Nos últimos anos, como poboación, realizamos moitos estudos nos esforzos por descubrir por que funcionan ou non as reunións.
Moitas veces etiquetámolos como unha tradición ineficiente; xeralmente visto como unha perda de tempo (a non ser que a xente viñera preparada) e é seguro supor que todos chegamos a polo menos unha reunión sen prepararnos. Entón, que dá? Por que son tan difíciles de coidar as reunións? Por que son tan difíciles de xestionar? Por que os seguimos tendo??
Moitas empresas incorporaron elementos de intelixencia artificial, tanto para estar ao tanto das tendencias actuais como para facilitar as súas operacións do día a día. Se algunha vez mantivo unha conversa cun servizo de resposta automática en liña, interactuou coa intelixencia artificial. Estes desenvolvementos proporcionaron unha infinidade de beneficios para quen os usa. Aquí tes algunhas vías que quizais estiveses a pasar por alto.
Se algunha vez tiveches que sentarte nun reunión interminable, probablemente tivese tempo de dar con formas de facelo doutro xeito. As reunións, se están mal planificadas, son difíciles de mediar sen axendas concisas; a toma de decisións vólvese embarrada pola discusión desenfocada e a falta de participación informada. Deseñar unha axenda eficaz é un dos xeitos de aproveitar o poder dun equipo forte, xa que proporciona a estrutura necesaria e o contido informativo para que as cousas se cumpran correctamente.
Se a súa reunión é diaria, semanal ou trimestral, a necesidade dunha liña de tempo sólida é esencial para manter a eficiencia, en grupos grandes e pequenos. A continuación enuméranse algúns factores importantes que hai que ter en conta ao deseñar a axenda das súas reunións. Considere o seguinte:
Seleccionaches un tema que inclúa ao equipo ao que te dirixes? A maioría da xente quere discutir cousas que lles afectan directamente. A discusión en torno a cuestións que inclúen diferentes departamentos son cousas boas que hai que presentar durante as reunións, para as que se asignaron os recursos co único propósito de discusións en grupo. Como a maioría das organizacións son alimentadas a través dun
sentido da interdependencia da oficina, os departamentos internos a miúdo precisan tempo de reunión para coordinar e consolidar os seus esforzos.
Considerar o compromiso do equipo co que se discute tamén lle permite adaptar a súa axenda ao seu público e maximizar a participación do público.
Ao facer a túa axenda, pregúntate: afecta isto ás persoas ás que me dirixo?
O uso de palabras de moda como frases tópicas de viñeta pode deixar a unha sala de profesionais: se anuncia o lanzamento exitoso do novo produto na axenda en "Cousas boas que fixemos recentemente", é probable que sexas o único desa páxina. É increíblemente difícil mediar nunha discusión se a xente non ten claro o tema, e moito menos é capaz de preparalo efectivamente.
Usar declaracións de preguntas para traer puntos nunha reunión é unha boa forma de asegurarse de que a discusión resolva realmente o problema que se presenta. Utilizando como exemplo o noso hipotético lanzamento do produto, considere isto: Que funcionou ben para ese lanzamento? Que mercados abrimos con este éxito? De onde o levamos de aquí?
Ao facer liñas temáticas para reunións, pregúntate, Cales son as respostas que busco? Que pregunta nos axuda mellor a chegar?
A xente pódese molestar cando se decata de que pedir a súa opinión non garante que teña ningunha palabra no proceso de toma de decisións final. É importante clasificar cada discusión en función do que busque o seu público. Delimite para o grupo o que espera das súas respostas. O enfoque baseado en preguntas axúdalle a obter respostas máis útiles do seu equipo, pero tamén pode provocar frustración se engana dalgún xeito sobre para que se utilizan estas respostas.
Se se está a celebrar a reunión para que poida reunir información sobre unha decisión máis ampla, comuníqueo. Se precisa unha caixa de resonancia nunha nova idea, indíqueo na axenda. Se estás a buscar un consenso para o final da reunión, escríbeo e deixa moi claro que o obxectivo final da discusión é decidir sobre algo. Deste xeito, evitarás desviarse dos puntos de disputa entre os membros do teu equipo que poden ter nocións de autoridade que non teñen peso nesta reunión en particular.
Ao listar as expectativas para as reunións, pregúntate, Estou buscando información, información ou unha decisión final?
Este número é un esforzo de dous bits, xa que a actualidade da túa axenda pode determinar o nivel de preparación que acadan os membros do teu equipo. Canto máis cedo lles chegue a axenda, máis pronto podes esperar que consideren elementos dos seus puntos discursivos e se preparen para darche a súa opinión ou recopilar información para tomar unha decisión informada contigo. É importante darlle boas voltas ao seu equipo cando se tomen decisións importantes ou reunións que impliquen preparación, xa que quere maximizar o tempo con todas as partes implicadas e intentar informar á xente mentres que outros que se preparan sentan e esperan é unha boa forma de deixa ao teu equipo frustrado e pouco congruente. 
Cando publiques a axenda da reunión ao equipo, pregúntate: Se recibise esta axenda agora mesmo, estaría eu preparado para esa reunión a tempo?
Manter a un grupo numeroso de persoas no tema é difícil. Mantelos no horario é case imposible. Por esta razón, é vital incluír un compoñente temporal para o deseño da axenda da súa reunión. Cada sección / pregunta / tema debería estar claramente descrita dentro dun período de tempo. Este período de tempo debe asignar unha cantidade adecuada de tempo para a discusión, revisión e conclusión. Isto é importante para esbozalo antes da reunión: moitas veces acabarás escoitando que certas cuestións necesitan máis tempo no taboleiro ou poden reducirse significativamente.
