हमने एक जनसंख्या के रूप में हाल ही में कई अध्ययन किए हैं, यह पता लगाने के प्रयास में कि बैठकें क्यों काम करती हैं - या नहीं।
अक्सर, हम उन्हें एक अक्षम परंपरा का लेबल देते रहे हैं; आमतौर पर इसे समय की बर्बादी के रूप में देखा जाता है (जब तक कि लोग वास्तव में तैयार होकर नहीं आए) और यह मान लेना सुरक्षित है कि हम सभी कम से कम एक बैठक में बिना तैयारी के आए हैं। तो क्या देता है? बैठकों की परवाह करना इतना कठिन क्यों है? उन्हें प्रबंधित करना इतना कठिन क्यों है? हम उन्हें क्यों रखते हैं?
फ्रीकॉन्फ्रेंस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का अर्थ है कि आपने दुनिया की कुछ प्रमुख वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस तकनीक का पूरा लाभ उठाना चुना है, और आपने ऐसा किया है कोई अतिरिक्त व्यावसायिक लागत नहीं. हालांकि, एक फ्रीमियम सेवा चुनने में, आप यह भी जानते हैं कि कुछ कंपनियां वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती हैं।
सौभाग्य से आपके लिए, फ्रीकॉन्फ्रेंस सॉफ़्टवेयर अपग्रेड की सस्ती प्रकृति का मतलब है कि आपको गुणवत्ता, प्रीमियम सुविधाओं या उपयोगी अपग्रेड तक पहुंचने के लिए अपने जीवन की बचत का त्याग करने की आवश्यकता नहीं है।
हम जानते हैं कि आप शायद पहले से ही अपनी बैठकों से बाहर निकलना चाहते हैं। वे हमेशा एक स्मार्ट फैशन में नहीं चलाए जाते हैं। लेकिन क्या आपने उनसे अधिक प्राप्त करने का प्रयास करने पर विचार किया है?
परेशान होना आसान है जब कुछ अध्ययन उल्लेख करें कि बैठकें आपका लगभग एक तिहाई समय लेती हैं, लेकिन कुछ बैठकें महत्वपूर्ण हैं - इसलिए हम उन्हें रखते रहते हैं।
चूंकि सहयोग के लिए सहभागिता आवश्यक है, और कोई भी व्यवसाय अकेले नहीं बनाया गया है, इसलिए फ्रीकॉन्फ्रेंस कुछ प्रभावशाली विशेषताएं विकसित कर रहा है, जिससे हम अपने सहयोगियों और अपने डेटा के साथ बातचीत करने के तरीके को बेहतर बना सकें। जिन मुख्य सरोकारों को दूर करने पर हम विचार कर रहे हैं, वे समय, स्पष्टता, निरंतरता और जवाबदेही के मुद्दे हैं।
अगर आपको कभी किसी के माध्यम से बैठना पड़ा है अनंत बैठक, शायद आपके पास उन तरीकों के साथ आने का समय था जो आपने इसे अलग तरीके से किया होगा। बैठकें, यदि खराब नियोजित हैं, तो संक्षिप्त एजेंडा के बिना मध्यस्थता करना मुश्किल है; गैर-केंद्रित चर्चा और सूचित भागीदारी की कमी से निर्णय लेना गड़बड़ हो जाता है। एक प्रभावी एजेंडा तैयार करना एक मजबूत टीम की शक्ति का उपयोग करने के तरीकों में से एक है, क्योंकि यह चीजों को ठीक से पूरा करने के लिए आवश्यक संरचना और सूचनात्मक सामग्री दोनों प्रदान करता है।
