsereknek arra, hogy hallgassanak csapatuktól arról, hogy mi működik és mi nem. Jó, ha ezek a projekt teljes életciklusa alatt megvannak, hogy az emberek nyugodtan beszélhessenek, ha valami nem jól megy. És a csapat méretétől függően ez az egyetlen olyan találkozó, ahol mindenkinek jelen kell lennie.

Használja a megfelelő eszközöket

Az Ön által használt eszközök szintén nagy szerepet játszanak a megbeszélések eredményességének meghatározásában. Például a képernyőmegosztás, a videokonferencia és a tábla megkönnyíti az együttműködést a szobában tartózkodó emberekkel, és hatékonyabbá teszi az értekezletet. Mindezeket és még sok más eszközt kínál FreeConference.com.
A megfelelő eszközök birtoklásának fontossága még nagyobb a mai munkahelyeken. Sok vállalatnak van több telephelye, vagy engedélyezi az embereknek távolról dolgozni, vagyis az emberek különböző városokban vagy országokban vannak elosztva. A megfelelő technológia használatával úgy tűnhet, mintha mindenki egy szobában lenne, így könnyebben tarthat produktív projektmegbeszélést.

Alakítsa át a következő projekt találkozót

Feltétlenül vegye be csapatát a találkozótervezési folyamatba, és gyűjtsön visszajelzést tőlük, hogy javítsa a találkozó folyamatát. Az itt tárgyalt taktikák alkalmazása segít abban, hogy megbeszéléseit a bosszantó időpazarlásokból együttműködési és innovációs lehetőségekké tegye.

A szerzőről: Kevin Conner vállalkozó, aki több vállalkozás tulajdonosa, köztük Szélessávú keresés, egy szolgáltatás, amely segít az embereknek és a vállalkozásoknak megtalálni a legjobb ár -érték arányú szélessávú internetet. Vállalkozásának működtetése és fejlesztése kiterjedt projekttervezést és menedzsmentet igényel, és Kevin szereti megosztani tapasztalatait másokkal, hogy segítsen nekik a sikerben.

[Ninja_form id = 7]