Iako su sastanci važni za omogućavanje suradnje tijekom projektnog sastanka, mogu biti veliki gubici vremena. Zapravo, većina ljudi smatra da je polovica sastanaka kojima prisustvuju "uzalud potrošeno vrijeme" i to ih ne samo frustrira, već im otežava i zadržavanje usredotočenosti na zadatak.
Zbog toga je ključno pronaći načine da učinite svoje projektne sastanke produktivnijim. Time ćete promijeniti način na koji vaš tim gleda na sastanke, što će onda te sastanke pretvoriti u koristan prostor za ljude koji traže pomoć u rješavanju problema, nude prijedloge drugima i dobivaju ažuriranja o cjelokupnom statusu projekta.
To je lakše reći nego učiniti, pa da biste lakše iskoristili svoj sljedeći projektni sastanak, upotrijebite sljedeću taktiku sastanka.
Prva stvar koju trebate učiniti da biste imali produktivniji sastanak na projektu je odrediti o čemu će se točno razgovarati kad svi budu u istoj prostoriji. Sastavljanje dnevnog reda pomoći će vam da odgovorite na pitanje "čemu služi ovaj sastanak?" što pomaže razjasniti je li sastanak doista potreban.
Nadalje, važno je da ovaj dnevni red pošaljete svim sudionicima sastanka barem jedan cijeli dan unaprijed. To će im pomoći da steknu ideju o čemu se radi na sastanku, a u slučaju da ćete razgovarati o nečem novom, pomoći će ljudima da počnu razmišljati o stvarima prije nego što odu na sastanak.
S tim u vezi, ako želite još nešto učiniti prije nego što dođete na sastanak, svakako to recite svojim planom. Na primjer, ako želite da nešto pročitaju ili želite da prikupe neke podatke, pametno je reći im da to učine unaprijed kako biste mogli odmah uskočiti kada projektni sastanak počne.
Dio onoga što sastanak čini neproduktivnim premašuje vrijeme koje mu je za to određeno. Sastanci postoje za određene svrhe, a ako počnete odstupati od trenutnog zadatka, lako ćete ostati bez vremena i trebate ili produžiti sastanak ili ga završiti bez postizanja cilja.
Dobar način da se to spriječi jest postaviti vremensko ograničenje za svaku točku dnevnog reda i pridržavati ga se. Ako se pojavi nešto što će vas natjerati da pređete predviđeno vrijeme, razmislite o stavljanju te točke na znanje; uvijek možete zakazati drugi sastanak s drugom grupom ljudi da biste kasnije to prešli. Razbijanje ovakvog posla također će pomoći vašem projektnom timu da bude uspješniji.
Konačno, pomoću mjerača vremena možete se pridržavati vremenskih ograničenja i održavati sastanak prema rasporedu. Na taj način ne samo da ćete biti produktivniji, već ćete također pokazati svom timu da poštujete njihovo vrijeme i učinit će sve što je moguće da ga ne potrošite.
Dio ključa za produktivan projektni sastanak je osiguravanje prisutnosti pravih ljudi i samo pravih ljudi. Nema ničeg goreg od provesti sat vremena na sastanku kojem niste morali prisustvovati, a ako se to dogodi, to je u velikoj mjeri zato što organizator sastanka nije utrošio dovoljno vremena pitajući tko zaista treba biti tamo.
Kako biste to učinili, razmislite o različitim vrstama sastanaka koje možete imati, kao što su:
Alati koje koristite također će odigrati veliku ulogu u određivanju produktivnosti vaših sastanaka. Na primjer, dijeljenje zaslona, videokonferencije i ploče na bijeloj ploči olakšavaju vam suradnju s ljudima u prostoriji, čineći vaš sastanak učinkovitijim. Sve te alate i još mnogo toga nudi FreeConference.com.
Važnost posjedovanja pravih alata još je veća na današnjim radnim mjestima. Toliko tvrtki ima više lokacija ili dopušta ljudima rad na daljinu, što znači da su ljudi rašireni po različitim gradovima ili zemljama. Korištenjem prave tehnologije može se učiniti da se svi nalaze u istoj prostoriji, što vam olakšava održavanje produktivnog projektnog sastanka.
Uključite svoj tim u proces planiranja sastanka i prikupite povratne informacije od njih kako biste poboljšali proces sastanka. Primjena taktike o kojoj se ovdje govori pomoći će vam da svoje sastanke iz dosadnog trošenja vremena pretvorite u prilike za suradnju i inovacije.
O Autor: Kevin Conner je poduzetnik koji posjeduje nekoliko tvrtki, uključujući Širokopojasno pretraživanje, usluga posvećena pomaganju ljudima i tvrtkama u pronalaženju širokopojasnog interneta najbolje vrijednosti. Vođenje i rast njegovog poslovanja uključuje opsežno planiranje i upravljanje projektima, a Kevin voli svoja iskustva dijeliti s drugima kako bi im pomogao u uspjehu.
[Ninja_form id = 7]
Izradite svoj račun FreeConference.com i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Dijeljenje zaslona, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice e -poštom, podsjetnici, I više.
