Postoje 3 stvari u životu koje su neizbježne: smrt, porezi i sastanci ...
U redu ... možda je tu malo pretjerivanje, ali ako ste ikada radili, velike su šanse da ste bili na sastanku. Dok se postotak produktivnih sastanaka može kretati između 33 i 70%, svi se možemo složiti da bismo radije bili na produktivni sastanci nego one neproduktivne. Veliki faktor produktivnih sastanaka je Upoznavanje uloga, koji usredotočuju dužnosti članova na sastancima kako bi osigurali učinkovitu sesiju -- nešto poput pozicija u sportskom timu ili različitih kuhara u kuhinji. Ovdje su 4 glavne uloge na sastanku koje treba dodijeliti svakom sastanku.
"Ne samo da ću biti dio sastanka, nego ću biti i tamo na sastanku!"
Najvažnije mjesto na sastanku ima 3 različite obveze: Prije konferencije planirali bi i koordinirali dnevni red, mjesto, opremu i posjetitelje, rješavajući sve nezgode, rezervacije i neočekivane hitne slučajeve.
Tijekom konferencije trebali bi usmjeriti rasprave tako da slijede unaprijed distribuirani i dogovoreni dnevni red. Odgovornost je voditelja uspostaviti uloge za sastanke i osigurati jednake mogućnosti govora za sve sudionike, stvoriti okruženje u kojem će se svi sudionici osjećati ugodno doprinoseći svim radionicama, kao i svim brainstormingima i raspravama. Voditelj je također zadužen za svu opremu poput PowerPointa, Zaslon dijeljenjaili drugi vizualni sadržaji.
Nakon sastanka, vođa bi trebao učinkovito obavijestiti o zaključcima i sljedećim koracima te dodijeliti odgovornosti svim članovima tima kako bi se izbjegla zabuna i neučinkovitost.
Ova uloga sastanka bilježi ključne točke koji su napravljeni tijekom sastanka. Oni bi bili posebno učinkoviti da jesu osmisliti dnevni red zajedno s vođom, tako da nisu samo upoznati s dnevnim redom, već ga mogu i dodati po potrebi. Zapisničar također distribuira dnevni red prije konferencije, a potom dijeli bilješke i zaključke.
Ova uloga sastanka pomaže vođi u vremenu provedenom na svakoj točki dnevnog reda. Mjerilac vremena mora imati jasno razumijevanje plana rada voditi razgovor za sastanak slijediti dodijeljene vremenske intervale na suptilan način. Također bi podsjetili sve sudionike sastanka kada preostane 5-10 minuta na trenutnoj točki dnevnog reda kako bi polaznici imali bolji uvid u upravljanje vremenom.
Nitko ne želi biti civil dok igra mafiju, ali uloga sudionika igra veliku ulogu u uspjehu sastanka. Glavna dužnost sudionika je pridonijeti raspravama, bilo da se radi o točkama dnevnog reda, brainstormingu ili planiranju. Sudionici su produžeci vođe na mnogo načina; trebali bi doprinijeti što je više moguće točkama dnevnog reda, stvoriti ugodno okruženje za druge da podijele svoje ideje i pratiti zacrtano vrijeme kako bi sastanak mogao brzo završiti. Ako je voditelj nakratko definirao uloge sudionika nakon sastanka, zatražite pojašnjenje kako biste izbjegli zabunu.
Kako bih povećao učinkovitost redovitih sastanaka, preporučujem rotiranje uloga među različitim članovima tima. Nakon što svaki polaznik stekne opći osjećaj i iskustvo sa svakom ulogom, inspirirat će nove ideje za sastanke, perspektive i sudjelovanje!
Izradite svoj račun FreeConference.com i ostvarite pristup svemu što vam je potrebno za poslovanje ili organizaciju, poput videozapisa i Dijeljenje zaslona, Zakazivanje poziva, Automatske pozivnice e -poštom, podsjetnici, I više.
