A hatékony hivatalos találkozó lebonyolításának kulcsa a jól átgondolt napirend. Ha előre felkészül, és előre összeállít egy napirendet a találkozó részletes információival, akkor nemcsak időt takarít meg minden érintett számára, hanem nagyobb valószínűséggel lesz sikeres.
Íme 5 pont, amelyet mindig tartalmaznia kell egy hatékony értekezleti napirend létrehozásakor:
5. Határozza meg a találkozó célját. (Vagy célok)
Ez lehet a napirend legfontosabb része. Meghatározza az értekezlet célját, valamint azt az eredményt vagy döntést, amelyet a végén remél. Lehetővé teszi minden érintett számára, hogy egyértelműen megértse, mit szeretne elérni, és miért értékelik részvételét.
Ha a napirend tartalmazza a célból való indulást, akkor jobban összpontosít a végeredményre. miközben létrehozza a találkozó többi napirendjét, javítja az értekezlet hatékonyságát, mielőtt még elkezdődne.
Tekintse meg a találkozók listáját!
4. Vázolja fel az értekezlet napirendi pontjainak listáját
Miután megállapította a találkozó célját, készüljön fel az értekezletre a megvitatandó fontos témák listájával.
Minden megbeszélésnek hozzá kell járulnia a találkozó céljának eléréséhez. A lista rövid lehet, de elég részletesnek kell lennie ahhoz, hogy a csapat tagjai felkészülhessenek a csapat ülésére, hogy hatékonyan hozzájárulhassanak.
Gyakori módszer, hogy minden témát kérdésként kell elhelyezni. Ez elindítja a résztvevők gondolkodási folyamatát, és bepillantást nyújt a találkozó céljához való relativitásába.
Minden témának rendelkeznie kell tulajdonossal és meghatározott idővel a téma feldolgozásához. A téma tulajdonjoga elszámoltathatóságot biztosít. Az időkeret tartja a megbeszélést a menetrend szerint. Töltse le ingyenes ülésprogramunkat itt: FreeConference találkozó napirendjének letöltése
3. Határozza meg a kötelező résztvevők listáját
A kihívás nem akkor jelentkezik, amikor eldönti, kit hívjon meg, hanem kit ne hívjon meg. Csak azok az emberek szerepeljenek ezen a listán, akiknek valóban részt kell venniük a találkozón.
Ha megállapította az értekezlet céljait és kijelölte az értekezlet témáit, akkor jó alapokkal kell rendelkeznie a résztvevők listájának véglegesítéséhez. Ezt szem előtt tartva tegyen fel három kérdést magának, amikor minden találkozó résztvevőjét figyelembe veszi. Ha bármelyik kérdésre igen a válasz, adja hozzá őt a napirendi pontok listájához:
- Kell -e jelen lennie, hogy elérje a találkozó célját?
- Van -e értékes ismerete vagy szakértelme, amely befolyásolhatja az eredményt?
- Közvetlenül befolyásolja -e őt a cél végeredménye?
Ha bizonytalan, fontolja meg a részvétel opcionális választását. Mindig küldhet értekezlet utáni összefoglalót, felvételt vagy átiratot. Az értekezlet jegyzőkönyve, nem mindig szükséges.
Az üzleti találkozók egyik legnagyobb panasza, hogy időpocsékolás. Az értekezletek kezelése könnyebbé válik, ha a szinkronizálás körülbelül 30 percig tart. Tisztelje kollégái idejét anélkül, hogy időt vesztegetne vagy elveszítené az eredményeket.
2. Az ülés napirendjének végén hagyjon egy részt a cselekvési kérdésekre és a témán kívüli vitákra
A nyomon követés ugyanolyan fontos, mint maga a találkozó. Az alján a ülés napirend sablonja, előnyös egy olyan rész beépítése, ahol a résztvevők jegyzeteket készíthetnek, dokumentálhatják a műveleteket, a döntéseket és az átvételeket. Ez a rész rendszerezi az értekezleten levont következtetéseket, és lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy vizualizálják azt a folyamatot, amelynek ezt követően meg kell történnie.
A találkozó során váratlan témák merülhetnek fel, amelyek elterelik a fókuszt a végcéltől. Ahhoz, hogy a pályán és időben maradjon, „parkolja le” a témán kívüli vitát a „Parkolóban”, rendszerint a napirend végén, hogy az előző találkozón kívül újra meglátogassa. Egy másik gyakori kifejezés erre: „Vegyük ezt offline állapotba”.
1. Végül, de nem utolsósorban, ellenőrizze a találkozó részleteit, például az időt, a helyet és a konferencia logisztikáját
Ez különösen akkor fontos, ha a résztvevők távolról vesznek részt az értekezleten. Győződjön meg arról, hogy a konferencia minden részlete egyértelműen körvonalazódik és helyes, beleértve a betárcsázási számokat, a hozzáférési kódot és az online tárgyalóteremre mutató linkeket.
Vagy hozzon létre egy találkozót a FreeConference.com webhelyen, és a konferencia részleteit minden meghívó és emlékeztető tartalmazza, valamint az értekezlet napirendjét.
Próbálja meg legalább 48 órával korábban elküldeni a napirendet.
Az előzetes értesítés időt biztosít a résztvevőknek, hogy felkészüljenek a testületi ülésre, és biztosítsák, hogy ütközésükben ne legyenek konfliktusok.
Próbálja meg legalább 48 órával korábban elküldeni a napirendet.
Az előzetes értesítés időt biztosít a résztvevőknek, hogy felkészüljenek az értekezletre, és biztosítsák, hogy ütemtervükben ne legyenek konfliktusok.
