Nos últimos anos, como poboación, realizamos moitos estudos nos esforzos por descubrir por que funcionan ou non as reunións.
Moitas veces etiquetámolos como unha tradición ineficiente; xeralmente visto como unha perda de tempo (a non ser que a xente viñera preparada) e é seguro supor que todos chegamos a polo menos unha reunión sen prepararnos. Entón, que dá? Por que son tan difíciles de coidar as reunións? Por que son tan difíciles de xestionar? Por que os seguimos tendo??
Na súa maioría, a cuestión das reunións ineficaces xira en torno a nocións de compromiso, preparación, comunicación, concisióne desenvolvemento concreto.
É difícil motivar ás persoas ás que non lles importa o que se fala.
É aínda máis difícil avanzar cando a xente non ten a información necesaria.
Convértese nun desafío organizar discusións construtivas cando a xente non está na mesma páxina.
É case imposible saír adiante cando está atrapado polas trivialidades diarias, e é así certamente non é doado acadar obxectivos cando os proxectos non se poden completar a tempo.
Entón, como mellor avanzamos?
A maioría da xente quere discutir cousas que lles afectan directamente. As cousas boas que hai que presentar durante as reunións son a discusión en torno a cuestións que inclúen diferentes departamentos, xa que os recursos foron asignados co único propósito de discusións en grupo.
Tómese o tempo para considerar se este problema afecta ao equipo que abordará na reunión. Eles agradecerán o teu desexo de incluílos.
É importante darlle un pouco de cabeza ao seu equipo ao tomar decisións importantes ou reunións que supoñan preparación, xa que quere maximizar o tempo con todas as partes implicadas. Tratar de informar á xente mentres que outros, que se prepararon, sentan e esperan, é unha boa forma de deixar ao teu equipo frustrado e incongruente.
Tómese o tempo para considerar o seguinte: Se recibiu unha invitación para participar nesta reunión, tería a información necesaria para participar dun xeito activo, informado e construtivo?
A xente non pode ser útil se non sabe o que buscas. Delimite para o grupo o que espera das súas respostas. O enfoque baseado en preguntas axúdalle a obter respostas máis útiles do seu equipo, pero só se saben para que se utilizan as súas respostas.
Faino saber se estás a celebrar a reunión para poder reunir información sobre unha decisión máis grande. Se precisa unha caixa de resonancia nunha nova idea, indíqueo na axenda. Se estás a buscar un consenso para o final da reunión, escríbeo e deixa moi claro que o obxectivo final da discusión é decidir sobre algo.
Tómese o tempo para enumerar as súas expectativas ao comezo da reunión, para que todo o mundo saiba por que as reuniu.
Manter a un grupo numeroso de persoas no tema é un reto e mantelos no horario é case imposible. Por esta razón, é vital xestionar o seu tempo de forma eficaz en cada reunión. Isto pódese facer mediante o uso dun axenda ben feita.
Describa cada sección / pregunta / tema dentro dun período de tempo. Este prazo debería asignar un adeq
uate tempo de discusión, revisión e conclusión. Isto é importante para resumir antes da reunión: moitas veces, acabarás escoitando que certas cuestións necesitan máis tempo no taboleiro ou poden reducirse significativamente.
Tómese o tempo para considerar como pasar o mellor tempo nesta reunión. Canto tempo lle gustaría dedicar a cada tema de discusión? Esta discusión ocupará máis tempo que paga a pena?
Sen compromiso, preparación, comunicación e xestión do tempo, as posibilidades de que o seu negocio prospere son escasas. As túas reunións vagarán; frustrarás aos teus empregados; os teus proxectos caerán e quedarán no aparcadoiro.
É importante establecer obxectivos e esforzarse constantemente por alcanzalos. A razón pola que a xente ten reunións é consolidar os seus esforzos nun determinado tema co obxectivo de conseguir algo. Non deixes que un historial de reunións deslumbrantes sexa a razón pola que non chegas onde che gustaría estar.
Tómese o tempo para fixar obxectivos e visitalos con frecuencia.
Aquí en Freeconference, cando alguén non pode facer unha reunión, é unha emerxencia. Estamos no mercado de reunións produtivas e queremos que maximice o tempo dedicado a colaborar, xa sexa remotamente conferencia virtual, ou en persoa nunha mesa da sala de xuntas.
Se a súa última reunión foi efectiva ou non, que facer despois de completala determina a eficacia da próxima reunión. O noso consello é:
Fai unha axenda de reunións sólida.
Enganchar á xente.
Prepara o teu persoal.
Transmitir os seus intereses.
Fixar obxectivos e facelos comúns.
Respecta o seu tempo.
E non o esquezas, un pouco de gratitude percorre un longo camiño. Grazas polo seu compromiso; agradecerlles o seu tempo; agradecerlles as súas ideas.
Non estariamos en ningures se non fora pola colaboración. Non deixes que os minutos da túa reunión se perdan. Volve a Facer as reunións importantes.
FreeConference.com o provedor de chamadas de conferencia gratuíto orixinal, que che ofrece a liberdade de escoller como conectarte á túa reunión en calquera lugar e en calquera momento sen compromiso.
Crea unha conta gratuíta hoxe e experimenta teleconferencia gratuíta, vídeo sen descarga, uso compartido de pantalla, conferencia web e moito máis.
[ninja_form id = 7]
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
