बैठकें अप्रभावी क्यों हो सकती हैं - और उन्हें कैसे ठीक करें

हमने एक जनसंख्या के रूप में हाल ही में कई अध्ययन किए हैं, यह पता लगाने के प्रयास में कि बैठकें क्यों काम करती हैं - या नहीं।

अक्सर, हम उन्हें एक अक्षम परंपरा का लेबल देते रहे हैं; आमतौर पर इसे समय की बर्बादी के रूप में देखा जाता है (जब तक कि लोग वास्तव में तैयार होकर नहीं आए) और यह मान लेना सुरक्षित है कि हम सभी कम से कम एक बैठक में बिना तैयारी के आए हैं। तो क्या देता है? बैठकों की परवाह करना इतना कठिन क्यों है? उन्हें प्रबंधित करना इतना कठिन क्यों है? हम उन्हें क्यों रखते हैं?

समस्या क्या है?

अधिकांश भाग के लिए, अप्रभावी बैठकों का मुद्दा की धारणाओं के इर्द-गिर्द घूमता है सगाई, तैयारी, संचार, संक्षिप्ति, तथा ठोस विकास.

उन लोगों को प्रेरित करना मुश्किल है जो इस बात की परवाह नहीं करते कि क्या चर्चा की जा रही है।

जब लोगों के पास आवश्यक जानकारी न हो तो आगे बढ़ना और भी मुश्किल हो जाता है।

जब लोग एक ही पृष्ठ पर नहीं होते हैं तो रचनात्मक चर्चाओं की मेजबानी करना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।

दैनिक छोटी-छोटी बातों में फंसकर आगे बढ़ना लगभग असंभव है, और यह है निश्चित रूप से जब परियोजनाओं को समय पर पूरा नहीं किया जा सकता है तो लक्ष्य हासिल करना आसान नहीं होता है।

तो हम कैसे आगे बढ़ते हैं?

लोगों को व्यस्त रखना

ज्यादातर लोग उन चीजों पर चर्चा करना चाहते हैं जो उन्हें सीधे प्रभावित करती हैं। बैठकों के दौरान जो अच्छी बातें सामने आती हैं, वे उन मुद्दों पर चर्चा होती हैं जिनमें विभिन्न विभाग शामिल होते हैं, क्योंकि संसाधनों को समूह चर्चा के एकमात्र उद्देश्य के लिए आवंटित किया गया है।

यह विचार करने के लिए समय निकालें कि क्या यह समस्या उस टीम को प्रभावित करती है जिसे आप बैठक में संबोधित करेंगे। वे उन्हें शामिल करने की आपकी इच्छा की सराहना करेंगे।

तैयार आ रहा है

तैयारी से जुड़े महत्वपूर्ण निर्णयों या बैठकों के लिए अपनी टीम को कुछ जानकारी देना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आप सभी शामिल पक्षों के साथ समय को अधिकतम करना चाहते हैं। लोगों को सूचित करने की कोशिश करना, जबकि अन्य, जिन्होंने तैयारी की है, बैठो और प्रतीक्षा करें, आपकी टीम को निराश और असंगत छोड़ने का एक शानदार तरीका है।

निम्नलिखित पर विचार करने के लिए समय निकालें: यदि आपको इस बैठक में भाग लेने का निमंत्रण मिला है, तो क्या आपके पास सक्रिय, सूचित और रचनात्मक तरीके से भाग लेने के लिए आवश्यक जानकारी होगी?

बिंदु को समझना

लोग सहायक नहीं हो सकते यदि वे नहीं जानते कि आप क्या खोज रहे हैं। समूह के लिए उनका वर्णन करें कि आप उनके उत्तरों से क्या अपेक्षा कर रहे हैं। प्रश्न-आधारित दृष्टिकोण आपको अपनी टीम से अधिक उपयोगी प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करने में मदद करता है, लेकिन केवल तभी जब उन्हें पता हो कि उनके उत्तरों का उपयोग किस लिए किया जा रहा है।

यदि आप बैठक कर रहे हैं तो इसे ज्ञात करें ताकि आप एक बड़े निर्णय के लिए इनपुट एकत्र कर सकें। यदि आपको किसी नए विचार पर एक साउंडिंग बोर्ड की आवश्यकता है, तो उसे एजेंडे में बताएं। यदि आप बैठक के अंत तक एक आम सहमति की तलाश कर रहे हैं, तो उसे लिख लें और यह स्पष्ट कर दें कि चर्चा का अंतिम लक्ष्य कुछ तय करना है।

