5 módja annak, hogy még mindig időt vesztegessen a találkozókon (és hogyan változtasson ezen!)

Ismerje meg Johnt:

Ma van a nap!

„Beep beep beep” – töri meg az okostelefon ébresztője a hosszú szunnyadást, ébresztve Johnt egy újabb munkanapra. Ahogy gondolatai kezdenek összefutni, megüti: ez nem csak „egy újabb munkanap”, hanem fiatal karrierjének legnagyobb találkozása.

John mindig is keményen dolgozó volt; gyakran ő az első az irodában és az utolsó, aki távozik, mindig időben elvégzi a munkáját, és néha még segít is a munkatársaknak a határidők betartásában.

Mégis munkabírása ellenére Johnt mindig... figyelmen kívül hagyták. Osztályában ő volt az utolsó, akit előléptettek, és mindig is küzdött azért, hogy bármiféle figyelmet kapjon feletteseitől.

De mindez ma véget ér. Ez az esély, amire John várt.

– Oké, John, vegyél egy mély levegőt – motyogja magában John, miközben csendesen eszi a gabonapelyhet. Egy csepp tej folyik végig az állán, de túlságosan el van foglalva ahhoz, hogy észrevegye – csak a nagy találkozásra tud gondolni.

„Sok a tét, és ennek a találkozónak tökéletesen kell mennie. Egy jelentős találkozó alkalmával át kellene tekintenem a sikerhez vezető lépéseket.”

# 1 Résztvevőim előzetes felkészítése

Az emberek szervezik a találkozót: Ezért kell gondoskodnom arról, hogy mindenkit meghívjak, akire szükség van, és ellenőriznem kell a résztvevők listáját. Így az ülésen döntéseket lehet hozni.

Küldtem egy e-mailt is az összes prezentációs anyaggal és erőforrással, amelyre a találkozómhoz szüksége lesz. Mivel sok mindenről lesz szó, gondoskodtam arról, hogy minden előkészítő munka elkészüljön.

#2 Jó napirenddel

Az előre összeállított napirend megléte és szétosztása a legfontosabb tényező a sikeres megbeszélésben, mivel lehetővé teszi a célok meghatározását, a többiek figyelmeztetését, és a konferencia irányítását.

A napirendem egy személyes ellenőrző listát is tartalmaz, amely segít mérsékelni a konferencia tempóját.

A résztvevők figyelme korlátozott, ezért az időgazdálkodás kulcsfontosságú!

#3 Inkluzív találkozókörnyezet létrehozása

Amikor a találkozó elkezdődik, minden tagomnak szólni fogok, hogy kapcsoljanak ki minden felesleges technológiát. Mivel sok fontos döntést kell meghoznom, az utolsó dolog, amire szükségem van, az a figyelemelterelés, és ezek számára az okostelefonok lehetnek a legnagyobb portál.

Arról is gondoskodnom kell, hogy mindenkinek legyen lehetősége beszélni, és jól érzi magát, ha őszinte lehet a helyzetünkkel kapcsolatban.

Mindig maradj a témánál.

#4 „A parkoló” használata

Ha már a témánál maradunk, a Parkoló megmentő lehet egy félresikerült találkozónál, hiszen biztosítja az „érdemes” témák újralátogatását, miközben jogosítványt ad arra, hogy a beszélgetést visszatereljem a napirend felé.

Ha egy értekezlet résztvevője olyan kérdést vet fel, amely nem releváns a napirenden, akkor felírom az ötletét a napirend Parkoló részébe, és közlöm vele, hogy később újra átnézhetjük.

#5 Nyomon követés

Bármilyen szerencsével a találkozó zökkenőmentesen fog lezajlani, és minden kitűzött célt teljesíteni fog – de mindig van esély arra, hogy valami nem a tervek szerint alakul.

Határozottan be kell fejeznem az összes cselekvési tervet, amelyről a találkozó során megállapodtak, beleértve azt is, hogy kiket jelöltek ki az egyes feladatokra és mi a határidő.

Minden információt és döntést meg fogok osztani minden nem jelenlévővel is, hogy ne maradjanak ki a körből.

John halkan kuncog, megveregeti magát...

"Jó beszélgetés. Minden tőlem telhetőt megtettem pályafutásom legnagyobb eseményéért. Remélhetőleg a kemény munka meghozza gyümölcsét.”

Miután egy közeli szalvétával megtörölte a szája sarkait, feláll a dohányzóasztaltól, és kimegy a konyhából.

John felveszi szerencseruháját és nyakkendőjét, vesz egy mély levegőt, és kimegy az ajtón.

Süt a nap.

Nincs fiókja? Iratkozz fel most!

[Ninja_form id = 7]