Cales son as 5 fases da xestión de proxectos?

Poñer en marcha un proxecto require un sistema de procesos e individuos con talento para realizar o traballo. En termos básicos, non é unha simple fazaña.

Depender da videoconferencia para colaborar con múltiples equipos e persoas require organización e unha implementación eficiente da xestión de proxectos en varias oficinas, departamentos e cadeas de mando. A cohesión, a comunicación e a centralización son factores clave. Sexa cal sexa o teu caso, xa sexa unha parte interesada, un cliente ou un empregado, hai moitas partes móbiles que ter en conta desde a concepción ata a entrega.

Calquera proxecto require un coñecemento completo sobre o ciclo de vida do proxecto. Saber como funciona cada fase proporciona valiosas ideas sobre como abordala. Pero, como funciona a videoconferencia para potenciar o seu proceso? Vexamos o marco das 5 etapas de xestión de proxectos.

É responsabilidade do xestor de proxectos coñecer, planificar e construír o "despegue" do proxecto tendo un coñecemento profundo dos cinco pasos da xestión de proxectos. Isto serve para proporcionar un plan claro e conciso de como a idea pasará de abstracto a concreto. Desenvolvidas polo Project Management Institute (PMI), as 5 fases para que calquera proxecto se faga realidade son as seguintes:

1. Iniciación
A primeira fase do ciclo de vida, a iniciación require unha reunión de inicio que incida no cliente e nos investidores. Aquí é onde se discuten os obxectivos, obxectivos, dúbidas, preocupacións e calquera pensamento e idea inicial. Cando os que toman as decisións non están situados nun só lugar, pode confiar na configuración dunha reunión en liña para un videochat ou unha conferencia telefónica para discutir os seguintes puntos de conversa:

• Quen son os investidores e os grupos de interese?
• Cal é a visión e misión empresarial?
• Cal é a liña de tempo estimada?
• Cales son algúns dos riscos implicados?
• Que orzamento e recursos están dispoñibles?

2. Planificación
Unha vez establecidos e acordados os obxectivos, pódese comprender mellor unha idea máis clara do resultado final. Traballar cara atrás para visualizar e formular un conxunto de plans que todos deben seguir guía ao equipo desde a fase de iniciación ata a finalización.

Realizar reunións en liña para:

• Montar equipos
• Transmitir detalles esenciais
• Establecer obxectivos e obxectivos do proxecto

A fase de planificación é fundamental para perforar os seguintes 5 compoñentes:

• Deseñar unha estrutura de proxecto
• Creación documentos de fluxo de traballo
• Estimación de orzamentos entre departamentos
• Reunión, asignación e designación de recursos
• Avaliación de riscos

3. Execución
Os xefes de equipo e os xestores de proxectos póñense en marcha para crear resultados, ser o intermediario dos clientes, realizar tarefas, implementar procesos e moito máis. A comunicación directa en todas as partes do proxecto é necesaria e vital para o éxito de dar vida á idea. Incorporando ferramentas de colaboración pode facilitar esta comunicación, garantindo unha coordinación perfecta e o intercambio de información entre os membros do equipo.

Esencial para a fase de execución:

• Reunións frecuentes
  Manterse ao tanto dos equipos con reunións en liña programadas axuda a manter o proxecto breve e encamiñado. A comunicación oportuna e cristalina a través de videoconferencia ou chamada en conferencia garante menos puntos cegos, un mellor traballo en equipo e un movemento acelerado dos elementos no gasoduto.
• Transparencia
  Evite os posibles bloques cando se trata de obstáculos facilmente evitables como programar, contratar, invitar participantes a reunións e establecer quen é o responsable da tarefa integrando outras ferramentas dixitais como Slack, Outlook e Google Calendar na súa plataforma de videoconferencia.
• Xestión de conflitos
  É probable que se produzan problemas. Mitiga os acontecementos invitando aos que forman parte dos equipos de "primeira liña" a falar e manifestar preocupacións, pescozos ou calquera cousa que poida supoñer unha debilidade na cadea.
• Informes de progreso
  Actualizacións regulares compartidas durante un reunión de péA sesión de conversa ou o videochat funcionan para manterse á fronte da curva e identificar os problemas antes de que ocorran.

4. Seguimento e control
Se non o podes medir, non o podes xestionar. Esta fase require a comprobación para asegurarse de que todo se alinee co acordado anteriormente. Cales son os principais indicadores de rendemento? Que hai que implementar para cumprir os prazos e os parámetros financeiros?

Organiza reunións en liña con persoas clave para controis rutineiros, revisións e informes de rendemento. Podes realizar presentacións remotas a través de videoconferencias que inclúan fluxos de traballo, documentos e ficheiros importantes e calquera cousa que precise ser compartida e difundida. Cando necesites obter máis información sobre as actividades diarias do equipo, e especialmente cando non están traballando na oficina, é onde podes necesitar usar un software para supervisar os empregados que traballan desde casa . Non só por razóns de produtividade, senón tamén porque as análises poderían axudar a identificar os obstáculos nos procesos ou o uso de aplicacións desactualizadas por parte do equipo.

5. Peche
Pechar o proxecto é tan importante como comezar. Tamén coñecida como a fase de "seguimento", é nesta época cando o proxecto finalizado está listo para publicarse ao público. O foco principal aquí está na liberación e entrega do produto.

É fundamental para un xefe de proxecto avaliar a vida útil do proxecto de principio a fin mediante:

1. Investigar o desempeño do proxecto
   Acadaron todos os seus obxectivos e marcadores? ¿Realizouse o proxecto dentro do orzamento e das liñas de tempo? O proxecto resolveu un problema? Abordando estas preguntas e máis axuda para avaliar se o proxecto tivo éxito ou non.
2. Mirando o rendemento do equipo
   O desempeño dos membros do equipo pode profundizarse aínda máis individualmente para avaliar o éxito dentro do grupo. Os controis de calidade, os KPIs e as reunións en liña funcionan para proporcionar unha visión máis clara do rendemento.
3. Avaliación e documentación do peche do proxecto
   Unha presentación completa que recompila documentos de apoio que mostren o crecemento do proxecto desde a concepción ata a entrega garante a correcta finalización para clientes e partes interesadas.
4. Solicitude de comentarios
   A avaliación final do proxecto ofrece unha visión máis detallada dos puntos fortes e débiles, dende o principio ata o final. Busca información e aprende leccións para a próxima vez.
5. Superando o orzamento
   Ser capaz de identificar a perda do orzamento e os recursos intactos proporciona unha mellor comprensión do éxito (ou fracaso) e axuda a xestionar o desperdicio.

Algúns puntos de conversa en liña inclúen:

• Cales foron as levaduras do proxecto?
• Cales son as oportunidades de crecemento? Mellora
• Cales foron algúns dos puntos fortes e débiles presentados no proceso?

Deixa que FreeConference.com che proporcione á túa empresa a plataforma de videoconferencias para a xestión de proxectos, clara e eficaz , necesaria para crear cohesión e centralización en todos os aspectos da xestión de proxectos. Cunha ampla oferta de funcións, integracións sinxelas e capacidades de vídeo e audio de alta calidade, podes esperar que o teu proxecto sexa comunicado e colaborado exhaustivamente.