चाहे आपकी बैठक दैनिक, साप्ताहिक या त्रैमासिक हो, बड़े और छोटे दोनों समूहों में दक्षता बनाए रखने के लिए एक मजबूत समयरेखा की आवश्यकता आवश्यक है। आपकी बैठकों के लिए एजेंडा तैयार करते समय ध्यान में रखने के लिए कुछ महत्वपूर्ण कारक नीचे सूचीबद्ध हैं। निम्न पर विचार करें:
क्या आपने उस विषय का चयन किया है जिसमें वह टीम शामिल है जिसे आप संबोधित कर रहे हैं? ज्यादातर लोग उन चीजों पर चर्चा करना चाहते हैं जो उन्हें सीधे प्रभावित करती हैं। विभिन्न विभागों को शामिल करने वाले मुद्दों के बारे में चर्चा बैठकों के दौरान लाने के लिए अच्छी चीजें हैं, जिसके लिए संसाधनों को एकमात्र उद्देश्य के लिए आवंटित किया गया है समूह चर्चा. चूंकि अधिकांश संगठन a . के माध्यम से संचालित होते हैं
कार्यालय की अन्योन्याश्रयता की भावना, आंतरिक विभागों को अक्सर अपने प्रयासों को समन्वित और समेकित करने के लिए बैठक के समय की आवश्यकता होती है।
जिस चीज़ पर चर्चा की जा रही है उसके साथ टीम की सहभागिता को ध्यान में रखते हुए आप अपने एजेंडा को अपने दर्शकों के लिए तैयार कर सकते हैं, और दर्शकों की भागीदारी को अधिकतम कर सकते हैं।
अपना एजेंडा बनाते समय खुद से पूछें, क्या यह उन लोगों को प्रभावित करता है जिन्हें मैं संबोधित कर रहा हूं?
बुलेटपॉइंट विषय वाक्यों के रूप में buzzwords का उपयोग करने से पेशेवरों का एक कमरा लड़खड़ा सकता है: यदि आप "अच्छी सामग्री हमने हाल ही में" के तहत एजेंडे पर सफल नए उत्पाद लॉन्च की घोषणा करते हैं, तो संभावना है कि आप उस पृष्ठ पर केवल एक ही होंगे। चर्चा में मध्यस्थता करना अविश्वसनीय रूप से कठिन है यदि लोग विषय वस्तु पर स्पष्ट नहीं हैं, तो अकेले ही इसके लिए प्रभावी ढंग से तैयारी करने में सक्षम हैं।
किसी मीटिंग में मुद्दों को उठाने के लिए प्रश्न कथनों का उपयोग करना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि चर्चा वास्तव में प्रस्तुत किए जा रहे मुद्दे को हल करती है। एक उदाहरण के रूप में हमारे काल्पनिक सफल उत्पाद लॉन्च का उपयोग करते हुए, इस पर विचार करें: उस लॉन्च के लिए क्या अच्छा काम किया? इस सफलता के साथ हमने कौन से बाजार खोले हैं? हम इसे यहाँ से कहाँ ले जाएँ?
बैठकों के लिए विषय पंक्ति बनाते समय, स्वयं से पूछें, मैं क्या जवाब ढूंढ रहा हूं? कौन सा प्रश्न हमें वहाँ पहुँचने में सबसे अच्छी मदद करता है?
