Nous, en tant que population, avons entrepris de nombreuses études ces derniers temps, dans le but de découvrir pourquoi les réunions fonctionnent - ou ne fonctionnent pas.

Souvent, nous les qualifions de tradition inefficace ; généralement considéré comme une perte de temps (à moins que les gens ne se soient réellement préparés) et il est prudent de supposer que nous sommes tous venus à au moins une réunion sans préparation. Alors qu'est-ce qui donne ? Pourquoi les réunions sont-elles si difficiles à gérer ? Pourquoi sont-ils si difficiles à gérer ? Pourquoi continuons-nous à les avoir?

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Un marché en croissance

De nombreuses entreprises ont intégré des éléments d'intelligence artificielle, à la fois pour rester au courant des tendances actuelles et pour faciliter leurs opérations quotidiennes. Si vous avez déjà eu une conversation avec un service de réponse automatique en ligne, vous avez interagi avec l'intelligence artificielle. Ces développements ont fourni une myriade d'avantages à ceux qui les utilisent. Voici quelques pistes que vous avez peut-être négligées. 

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Si vous avez déjà dû vous asseoir dans un rencontre interminable, vous avez probablement eu le temps de trouver des façons de procéder différemment. Les réunions, si elles sont mal planifiées, sont difficiles à arbitrer sans ordres du jour concis ; la prise de décision est brouillée par des discussions non ciblées et un manque de participation informée. Concevoir un agenda efficace est l'un des moyens d'exploiter la puissance d'une équipe solide, car elle fournit à la fois la structure et le contenu informatifs nécessaires pour accomplir les choses correctement.

Que votre réunion soit quotidienne, hebdomadaire ou trimestrielle, la nécessité d'un calendrier solide est essentielle pour maintenir l'efficacité, dans les groupes petits et grands. Vous trouverez ci-dessous quelques facteurs importants à garder à l'esprit lors de la conception de l'ordre du jour de vos réunions. Considérer ce qui suit:

L'engagement de votre équipe avec l'agenda

Avez-vous choisi un sujet qui implique l'équipe à laquelle vous vous adressez ? La plupart des gens veulent discuter de choses qui les touchent directement. Les discussions autour de sujets impliquant différents départements sont de bonnes choses à évoquer lors des réunions, pour lesquelles les ressources ont été allouées dans le seul but de discussions de groupe. Comme la plupart des organisations sont alimentées par un sentiment d'interdépendance des bureaux, les services internes ont souvent besoin de temps de réunion pour coordonner et consolider leurs efforts.

Considérer l'engagement de l'équipe avec ce qui est discuté vous permet également d'adapter votre agenda à votre public et de maximiser la participation du public.

Lorsque vous préparez votre agenda, demandez-vous : cela affecte-t-il les personnes à qui je m'adresse ?

La clarté de votre agenda

L'utilisation de mots à la mode comme phrases à puces peut laisser une salle de professionnels patauger : si vous annoncez le lancement réussi d'un nouveau produit à l'ordre du jour sous « Bonnes choses que nous avons faites récemment », il est probable que vous serez le seul sur cette page. Il est incroyablement difficile d'arbitrer une discussion si les gens ne sont pas clairs sur le sujet, et encore moins capables de s'y préparer efficacement.

L'utilisation d'énoncés de questions pour soulever des points lors d'une réunion est un excellent moyen de s'assurer que la discussion résout réellement le problème présenté. En utilisant notre hypothétique lancement de produit réussi comme exemple, considérez ceci : qu'est-ce qui a bien fonctionné pour ce lancement ? Quels marchés avons-nous ouverts avec ce succès ? D'où le prenons-nous d'ici?

Lorsque vous créez des lignes d'objet pour les réunions, demandez-vous : Quelles sont les réponses que je recherche ? Quelle question nous aide le mieux à y arriver ?

Le but de votre agenda

Les gens peuvent se fâcher lorsqu'ils se rendent compte que demander leur avis ne garantit pas qu'ils auront leur mot à dire dans le processus décisionnel final. Il est important de catégoriser chaque discussion en fonction de ce que vous recherchez de votre public. Décrivez au groupe ce que vous attendez de leurs réponses. L'approche basée sur des questions vous aide à obtenir des réponses plus utiles de la part de votre équipe, mais peut également entraîner de la frustration si vous vous trompez de quelque manière que ce soit sur l'utilisation de ces réponses.

