Como funciona un evento virtual?

Para ter éxito, evento virtual de alto impacto, terás que dedicar un tempo a planificar e organizar. De feito, quererás tratalo do mesmo xeito que en calquera outro evento presencial. Pero non deixes que iso te grave. Con solucións de videoconferencia ao alcance dos teus dedos, ademais de todas as funcións que necesitas para participar, presentar e crear reunións dinámicas, podes sacar adiante un evento virtual exitoso.

Un evento virtual é unha reunión que ten lugar en liña. É onde un grupo, comunidade ou público se reúne para comunicarse e compartir unha experiencia. Pode ser social ou orientado aos negocios. Quizais sexa unha conferencia, ou quizais sexa unha mestura de virtual agora e en persoa nunha data posterior. De calquera xeito, un evento debe evocar un sentido de traballo en rede e comunidade. Despois de todo, atrae a persoas con ideas afines para establecer vínculos e conversar sobre temas similares.

Cun evento virtual, podes reunir ao público mentres comercializas o produto ou servizo da túa empresa. É unha solución gaña-gañando!

Entón, como funciona un evento virtual? Lanzar un que sitúe con éxito o teu produto ou servizo nunha boa luz, faga que o teu público se sinta benvido e ofreza unha oportunidade para establecer redes ou conexión, todo comeza con ferramentas dixitais fiables.

Requisitos de hardware: É mellor usar un dispositivo que teña unha pantalla suficientemente grande para manter as pestanas abertas. Un teléfono intelixente é apropiado se es un asistente, pero como anfitrión, é recomendable utilizar un ordenador portátil ou de escritorio. Asegúrate de ter un micrófono, cámara e altofalantes internamente no teu dispositivo ou podes actualizar externamente.

Requisitos de software: Necesitará un videoconferencia ferramenta que é doada de usar, intuitiva e que non require equipos nin unha configuración complicada.

Despois de ter preparadas as ferramentas, dependendo do tipo de evento virtual que esteas a aloxar, terás que comercializar e anunciar para conseguir asistentes. Podes probar:

• Chegando a través das redes sociais
• Enviando un correo electrónico aos teus contactos
• Aloxamento de eventos de Facebook Live para xerar conciencia
• Creación de contido de pago

Esperas un bo resultado? Entón non esquezas o poder dun bo marketing. Se a túa mensaxe non está dirixida nin promocionada, corres o risco de que a asistencia sexa escasa. Unha vez que poidas chegar ao teu público previsto, tes que ofrecer contido interesante e atractivo. O contido é o rei, despois de todo!

Que tes planeado? Pensa nalgunhas actividades que queres incluír no deseño do teu evento, como invitados especiais, presentadores, discursos de motivación, meditación, gamificación, concursos, vídeos, etc.

Dado que os asistentes non ocuparán espazo físico, depende de ti formular como queres configurar o teu espazo virtual. Decide canta interacción é factible ou como estarás orientado cara adiante. Haberá unha sesión de preguntas e respostas ou votacións? Que tal as presentacións, os oradores principais, as salas de chat e as salas de grupos ou outras formas de interactuar? Segundo o tipo de evento virtual que teñas en mente, a túa estrutura tomará forma para apoiar o que queres dicir e como queres dicilo.

Hai catro tipos principais de eventos virtuais que inclúen:

1. Webinars
   Usado para manter a atención durante aproximadamente unha hora ou dúas horas, un webinar ofrece a oportunidade de que os asistentes de todo o mundo se unan e absorban o contido dos presentadores. Os eventos virtuais enfocados aos seminarios web son educativos, adoitan ser puntuais e adoitan ser moi atendidos xa que son de nicho e informativos. Poden ser pregravados ou en directo, e son perfectos para adestramentos internos e externos.
2. Conferencias virtuais
   Con foco nos eventos en directo, unha conferencia virtual é máis dinámica. É o que sería unha conferencia normal, excepto aloxada en liña. Inclúen contido de varias sesións (salas de descanso, sesións, presentacións e relatores todos ao mesmo tempo) onde o asistente pode crear o seu propio itinerario e ver en directo agora ou ver contido gravado máis tarde.
3. Eventos híbridos internos
   Estes eventos son en parte presenciais e en parte virtuais. Por exemplo, non é recomendable enviar a todo o equipo á sede, pero pódense seleccionar algúns para ir, mentres que os outros sintonizan virtualmente. Este tipo de eventos virtuais funcionan para empresas que queren reunir empregados en diferentes países, continentes e oficinas. Perfecto para lanzamentos de produtos, redes sociais da empresa, desenvolvemento de negocios, perfeccionamento de habilidades, orientación a novos reclutas, etc.
4. Eventos híbridos externos
   Para os alleos á organización, un evento híbrido externo permite que aqueles que non poidan viaxar ao evento sigan asistir virtualmente. Estes eventos poden ser conferencias de usuarios ou do sector ou “días de descubrimento” para franquías, por exemplo. Tamén requiren moito máis planificación, produción e perfeccionamento.

Se queres que o teu evento virtual teña éxito, inclúe o seguinte compoñentes imprescindibles:

• Sitio web do evento con información clara e detallada
• Rexistro de eventos e correos electrónicos de confirmación
• Contido da presentación en directo (poentes, invitados especiais, presentación, etc.)
• Vídeo de audio unidireccional en directo
• Hora de preguntas e respostas
• Interacción de chatbox
• Contido gravado
• Enquisas de feedback

Aquí tes algunhas cousas que facer e non facer para organizar un evento virtual que che consiga unha gran asistencia e que faga que os asistentes sintan que o seu tempo está ben empregado:

Non perdas o teu público
Mantén un fluxo dinámico mantendo a túa audiencia comprometida. Fai preguntas e obtén respostas na caixa de chat. Atrae a xente usando viñetas curtas nas diapositivas mentres falas na túa presentación. Incorpore imaxes atractivas e use salas virtuais para fomentar o traballo en rede e colaboración.

Non restrinxas ​​o teu impacto
Público ou privado, asegúrate de tomar os pasos necesarios para crear contido adicional a partir do propio evento. Isto pode ser imaxes detrás de escena, clips de presentadores ou un vídeo destacado que vive nas redes sociais.

Escolle asociarse coa plataforma correcta
Coñece os tipos de funcións de videoconferencia que queres incluír e cal é a tecnoloxía máis amigable, intuitiva e sen dor para usar para que poidas comunicarte de forma clara e eficaz. Buscar compartición de pantalla transmisión en directo a capacidades de YouTube, Por exemplo.

Permite que FreeConference.com che axude a deseñar un evento virtual que che faga notar. Saca a túa marca cunha solución de videoconferencia gratuíta para ofrecer ao teu produto a exposición que buscas. Use a ampla gama de ferramentas e funcións para mellorar a súa oferta mentres presenta unha mensaxe dinámica.