लोग परेशान हो सकते हैं जब उन्हें पता चलता है कि उनका इनपुट मांगना इस बात की गारंटी नहीं है कि अंतिम निर्णय लेने की प्रक्रिया में उनकी कोई भूमिका होगी। आप अपने दर्शकों से जो खोज रहे हैं, उसके आधार पर प्रत्येक चर्चा को वर्गीकृत करना महत्वपूर्ण है। समूह के लिए उनका वर्णन करें कि आप उनके उत्तरों से क्या अपेक्षा कर रहे हैं। प्रश्न-आधारित दृष्टिकोण आपको अपनी टीम से अधिक उपयोगी प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करने में मदद करता है, लेकिन यदि आप किसी भी तरह से गुमराह कर रहे हैं जिसके लिए इन प्रतिक्रियाओं का उपयोग किया जा रहा है, तो निराशा भी हो सकती है।
यदि बैठक आयोजित की जा रही है तो आप एक बड़े निर्णय के लिए इनपुट एकत्र कर सकते हैं, उसे ज्ञात करें। यदि आपको किसी नए विचार पर एक साउंडिंग बोर्ड की आवश्यकता है, तो उसे एजेंडे में बताएं। यदि आप बैठक के अंत तक एक आम सहमति की तलाश कर रहे हैं, तो उसे लिख लें और यह स्पष्ट कर दें कि चर्चा का अंतिम लक्ष्य कुछ तय करना है। इस तरह, आप अपनी टीम के सदस्यों के बीच विवाद के बिंदुओं से भटकने से बचते हैं, जिनके पास अधिकार की धारणा हो सकती है जो इस विशेष बैठक में महत्व नहीं रखते हैं।
बैठकों के लिए अपेक्षाओं को सूचीबद्ध करते समय, अपने आप से पूछें, क्या मैं इनपुट, सूचना या अंतिम निर्णय की तलाश में हूं?
यह मुद्दा दो-तरफा प्रयास है, क्योंकि आपके एजेंडे की समयबद्धता आपकी टीम के सदस्यों की तैयारी के स्तर को निर्धारित कर सकती है। जितनी जल्दी आप उन्हें एजेंडा प्राप्त करेंगे, उतनी ही जल्दी आप उनसे अपने विचारोत्तेजक बिंदुओं के तत्वों पर विचार करने की अपेक्षा कर सकते हैं और आपको अपना इनपुट देने के लिए तैयार हो सकते हैं, या आपके साथ एक सूचित निर्णय लेने के लिए जानकारी एकत्र कर सकते हैं। तैयारी से जुड़े महत्वपूर्ण निर्णयों या बैठकों के बारे में अपनी टीम को कुछ जानकारी देना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आप सभी शामिल पक्षों के साथ समय को अधिकतम करना चाहते हैं, और लोगों को सूचित करने का प्रयास करते हैं, जबकि अन्य जिन्होंने बैठने और प्रतीक्षा करने की तैयारी की है, एक शानदार तरीका है अपनी टीम को निराश और असंतुष्ट छोड़ दें। 
टीम को मीटिंग एजेंडा जारी करते समय, अपने आप से पूछें, यदि मुझे यह एजेंडा अभी प्राप्त होता, तो क्या मैं स्वयं उस बैठक के लिए समय पर तैयार होता?
लोगों के एक बड़े समूह को विषय पर रखना मुश्किल है। उन्हें शेड्यूल पर रखना लगभग असंभव है। इस कारण से, आपके मीटिंग एजेंडे के डिजाइन में एक समय घटक शामिल करना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक खंड/प्रश्न/विषय भाग को एक समय सीमा के भीतर स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जाना चाहिए। इस समय सीमा को चर्चा, संशोधन और निष्कर्ष के लिए पर्याप्त समय आवंटित करना चाहिए। बैठक से पहले इसकी रूपरेखा तैयार करना महत्वपूर्ण है: कई बार, आप यह सुनेंगे कि कुछ मुद्दों को या तो बोर्ड पर अधिक समय की आवश्यकता है, या उन्हें काफी कम किया जा सकता है।
अपने मीटिंग एजेंडे के प्रत्येक अनुभाग के लिए समय स्लॉट बनाते समय, अपने आप से पूछें, हमारे समय का सर्वोत्तम उपयोग कैसे किया जाता है? क्या उनकी प्रतिक्रिया से एक संवाद खुलेगा जो आगे चर्चा के योग्य है? मैं इस मद पर कब तक खर्च करना चाहूंगा?