Cando faga franxas horarias para cada sección da axenda da reunión, pregúntese, Como se emprega mellor o noso tempo? Abrirán os seus comentarios un diálogo que merece máis discusión? Canto tempo me gustaría gastar neste artigo?
O procesamento da túa axenda ten que ver máis cos pasos que implica o proceso de todos os puntos da reunión. Enumera os niveis de discusión ao longo dos cales estás a intentar completar a tarefa a man. Acordar as formas en que se procesarán os problemas aumenta a eficacia da súa reunión. Se non enumera a forma en que lle gustaría que o equipo abordase cada problema, algúns membros poden acabar distraídos definindo o problema, mentres que algúns poden estar discutindo a súa relevancia para eles: ninguén se centra en identificar ou avaliar ningunha solución. .
O proceso para tratar un tema debería aparecer na axenda escrita que proporcionará. Cando alcance ese punto durante a reunión, explique o proceso necesario para chegar a un acordo e busque o dito acordo.
Cando determine este proceso na súa axenda por primeira vez, pregúntese: Como quero dirixir esta discusión? ¿Quero saber de individuos ou equipos? ¿Quero unha votación unánime, opcións de votación ou unha discusión de pluja de ideas? Como podo determinar cando se resolveu un problema? Como me parece a reunión ideal?
Esta pode ser a parte máis crucial para facer calquera axenda, entendendo que sempre están nun proceso de cambio. Ningunha axenda é inmune á insensatez do tempo, aos atrasos inesperados, aos días de enfermidade ou aos contratempos. Por esta razón, é importante estar propenso a cambiar. As prioridades da axenda cambiarán sen dúbida de importancia a medida que se achegue a data e as cousas se solidifiquen en tempo real. A medida que avanzan os proxectos, o equipo tamén o avanza e, así, os obxectivos da axenda. O primeiro punto de calquera boa axenda é "editar e priorizar a axenda de hoxe". Este elemento de programación é o mellor xeito de asegurarse de que o seu equipo está de acordo co que se está a discutir, por que, a que lonxitude e con que expectativas o día.
Ao crear unha axenda para todas as reunións, pregúntate, ¿Hai espazo para debater aquí? Como podo administrar mellor o que non podo planificar? Como podo manter o meu debate centrado?
Este é un punto importante para incluír na súa axenda. Fala moito do seu liderado para poder suspender a urxencia dunha reunión para discutir elementos de éxito co seu equipo. É vital que todos sintan que o seu traballo é valorado, malia as limitacións de tempo, os contratempos, os problemas e os desafíos. Débese abordar un traballo ben feito e empregar algúns momentos na súa reunión para felicitar ao seu equipo polo que estivo funcionando ben é unha boa forma de manter a moral e fomentar un ambiente de traballo de apoio.
Esta é unha categoría menor, pero igualmente importante. Lembra ao teu equipo que sempre hai marxe de mellora. Se experimentou problemas de actualidade, dinámicas internas de oficina ou simplemente tivo unha semana difícil no mercado, asegúrese de que o seu equipo estea ao tanto do que se espera deles, en todo momento. Poñer a taza de café no lavalouza é unha parte pequena pero importante para coidar un ambiente de oficina e, por moi intranscendente que pareza, mencionalo como parte da súa reunión reforza a importancia da coherencia.
Tanto se escoitastes falar do fenómeno do estacionamento coma se non, definitivamente usou os seus conceptos fundamentais. Esencialmente actúa como unha caixa de resonancia para todas as ideas que non se poden tratar inmediatamente no ambiente de reunión actual. Todos os novos proxectos, ideas, consultas e preguntas pódense "aparcar" no lote e anotarse como puntos de discusión para futuras reunións. Tamén significa que sempre tes unha unidade de almacenamento chea de ideas sobre as que volver, se tes uns minutos máis ao finalizar unha reunión. O estacionamento é unha boa forma de manterse na tarefa, na pista e no rexistro.
En xeral, o máis importante que hai que recordar sobre o deseño dunha axenda é que sempre estea a traballar xuntos para acadar un obxectivo común. Deberías ter como obxectivo que a túa discusión sexa cohesionada, inclusiva, creativa e produtiva. É difícil acadar todas as marcas, pero se tes un espazo na axenda, pode que chegues a tempo.
FreeConference.com o provedor de chamadas de conferencia gratuíto orixinal, que che ofrece a liberdade de escoller como conectarte á túa reunión en calquera lugar e en calquera momento sen compromiso.
Crea unha conta gratuíta hoxe e experimenta teleconferencia gratuíta, vídeo sen descarga, uso compartido de pantalla, conferencia web e moito máis.
Case todas as industrias adoptaron o concepto de traballar a distancia, necesario no entorno laboral actual. O número de persoas que traballan desde a casa ou noutro lugar foi unha tendencia ascendente en América do Norte durante a última década. Saíron artigos que apoian o traballo remoto, afirmando que aumenta a produtividade, a eficiencia e a moral.
Pero nada chega sen retos, e cos compañeiros no estranxeiro, hai algúns problemas que poden xurdir no día a día. Unha solución axeitada é a videoconferencia en liña, que comentaremos nesta publicación.
