Faire décoller un projet nécessite un système de processus et des personnes talentueuses pour faire le travail. En gros, ce n'est pas une mince affaire !
Reposant sur vidéo conférence collaborer avec plusieurs équipes et individus nécessite une organisation et une mise en œuvre efficace de la gestion de projet dans divers bureaux, départements et chaînes de commandement. La cohésion, la communication et la centralisation sont des facteurs clés. Quel que soit votre interlocuteur, qu'il s'agisse d'une partie prenante, d'un client ou d'un employé, de nombreux éléments mobiles doivent être pris en compte, de la conception à la livraison.
Tout projet nécessite une connaissance approfondie du cycle de vie du projet. Connaître le fonctionnement de chaque phase fournit des informations précieuses sur la façon de l'aborder. Mais comment la visioconférence fonctionne-t-elle pour renforcer votre processus ? Jetons un coup d'œil à travers le cadre des 5 étapes de la gestion de projet.
Il est de la responsabilité du chef de projet de connaître, planifier et construire le « décollage » du projet en ayant une compréhension approfondie des cinq étapes de la gestion de projet. Cela fonctionne pour fournir un plan clair et concis sur la façon dont l'idée passera de l'abstrait au concret. Développé par le Project Management Institute (PMI), les 5 phases pour tout projet à réaliser sont les suivantes :
1. Initiation
Première phase du cycle de vie, l'initiation nécessite une réunion de démarrage en boucle chez le client et les investisseurs. C'est là que les buts, les objectifs, les doutes, les préoccupations et toutes les pensées et idées initiales sont discutés. Lorsque les décideurs ne sont pas localisés à un seul endroit, vous pouvez vous fier à la mise en place d'une réunion en ligne pour un chat vidéo ou une conférence téléphonique afin de discuter des points de discussion suivants :
- Qui sont les investisseurs et les parties prenantes ?
- Quelle est la vision et la mission de l'entreprise?
- Quel est le délai estimé ?
- Quels sont certains des risques encourus?
- Quels sont le budget et les ressources disponibles ?
2. Planification
Une fois les objectifs définis et convenus, une idée plus claire du résultat final peut être mieux comprise. Travailler à rebours pour visualiser et formuler un ensemble de plans que tout le monde doit suivre guide l'équipe de la phase d'initiation à la fin.
Organiser des réunions en ligne pour :
- Constituer des équipes
- Transmettre les informations essentielles
- Établir les buts et objectifs du projet
La phase de planification est essentielle pour approfondir les 5 composants suivants :
- Concevoir une structure de projet
- Création de documents de workflow
- Estimation des budgets entre les départements
- Rassembler, allouer et désigner les ressources
- L'évaluation des risques
3. Exécution
Les chefs d'équipe et les chefs de projet sont mis en mouvement pour construire des livrables, être l'intermédiaire pour les clients, accomplir des tâches, mettre en œuvre des processus et plus encore. Une communication directe entre toutes les parties du projet est nécessaire et vitale pour réussir à donner vie à l'idée.
Indispensable à la phase d'exécution :
- Réunions fréquentes
Rester au top des équipes avec des réunions en ligne programmées aide à garder le projet bref et sur la bonne voie. Une communication rapide et claire par visioconférence ou conférence téléphonique garantit moins d'angles morts, un meilleur travail d'équipe et un mouvement accéléré des éléments dans le pipeline.
Transparence
Évitez les blocages potentiels lorsqu'il s'agit d'obstacles facilement évitables tels que la planification, l'embauche, l'invitation de participants à des réunions et l'établissement de qui est responsable de quelle tâche en intégrant d'autres outils numériques tels que Slack, Outlook et Google Calendar dans votre plate-forme de visioconférence.- La gestion des conflits
Des problèmes sont inévitables. Atténuez les incidents en invitant les membres des équipes de « première ligne » à s'exprimer et à exprimer leurs préoccupations, les goulots d'étranglement ou tout ce qui pourrait potentiellement constituer une faiblesse dans la chaîne.
- Rapports d'étape
Des mises à jour régulières partagées lors d'un réunion debout, une session de groupe ou un chat vidéo permet de garder une longueur d'avance et d'identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
4. Surveillance et contrôle
Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le gérer. Cette phase nécessite de vérifier que tout est conforme à ce qui a été convenu précédemment. Quels sont les indicateurs clés de performance ? Que faut-il mettre en œuvre pour respecter les délais et les paramètres financiers ?
Organisez des réunions en ligne avec les principaux acteurs pour les points de contrôle de routine, les évaluations et les rapports de performance. Vous pouvez effectuer à distance présentations via des visioconférences incluant des workflows, documents et fichiers importants, et tout ce qui doit être partagé et diffusé.
5. Fermeture
Clôturer le projet est tout aussi important que le commencer. Également appelée phase de « suivi », c'est à peu près à ce moment-là que le projet terminé est prêt à être mis en ligne pour le public. L'accent est mis ici sur la sortie et la livraison du produit.
Il est essentiel pour un chef de projet d'évaluer la durée de vie du projet du début à la fin en :
- Enquêter sur les performances du projet
Chaque équipe a-t-elle atteint ses objectifs et ses marqueurs ? Le projet a-t-il été réalisé dans les limites du budget et des délais ? Le projet a-t-il résolu un problème ? Répondre à ces questions et à d'autres aide à évaluer si le projet a réussi ou non.
- Regard sur les performances de l'équipe
Les performances des membres de l'équipe peuvent être approfondies individuellement pour évaluer le succès au sein du groupe. Les contrôles qualité, les KPI et les réunions en ligne permettent de mieux comprendre les performances.
- Évaluer et documenter la clôture du projet
Une présentation approfondie rassemblant les pièces justificatives qui mettent en valeur la croissance du projet de la conception à la livraison assure une bonne réalisation pour les clients et les parties prenantes.
- Demander des avis
Une évaluation finale du projet permet d'examiner de plus près les forces et les faiblesses, du début à la fin. Trouvez des idées et apprenez des leçons pour la prochaine fois.
- Dépasser le budget
Être capable d'identifier les pertes budgétaires ainsi que les ressources intactes permet de mieux comprendre le succès (ou l'échec) et aide à gérer le gaspillage.
Voici quelques points de discussion sur les réunions en ligne :
- Quels ont été les enseignements du projet ?
- Quelles sont les opportunités de croissance ? Amélioration
- Quelles ont été les forces et les faiblesses manifestées tout au long du processus ?
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