Ahogy egyre több szervezet költözik online, a webes konferenciák és prezentációk egyre népszerűbbek. Bár a konferenciaszoftverek minden nap egyre kifinomultabbak, a virtuális értekezletek vagy prezentációk mindig különböznek a személyes kommunikációtól. Ez nem azt jelenti virtuális találkozók gyengébbek a hagyományos modelleknél. A webkonferenciáknak számos előnye van a személyes beszélgetésekkel szemben, de saját egyedi követelményeket támasztanak. Annak érdekében, hogy lebilincselő, emlékezetes virtuális prezentációt vagy találkozót tudjunk összeállítani, összeállítottunk egy 6 aranyszabályból álló listát, amelyek segítségével a webkonferenciák vonzóak lehetnek. Ne feledje: a sikeres webkonferencia valódi munkát igényel!
1. Készüljön fel a sikeres webkonferenciára:
A felkészülés felbecsülhetetlen értékű a sikerhez az élet szinte minden területén, de amikor egy szimpatikusat kell létrehozni virtuális bemutató, ez még fontosabb. A találkozó előtti héten mindenképpen küldjön napirendet minden résztvevőnek, ami különösen fontos, ha számos előadót fogad. A képeket, például diákat vagy videókat is el kell küldeni a találkozó előtt. Ez lehetőséget ad a csapatnak, hogy megismerkedjen a tartalommal. Ezenkívül feltétlenül küldje el a bejelentkezési adatokat (hozzáférési kódok, URL-ek és hívószámok) legalább egy nappal korábban, hogy a résztvevők szükség esetén frissíthessék szoftverüket. Mindig biztosítson minden résztvevőnek módot arra, hogy offline módon elérje Önt, ha technikai problémákat tapasztal.
2. Ne áldozz fel Chit Chatet és Ice Breakers -t:
Amikor virtuális találkozót szervez, csábító, hogy közvetlenül a napirendre lépjen abban a pillanatban, amikor az utolsó személy bejelentkezik. Küzdjen meg ezt a kísértést! A személyes találkozókat ritkán szervezik így. Gyakran előfordul, hogy egy kis apró beszélgetés és fény keveredik, mielőtt rézfúváshoz kezdünk. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy pozitív kapcsolatot építsen ki a csapatával, ami megkönnyíti az együttműködést a jövőben. Integráljon egy társadalmi elemet a virtuális eseményébe egy jégtörővel. Egyszerűen kérdezze meg minden csapattagot, hogy mit csinált a hétvégén, vagy hasonló kérdést, mielőtt nekilát a feladatnak.
3. Tartsa csendben, és minimalizálja a háttérzajt:
Az autóriasztók, a zajos radiátorok és a félrevezető mobiltelefonok megzavarhatják a prezentáció menetét, de ez különösen igaz, ha Ön webkonferencia szervezése. A FreeConference számos hasznos moderátorvezérlőt kínál, például a Prezentációs módot, amely a hangszóró kivételével a hívás összes résztvevőjét elnémítja, korlátozva a háttérzajt az egyes résztvevők tartózkodási helyén. A hívások hangminőségének megőrzésével kapcsolatos további tippekért tekintse meg a Konferenciavonalak tiszta és megszakításmentes megőrzése című részt.
4. Tartsa gyorsan, és tartsa be a konferenciahívás értekezletének jegyzőkönyvét:
Amikor magáról a prezentációról van szó, fontos tisztában lenni a virtuális találkozó és a személyes beszélgetés korlátaival. Ne feledje, hogy közönsége minden tagja hosszú ideig ül a számítógépe előtt. A sikeres webkonferencia lebonyolításához a legjobb, ha belevágunk. Tájékoztassa a közönséget, de ne terhelje túl őket. Hozzon létre egy erős témát a prezentációhoz. Fontolja meg, mit keres közönsége az adott prezentációból, majd próbálja meg a lehető legrövidebb módon előadni. Ha elengedhetetlen, hogy sok talajt fedjen le, akkor biztosítson lehetőséget a résztvevőknek, hogy kinyújtsák a lábukat, vagy megijanak egy kávét. Próbáljon meg mindent megtenni, hogy ne térjen el az ülés napirendjétől; azt szeretné, ha közönsége reális elképzeléssel rendelkezne a bemutató hosszáról.
5. Tartsa a közönség figyelmét érdekes maradva:
Soha ne felejtsük el, hogy a virtuális értekezlet résztvevői általában felügyelet nélkül ülnek a számítógépüknél. Ez azt jelenti, hogy egy internetes macskamémákkal versenyez. Fokozza a közönség érdeklődését gyakori kérdésekkel. A FreeConference Hand-Raise funkciója megkönnyíti annak meghatározását, hogy kinek van válasza, és megakadályozza, hogy az egész csoport egyszerre beszéljen. A Kérdések és válaszok mód lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy elnémítsák és elnémítsák a némítást. Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha a csoporttagok forrás ötleteit szeretné összeszedni. Ne felejtse el megnyitni a szót a kérdésekre minden előadás után, és ne feledje, hogy kissé lassabban kell haladnia, mint egy tipikus személyes találkozón. A legtöbb kommunikációs rendszer két-három másodperces késleltetéssel rendelkezik; ezért ne felejtsen el a szokásosnál hosszabb szünetet tartani, amikor választ vár.
6. Keep it Pretty -- használjon prezentációs vizualizációt:
A kérdések feltevése mellett más dolgokat is megtehet, hogy a közönséget elkötelezze. Erős vizuális elem hozzáadása a prezentációhoz kulcsfontosságú a webkonferencia érdekes. A látvány javíthatja a prezentáció hazavitelének pontjait, és bizonyos esetekben akár humorral vagy szórakozással is kiegészítheti az egyébként száraz prezentációt. Ha diákat használ, ügyeljen arra, hogy azok egyszerűek és rendezetlenek legyenek. Minden diát egy ötletre kell korlátozni, és csak a legfontosabb információkat kell tartalmaznia. Ez mozgatni fogja a diákat, lendületet ad a prezentációnak, és segíti a sikeres webkonferenciát.
Nincs fiókja? Iratkozz fel most!
[Ninja_form id = 7]
