Les conférences téléphoniques professionnelles sont essentielles pour que tout le monde dans votre entreprise reste connecté et informé, mais elles oublient généralement rapidement le fait que les conférences téléphoniques doivent également être productives.
Fait amusant : saviez-vous que personne ne fait vraiment attention sur vos conférences téléphoniques ?
Maintenant que vous avez fait cette découverte révolutionnaire, comment retenez-vous l'attention sur votre (sûrement) importante conférence téléphonique d'affaires ? Eh bien, notre guide devrait pouvoir prévenir votre plus grande peur d'enfance/réalité adulte : personne ne vous écoute.
Si vous utilisez un nouveau logiciel pour vos conférences téléphoniques, assurez-vous de bien le maîtriser ! Organisez un appel test pour vous familiariser avec ses fonctionnalités , notamment comment couper votre micro et celui de certains (ou de tous) participants. Avouons-le : nous avons tous déjà participé à une réunion où l'animateur est complètement incompétent et finit par se ridiculiser. Vous ne voulez surtout pas que cela vous arrive !
Il est important que tous les participants comprennent pourquoi ils sont là et ce qu'on attend d'eux. N'oubliez pas de garder vos objectifs réalistes. Une seule conférence téléphonique d'une heure ne débouchera pas sur une stratégie marketing complète, mais c'est un endroit idéal pour réfléchir à des idées, décider d'un processus et attribuer des responsabilités. Planifiez la durée de l'appel, les sujets qui seront abordés, qui prendra la parole et quelles informations seront nécessaires.
Ensuite, choisissez le bon espace pour prendre votre conférence téléphonique. Fermer la porte de votre bureau devrait être suffisant si vous le prenez en solo, ou vous pouvez déménager dans une salle de conférence si vous prenez l'appel avec d'autres. Si vous êtes passer l'appel dans un bureau ouvert, l'appel peut être un peu plus difficile, mais toujours gérable. Assurez un appel transparent en vous rendant tôt dans l'espace pour tester les haut-parleurs et tout autre appareil électronique nécessaire comme les projecteurs.
Si vous utilisez une présentation lors de votre appel, il est conseillé de la diffuser à l'avance afin que chacun puisse se connecter préparé. Attention aux présentations trop longues : elles ont tendance à détourner l'attention. Le partage d'écran via un service de visioconférence est également un excellent moyen de permettre à tous de suivre la même chose en temps réel, évitant ainsi que certains ne puissent pas suivre.
À la fin de votre appel, faites un bref récapitulatif de ce qui a été discuté et des solutions trouvées au cours de la réunion. Prévoyez du temps supplémentaire pour toute question supplémentaire et assurez-vous que tout le monde se sente inclus lorsqu'il quitte l'appel. S'il y a des « prochaines étapes », assurez-vous d'assurer le suivi des responsabilités de chaque personne et donnez à vos participants vos coordonnées en cas de problème. Certaines personnes peuvent avoir des questions pour tout le monde et d'autres peuvent justifier un appel séparé ; apprenez à faire la différence pour éviter de garder les gens sur un appel qui ne les concerne plus.
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