बैठक में सभी मदों की प्रक्रिया में शामिल कदमों के साथ आपके एजेंडे को संसाधित करना अधिक है। यह चर्चा के स्तरों की गणना करता है जिसके दौरान आप कार्य को पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं। मुद्दों को संसाधित करने के तरीकों पर सहमत होने से आपकी बैठक की प्रभावशीलता बढ़ जाती है। यदि आप उस तरीके की गणना नहीं करते हैं जिस तरह से आप चाहते हैं कि टीम प्रत्येक मुद्दे को संबोधित करे, तो कुछ सदस्य इस मुद्दे को परिभाषित करने से विचलित हो सकते हैं, जबकि कुछ उनसे इसकी प्रासंगिकता पर चर्चा कर सकते हैं: कोई भी अंत में किसी भी समाधान की पहचान या मूल्यांकन पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है। .
किसी आइटम को संबोधित करने की प्रक्रिया आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली लिखित कार्यसूची में दिखाई देनी चाहिए। जब आप मीटिंग के दौरान उस आइटम पर पहुँचते हैं, तो एक समझौते तक पहुँचने के लिए आवश्यक प्रक्रिया की व्याख्या करें, और उक्त समझौते की तलाश करें।
इस प्रक्रिया को पहली बार अपने एजेंडे में निर्धारित करते समय, अपने आप से पूछें, मैं इस चर्चा का नेतृत्व कैसे करना चाहता हूं? क्या मैं व्यक्तियों या टीमों से सुनना चाहता हूं? क्या मुझे सर्वसम्मत मतदान, मतदान के विकल्प या विचार-मंथन की चर्चा चाहिए? मैं कैसे निर्धारित करूं कि कोई समस्या कब हल हो गई है? आदर्श मुलाकात मुझे कैसी लगती है?
यह किसी भी एजेंडा को बनाने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है- यह समझना कि वे हमेशा परिवर्तन की प्रक्रिया में होते हैं। कोई भी एजेंडा समय की मूर्खता, अप्रत्याशित देरी, बीमार दिनों या असफलताओं से सुरक्षित नहीं है। इस कारण से, परिवर्तन के लिए उत्तरदायी होना महत्वपूर्ण है। जैसे-जैसे तारीख नजदीक आएगी और वास्तविक समय में चीजें और मजबूत होती जाएंगी, वैसे-वैसे एजेंडे की प्राथमिकताएं महत्व में बदल जाएंगी। जैसे-जैसे परियोजनाएँ आगे बढ़ती हैं, वैसे-वैसे टीम भी होती है, और इस प्रकार, एजेंडा के लक्ष्य भी। किसी भी अच्छे एजेंडे पर पहला आइटम "आज के एजेंडे को संपादित करना और फिर से प्राथमिकता देना" है। यह शेड्यूल आइटम यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपकी टीम किस दिन चर्चा की जा रही है, क्यों, किस लंबाई तक और किन अपेक्षाओं के अनुसार है।
किसी भी और सभी मीटिंग के लिए एजेंडा बनाते समय, अपने आप से पूछें, क्या यहां चर्चा के लिए जगह है? मैं जिस चीज की योजना नहीं बना सकता, उसका मैं सबसे अच्छा प्रबंधन कैसे कर सकता हूं? मैं अपनी चर्चा को कैसे केन्द्रित रखूँ?