बैठक की शुरुआत में अपनी अपेक्षाओं को सूचीबद्ध करने के लिए समय निकालें, ताकि हर कोई जान सके कि आपने उन्हें क्यों इकट्ठा किया है।

समय प्रबंधन

लोगों के एक बड़े समूह को विषय पर रखना एक चुनौती है जबकि उन्हें समय पर रखना लगभग असंभव है। इस कारण से, प्रत्येक बैठक में अपने समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है। यह a . के उपयोग के माध्यम से किया जा सकता है अच्छी तरह से बनाया एजेंडा.

प्रत्येक अनुभाग/प्रश्न/विषय भाग को एक समय सीमा के भीतर रेखांकित करें। इस समय सीमा को एक adeq आवंटित करना चाहिएचर्चा, संशोधन और निष्कर्ष के लिए समय की मात्रा का उपयोग करें। बैठक से पहले इसकी रूपरेखा तैयार करना महत्वपूर्ण है: कई बार, आप यह सुनेंगे कि कुछ मुद्दों को या तो बोर्ड पर अधिक समय की आवश्यकता है, या उन्हें काफी कम किया जा सकता है।

इस बैठक में अपना समय सर्वोत्तम तरीके से व्यतीत करने के तरीके पर विचार करने के लिए समय निकालें। आप चर्चा के प्रत्येक आइटम पर कितना समय देना चाहेंगे? क्या इस चर्चा में अधिक समय लगेगा कि यह इसके लायक है?

लक्ष्य तक पहुंचना

सगाई, तैयारी, संचार और समय प्रबंधन के बिना, आपके व्यवसाय के फलने-फूलने की संभावना कम है। आपकी बैठकें भटकेंगी; आप अपने कर्मचारियों को निराश करेंगे; आपके प्रोजेक्ट गिरेंगे, और पार्किंग में रहेंगे।

लक्ष्य निर्धारित करना और उन तक पहुंचने के लिए लगातार प्रयास करना महत्वपूर्ण है। लोगों की बैठकों का पूरा कारण किसी दिए गए विषय पर कुछ हासिल करने के उद्देश्य से अपने प्रयासों को मजबूत करना है। फीकी बैठकों के इतिहास को वह कारण न बनने दें, जहां आप पहुंचना चाहते हैं।

लक्ष्य निर्धारित करने के लिए समय निकालें, और उन्हें बार-बार देखें।

हम मीटिंग कैसे ठीक करते हैं?

यहां फ्रीकांफ्रेंस में, जब कोई बैठक नहीं कर सकता, तो यह एक आपात स्थिति है। हम उत्पादक बैठकों के बाजार में हैं, और हम चाहते हैं कि आप सहयोग करते हुए अपना अधिकतम समय व्यतीत करें, चाहे वह दूरस्थ रूप से हो आभासी सम्मेलन, या व्यक्तिगत रूप से एक बोर्डरूम टेबल पर।

आपकी पिछली बैठक प्रभावी थी या नहीं, इसके पूरा होने के बाद क्या करना है यह निर्धारित करता है कि अगली बैठक कितनी प्रभावी हो सकती है। हमारी सलाह है:

एक ठोस बैठक एजेंडा बनाएं।

लोगों को शामिल करें।

अपने कर्मचारियों को तैयार करें।

अपनी रुचियों से अवगत कराएं।

लक्ष्य निर्धारित करें, और उन्हें सामान्य बनाएं।

उनके समय का सम्मान करें।

और मत भूलो, थोड़ी सी कृतज्ञता बहुत आगे बढ़ जाती है। उनकी सगाई के लिए उन्हें धन्यवाद; उनके समय के लिए धन्यवाद; उनके विचारों के लिए धन्यवाद।

सहयोग के लिए नहीं तो हम कहीं नहीं होते। अपने मीटिंग मिनट्स को व्यर्थ न जाने दें। मीटिंग्स मैटर बनाने पर वापस जाएं।

फ्रीकॉन्फ्रेंस.कॉम मूल मुफ्त कॉन्फ्रेंस कॉलिंग प्रदाता, आपको यह चुनने की स्वतंत्रता देता है कि आप अपनी बैठक से कहीं भी, कभी भी बिना किसी दायित्व के कैसे जुड़ सकते हैं।

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