Hogyan kell lebonyolítani egy konferenciahívást, amely megfelel a napirendjének

Konferenciabeszélgetések lebonyolítása, amelyek nyomon követhetők

Rendszeres értekezletek vagy konferenciahívások tartása fontos a kapcsolatok kiépítéséhez és a közös célok eléréséhez. Ennek ellenére senki sem szereti, ha olyan találkozókba vonzódnak, amelyek elhúzódnak és elhúzódnak, de keveset érnek el. Az ilyen értekezletek megtartása nemcsak időt veszíthet és gátolhatja a termelékenységet, de az ilyen típusú hívások túl sok miatt a meghívottak nem vehetik komolyan az ütemezett megbeszéléseket. A mai blogban néhány tippet mutatunk be arra vonatkozóan, hogyan lehet lefolytatni egy produktívabb és kevésbé időigényes konferenciahívást.

Akár lerövidítené az értekezleteket, akár egyszerűen szeretné biztosítani, hogy minden napirendi pontja megérkezzen a konferencia során, egy kis előkészítés, valamint az ingyenes konferenciahívási szoftver segíthet abban, hogy a megbeszéléseket a témában és időben tartsa.

Miért tartsa le a telefon- és videokonferenciahívásokat?

Ahelyett, hogy megbeszélést tartana, miért nem küldhet tömeges e-mailt vagy csoportos csevegőüzenetet?

Természetesen az e-mailek, azonnali üzenetek és szöveges üzenetek egyszerűek – nem igényelnek ütemezést, és az emberek akkor válaszolhatnak rájuk, amikor nekik kényelmes. Néhány helyzet azonban több élő interakciót igényel
(nem szójáték). Telefon és videokonferencia-hívások nemcsak személyes kapcsolatok kialakítását segíti elő a távoli résztvevők között, hanem hatékonyabb is lehet a valós idejű megbeszélések megkönnyítésében. A személyes találkozás mellett a következő legjobb dolog egy jól irányított telefonos vagy videomegbeszélés lehetővé teszi, hogy sokkal többet mondjunk el sokkal rövidebb idő alatt.

Végül is ki akarja végigolvasni egy oldalnyi e-mail-szálat?

Konferenciahívás indítása

A sikeres konferenciahívás vezetésének kulcsa az előkészületekben kezdődik – a konferenciahívás megfelelő indításának ismerete sokkal könnyebbé teszi annak irányítását és kezelését. Míg a konferenciahívás vagy videokonferencia létrehozása rendkívül egyszerű, mindig jó, ha időben megismerkedsz az alapokkal, mint például a konferencia egyértelmű céljának meghatározása, a konferenciahívás számának beszerzése és a konferencia hívás.

Reális konferencia napirend meghatározása

A sikeres konferenciahívásra való felkészülés egyik legfontosabb lépése a napirend felvázolása. Noha a világos napirendnek nem kell feltétlenül diktálnia a beszélgetés minden percét a hívás során, elég részletesnek kell lennie ahhoz, hogy iránymutatásul szolgáljon ahhoz, hogy mit szeretne megbeszélni. Ha például egy órás konferenciahívást tervez, érdemes lehet 15 percet szánni négy különböző téma megvitatására. Természetesen az egyes napirendi pontokra szánt idő a megvitatásra kerülő pontok számától és a résztvevők várható számától függően változik. A rendelkezésre álló ingyenes konferencia-szoftver használatával nagyszerűen nyomon követheti az időt, mivel sok ilyen szolgáltatás online felülettel rendelkezik órákkal vagy időzítőkkel, amelyek a hívás kezdetekor kezdenek futni.

Konferenciahívószám beszerzése

A különféle ingyenes konferenciamegoldásoknak köszönhetően még soha nem volt ilyen egyszerű külön konferenciavonal beszerzése. Az ingyenes fiók létrehozása után a legtöbb szolgáltatás hozzárendel egy konferencia behívószámot és egy egyedi hozzáférési kódot, amellyel bármikor felhívhatja a konferencia vonalát. Sokan kínálnak is prémium díjmentesen és nemzetközi betárcsázó számokat is.

Konferenciahívás tárcsázása

Itt jön a bonyolult rész...csak viccelek! Konferenciahíváshoz a résztvevők egyszerűen felhívják a megadott betárcsázószámot, és amikor a rendszer kéri, beírja a konferenciavonalhoz rendelt hozzáférési kódot. Mivel minden konferenciavonal hozzáférési kódja egyedi, a résztvevők által beírt hozzáférési kód határozza meg, hogy ki száll be (vagy ki nem fér be) a hívásba!

Készüljön fel egy találkozó ellenőrzőlistájával

A konferenciahívás zökkenőmentes lebonyolítása olyan egyszerű, mint a négyzetek kipipálása. Az FreeConference Meeting Checklist az Ön útmutatója sikeres telefonkonferenciák és internetes találkozók tervezéséhez és lebonyolításához.

Tippek a hatékony értekezletkezeléshez

Akár személyesen, akár telefonon, akár videokonferencián keresztül tart egy találkozót, sok minden ugyanaz megfeleljen a menedzsment követelményeinek továbbra is érvényes – például egy meghatározott napirend felállítása, az összes megfelelő személy meghívása, és az érintőleges beszélgetések minimálisra csökkentése. A telefonos és webkonferenciák egyik előnye azonban a személyes megbeszélésekkel szemben a konferencia moderátora számára biztosított ellenőrzési szint. A konferenciahívás hatékony lebonyolításának ismerete azt jelenti, hogy ismerni kell ezeket a vezérlőket.

Konferenciahívás hatékony lebonyolítása a moderátorvezérlők használatával

A konferencia moderátor vezérlői felhatalmazzák az értekezlet vezetőjét annak meghatározására, hogy ki hallható – és kit nem – a konferenciahívás során. A változtatható konferenciabeállítások mellett a legtöbb ingyenes konferenciahívás-szoftver szolgáltatás lehetővé teszi a moderátorok számára, hogy telefonbillentyűzet-parancsokkal és online irányítópult-vezérlőkkel irányítsák konferenciáikat. Az online irányítópult szolgáltatásai, mint pl aktív hangszóró, lehetővé teszi a moderátorok számára, hogy szemmel tartsák, ki beszél és ki vesz részt a hívás során. Azáltal, hogy a moderátorok elhallgattatják a (potenciálisan) zavaró résztvevőket, könnyebbé válik az értekezletek pályán tartása, és megfékezhető az érintőleges beszélgetések.

Ne feledje: Maradjon nyugodt és konferenciahívás!

Noha egy konferencia szervezése megfélemlítőnek tűnhet, a sikeres hívás lebonyolítása nagyon egyszerű a megfelelő eszközök és egy kis know-how birtokában. Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van, bármikor felkeresheti a FreeConference támogatási oldal hogy vegye fel a kapcsolatot egy konferenciaszakértővel!

Regisztráljon, és tartsa be a találkozó napirendjét!

Az ingyenes konferenciahívás technológia úttörője, a FreeConference.com és szakértői csapata itt van, hogy segítsen elsajátítani a sikeres konferenciahívás művészetét. Néhány egérkattintással saját konferenciahívásait és online megbeszéléseit rendezheti. Iratkozzon fel még ma!