यह आपके एजेंडे में शामिल करने के लिए एक महत्वपूर्ण वस्तु है। यह आपकी टीम के साथ सफलता के तत्वों पर चर्चा करने के लिए एक बैठक की तात्कालिकता को निलंबित करने में सक्षम होने के लिए आपके नेतृत्व के बारे में बहुत कुछ बताता है। यह महत्वपूर्ण है कि हर कोई यह महसूस करे कि समय की कमी, असफलताओं, रुकावटों और चुनौतियों के बावजूद उनके काम को महत्व दिया जाता है। अच्छी तरह से किए गए काम को संबोधित किया जाना चाहिए, और अपनी टीम को बधाई देने के लिए अपनी बैठक में कुछ क्षणों का उपयोग करना जो अच्छी तरह से काम कर रहा है, मनोबल बनाए रखने और एक सहायक कार्य वातावरण को बढ़ावा देने का एक शानदार तरीका है।
यह एक कम, लेकिन समान रूप से महत्वपूर्ण श्रेणी है। यह आपकी टीम के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है कि सुधार के लिए हमेशा जगह होती है। चाहे आप समयबद्धता, आंतरिक कार्यालय की गतिशीलता के साथ समस्याओं का सामना कर रहे हों, या बाजार में बस एक कठिन सप्ताह था, सुनिश्चित करें कि आपकी टीम हर समय इस बात से अवगत है कि उनसे क्या अपेक्षित है। डिशवॉशर में अपना कॉफी मग रखना कार्यालय के माहौल की देखभाल करने का एक छोटा लेकिन महत्वपूर्ण हिस्सा है, और जैसा कि यह प्रतीत हो सकता है, आपकी बैठक के हिस्से के रूप में इसका उल्लेख करना निरंतरता के महत्व को पुष्ट करता है।
आपने पार्किंग स्थल की घटना के बारे में सुना है या नहीं, आपने निश्चित रूप से इसकी मूल अवधारणाओं का उपयोग किया है। यह अनिवार्य रूप से सभी विचारों के लिए एक साउंडिंग बोर्ड के रूप में कार्य करता है जिसे वर्तमान बैठक के माहौल में तुरंत संबोधित नहीं किया जा सकता है। सभी नई परियोजनाओं, विचारों, प्रश्नों और प्रश्नों को लॉट में "पार्क" किया जा सकता है, और भविष्य की बैठकों के लिए चर्चा के बिंदुओं के रूप में नोट किया जा सकता है। इसका मतलब यह भी है कि आपके पास हमेशा विचारों से भरी एक भंडारण इकाई होती है, जिस पर वापस आने के लिए, यदि आपके पास बैठक के अंत में कुछ अतिरिक्त मिनट हों। पार्किंग स्थल ऑन-टास्क, ऑन-ट्रैक और रिकॉर्ड पर बने रहने का एक शानदार तरीका है।
कुल मिलाकर, एजेंडा तैयार करने के बारे में याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप हमेशा एक समान लक्ष्य की दिशा में एक साथ काम कर रहे हैं। आपको अपनी चर्चा को सामंजस्यपूर्ण, समावेशी, रचनात्मक और उत्पादक बनाने का लक्ष्य रखना चाहिए। सभी अंक प्राप्त करना कठिन है, लेकिन यदि आपके पास एजेंडा में इसके लिए एक स्लॉट है, तो आप समय पर वहां पहुंच सकते हैं।
फ्रीकॉन्फ्रेंस.कॉम मूल मुफ्त कॉन्फ्रेंस कॉलिंग प्रदाता, आपको यह चुनने की स्वतंत्रता देता है कि आप अपनी बैठक से कहीं भी, कभी भी बिना किसी दायित्व के कैसे जुड़ सकते हैं।
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रविवार की दोपहर है, और दोस्तों का एक समूह अपनी नियमित रूप से निर्धारित ऑनलाइन वेब मीटिंग में लॉग ऑन करता है। वे जीवन के बारे में बात करने के लिए सप्ताह में एक बार मिलते हैं; कभी-कभी काम के बारे में; जाने-पहचाने चेहरों से बात करने पर वे बातूनी हो जाते हैं।
ये दोस्त अपने अलग रास्ते चले गए थे - एक वित्त में गया, दूसरा प्रोग्रामिंग के लिए, और कुछ वीसी के पास गए, अगली बड़ी चीज खोजने की उम्मीद में। रविवार की दोपहर थी; यह एक दिनचर्या थी ऑनलाइन वेब मीटिंग; लेकिन इस बार कुछ अलग लगा। (अधिक…)
