Ključ za održavanje učinkovitog formalnog sastanka je dobro osmišljen dnevni red. Kad se unaprijed pripremite tako da unaprijed napišete dnevni red s detaljnim informacijama o sastanku, ne samo da ćete uštedjeti vrijeme za sve uključene, već je vjerojatnije da će ishod biti uspješan.
Evo 5 stavki koje uvijek trebate uključiti pri stvaranju učinkovitog dnevnog reda sastanka:
Ovo bi mogao biti najvažniji dio dnevnog reda. Određuje svrhu sastanka i ishod ili odluku koju se nadate da ćete donijeti na kraju. Omogućuje svima uključenima jasno razumijevanje onoga što pokušavate postići i zašto se cijeni njihovo sudjelovanje.
Kad dnevni red uključuje početak s ciljem, više ste fokusirani na krajnji rezultat. stvarajući ostatak dnevnog reda sastanka, poboljšavajući učinkovitost sastanka prije nego što uopće započne.
Nakon što se utvrdi cilj sastanka, pripremite se za sastanak s popisom važnih tema za raspravu.
Svaka tema rasprave trebala bi pomoći u postizanju cilja sastanka. Popis može biti kratak, ali bi trebao biti dovoljno detaljan kako bi se članovi tima mogli pripremiti za sastanak tima kako bi dali učinkovit doprinos.
Uobičajena metoda je postaviti svaku temu kao pitanje. Ovo pokreće proces razmišljanja vaših sudionika i omogućuje provjeru njegove relativnosti prema cilju sastanka.
Svaka tema treba imati vlasnika i određeno vrijeme za obradu teme. Vlasništvo nad temom osigurava odgovornost. Vremenski okvir održava sastanak prema rasporedu. Ovdje preuzmite naš besplatni dnevni red sastanka: Preuzimanje agende sastanka FreeConference
Izazov se ne pojavljuje pri odlučivanju koga pozvati, već koga ne pozvati. Na popisu bi se trebali nalaziti samo ljudi koji zaista trebaju biti na sastanku.
Ako ste utvrdili ciljeve sastanka i dodijelili teme sastanka, trebali biste imati dobre temelje za rad na dovršavanju popisa sudionika. Imajući to na umu, postavite si tri pitanja kada razmatrate svakog sudionika sastanka. Ako na bilo koje pitanje odgovorite potvrdno, dodajte ga na popis točaka dnevnog reda:
Ako niste sigurni, razmislite o tome da njegovu ili njezinu posjetu učinite neobaveznom. Umjesto toga uvijek možete poslati sažetak, snimku ili transkripciju nakon sastanka. Zapisnik sa zapisničara nije uvijek potreban.
Jedna od najvećih zamjerki poslovnim sastancima je to što su gubljenje vremena. Upravljanje sastancima postaje lakše ako sinkronizacije ostanu oko 30 minuta. Poštujte vrijeme svojih kolega bez gubljenja vremena i gubitka rezultata.
Praćenje je jednako važno kao i sam sastanak. Na dnu predložak dnevnog reda sastanka, korisno je uključiti odjeljak u kojem sudionici mogu voditi bilješke, dokumentirati radnje, odluke i stavke za van. Posjedovanje ovog odjeljka organizira zaključke donesene na sastanku i omogućuje sudionicima da vizualiziraju proces koji se mora dogoditi nakon toga.
Tijekom sastanka mogu se pojaviti neočekivane teme koje usmjeravaju pozornost dalje od krajnjeg cilja. Da biste ostali na pravom mjestu i na vrijeme, "parkirajte" diskusiju izvan teme na "Parkiralište", obično na kraju dnevnog reda, kako biste se vratili izvan prethodnog sastanka. Još jedan uobičajen izraz za ovo je "Let's take this offline".
To je osobito važno ako će sudionici na vašem sastanku sudjelovati daljinski. Provjerite jesu li svi detalji konferencije jasno ocrtani i točni, uključujući pozivne brojeve, pristupni kôd i sve veze do vaše sobe za sastanke na mreži.
Ili stvorite sastanak s FreeConference.com i detalji konferencije popunjavaju se u svim pozivnicama i podsjetnicima, zajedno s dnevnim redom sastanka.
Prethodna obavijest daje sudionicima vrijeme za pripremu za sastanak odbora i osigurava da nemaju nikakvih sukoba u svom rasporedu.
Prethodna obavijest daje sudionicima vrijeme za pripremu sastanka i osiguranje da nemaju nikakvih sukoba u svom rasporedu.
Izradite svoj račun FreeConference.com i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Dijeljenje zaslona, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice e -poštom, podsjetnici, I više.
