जीवन में 3 चीजें अपरिहार्य हैं: मृत्यु, कर और बैठकें...
ठीक है... शायद थोड़ा अतिशयोक्ति हो, लेकिन अगर आपने कभी काम किया है, तो संभावना है कि आप किसी मीटिंग में रहे हों। जबकि उत्पादक बैठकों का प्रतिशत ३३ से ७०% के बीच कहीं भी हो सकता है, हम सभी इस बात से सहमत हो सकते हैं कि हम इसमें शामिल होना पसंद करेंगे उत्पादक बैठकें अनुत्पादक की तुलना में। उत्पादक बैठकों का एक बड़ा कारक है बैठक भूमिकाएँ, जो एक प्रभावी सत्र सुनिश्चित करने के लिए सदस्यों से मिलने के कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं - एक खेल टीम या रसोई में विभिन्न रसोइयों की तरह की स्थिति। यहां 4 मुख्य मीटिंग भूमिकाएं हैं जिन्हें प्रत्येक मीटिंग को असाइन किया जाना चाहिए।
"न केवल मैं बैठक का हिस्सा बनूंगा, मैं वहां बैठक का नेतृत्व करूंगा!"
बैठक में सबसे महत्वपूर्ण स्थिति में 3 अलग-अलग दायित्व हैं: सम्मेलन से पहले, वे सभी दुर्घटनाओं, आरक्षणों और अप्रत्याशित आपात स्थितियों से निपटने के लिए एजेंडा, स्थल, उपकरण और उपस्थित लोगों की योजना और समन्वय करेंगे।
सम्मेलन के दौरान, उन्हें चर्चाओं को निर्देशित करना चाहिए ताकि वह पूर्व-वितरित और एजेंडे पर सहमत हो। बैठक की भूमिकाएं स्थापित करना और सभी उपस्थित लोगों के लिए समान बोलने के अवसर सुनिश्चित करना नेता की जिम्मेदारी है, एक ऐसा वातावरण बनाएं जिसमें सभी उपस्थित लोग सभी कार्यशालाओं में योगदान करने में सहज महसूस करें, साथ ही साथ सभी विचार-मंथन और चर्चा करें। नेता किसी भी उपकरण का प्रभारी होता है जैसे कि PowerPoint, स्क्रीन साझेदारी, या अन्य दृश्य।
बैठक के बाद, नेता को प्रभावी ढंग से यह बताना चाहिए कि निष्कर्ष और अगले चरण क्या हैं, और भ्रम और अक्षमता से बचने के लिए टीम के सभी सदस्यों को जिम्मेदारियां सौंपें।
यह बैठक भूमिका मुख्य बिंदुओं को रिकॉर्ड करता है जो बैठक के दौरान किया गया है। वे विशेष रूप से प्रभावी होंगे यदि वे एजेंडा तैयार करें नेता के साथ ताकि वे न केवल एजेंडे से परिचित हों, बल्कि जरूरत पड़ने पर इसमें जोड़ भी सकें। रिकॉर्डर सम्मेलन से पहले एजेंडा भी वितरित करता है और बाद में नोट्स और निष्कर्ष वितरित करता है।
यह मीटिंग भूमिका प्रत्येक एजेंडा आइटम पर खर्च किए गए समय के साथ नेता की सहायता करती है। टाइमकीपर को एजेंडे की स्पष्ट समझ होनी चाहिए बैठक के लिए बातचीत का मार्गदर्शन करें आवंटित समय स्लॉट का सूक्ष्म तरीके से पालन करने के लिए। वे सभी मीटिंग प्रतिभागियों को यह भी याद दिलाते हैं कि वर्तमान एजेंडा आइटम पर 5-10 मिनट शेष हैं ताकि उपस्थित लोगों के पास समय-प्रबंधन पर बेहतर गेज हो।
जब वे माफिया खेलते हैं तो कोई भी नागरिक नहीं बनना चाहता, लेकिन प्रतिभागी की भूमिका बैठक की सफलता में एक बड़ी भूमिका निभाती है। प्रतिभागियों का मुख्य कर्तव्य चर्चा में योगदान देना है, चाहे वह एजेंडा आइटम हो, विचार मंथन या योजना। प्रतिभागी कई मायनों में नेता के विस्तार हैं; उन्हें एजेंडा मदों में यथासंभव योगदान देना चाहिए, दूसरों के लिए अपने विचारों को साझा करने के लिए एक आरामदायक वातावरण बनाना चाहिए, और आवंटित समय का ध्यान रखना चाहिए ताकि बैठक तुरंत समाप्त हो सके। यदि नेता बैठक के बाद उपस्थित लोगों के लिए भूमिकाओं को परिभाषित करने के लिए कम आया, तो भ्रम से बचने के लिए स्पष्ट करने के लिए कहें।
नियमित बैठकों की प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए, मैं टीम के विभिन्न सदस्यों के बीच भूमिकाओं को बदलने की सलाह देता हूं। एक बार प्रत्येक सहभागी के पास प्रत्येक भूमिका के साथ एक सामान्य ज्ञान और अनुभव होता है, तो यह नए मीटिंग विचारों, दृष्टिकोणों और भागीदारी को प्रेरित करेगा!
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