Si la réunion est organisée pour que vous puissiez recueillir des commentaires pour une décision plus large, faites-le savoir. Si vous avez besoin d'une caisse de résonance sur une nouvelle idée, indiquez-le dans l'ordre du jour. Si vous recherchez un consensus à la fin de la réunion, notez-le et indiquez très clairement que le but final de la discussion est de décider de quelque chose. De cette façon, vous évitez de vous laisser distraire par des points de discorde entre les membres de votre équipe qui peuvent avoir des notions d'autorité qui n'ont pas de poids dans cette réunion particulière.

Lorsque vous énumérez les attentes pour les réunions, demandez-vous : suis-je à la recherche de commentaires, d'informations ou d'une décision finale ? 

L'opportunité de votre agenda

Ce problème est une entreprise en deux parties, car l'opportunité de votre agenda peut déterminer le niveau de préparation des membres de votre équipe. Plus tôt vous leur présentez l'ordre du jour, plus tôt vous pouvez vous attendre à ce qu'ils prennent en compte les éléments de ses points discursifs et se préparent à vous donner leur avis, ou à recueillir des informations pour prendre une décision éclairée avec vous. Il est important d'informer votre équipe lorsque vous prenez des décisions importantes ou des réunions qui impliquent une préparation, car vous voulez maximiser le temps avec toutes les parties impliquées, et essayer d'informer les gens pendant que d'autres qui se sont préparés s'assoient et attendent est un excellent moyen de laissez votre équipe frustrée et incongrue. 

Lorsque vous communiquez l'ordre du jour de la réunion à l'équipe, demandez-vous : Si je recevais cet ordre du jour maintenant, serais-je moi-même prêt pour cette réunion à temps ?

La gestion du temps dans votre agenda

Garder un grand groupe de personnes sur le sujet est difficile. Les tenir dans les délais est presque impossible. Pour cette raison, il est essentiel d'inclure un élément de calendrier dans la conception de l'ordre du jour de votre réunion. Chaque section/question/sujet doit être clairement décrite dans un délai. Ce laps de temps devrait allouer suffisamment de temps pour la discussion, la révision et la conclusion. Il est important de le souligner avant la réunion : souvent, vous finirez par entendre que certaines questions nécessitent plus de temps au conseil d'administration ou pourraient être considérablement réduites.

Lorsque vous définissez des plages horaires pour chaque section de l'ordre du jour de votre réunion, demandez-vous : Comment notre temps est-il le mieux utilisé ? Leurs retours ouvriront-ils un dialogue qui mérite plus de discussion ? Combien de temps aimerais-je passer sur cet article ?

Traiter les objectifs de votre agenda

Le traitement de votre ordre du jour a plus à voir avec les étapes impliquées dans le processus de tous les points de la réunion. Il énumère les niveaux de discussion au cours desquels vous essayez d'accomplir la tâche à accomplir. S'entendre sur la manière dont les problèmes seront traités augmente l'efficacité de votre réunion. Si vous n'énumérez pas la manière dont vous aimeriez que l'équipe aborde chaque problème, certains membres peuvent finir par être distraits en définissant le problème, tandis que d'autres peuvent discuter de sa pertinence pour eux : personne ne se concentre sur l'identification ou l'évaluation de solutions .

Le processus de traitement d'un point doit figurer sur l'ordre du jour écrit que vous fournirez. Lorsque vous atteignez cet élément au cours de la réunion, expliquez le processus requis pour parvenir à un accord et recherchez cet accord.

Lorsque vous déterminez ce processus pour la première fois dans votre agenda, demandez-vous : Comment est-ce que je veux mener cette discussion ? Est-ce que je veux entendre des individus ou des équipes? Est-ce que je veux un vote à l'unanimité, des options de sondage ou une discussion de remue-méninges ? Comment savoir quand un problème a été résolu ? A quoi ressemble la rencontre idéale pour moi ?

Modifier votre agenda

C'est peut-être la partie la plus cruciale de l'élaboration de tout programme - comprendre qu'ils sont toujours dans un processus de changement. Aucun agenda n'est à l'abri de la folie du temps, des retards imprévus, des congés de maladie ou des contretemps. Pour cette raison, il est important d'être prêt à changer. Les priorités de l'agenda changeront sans aucun doute d'importance à mesure que la date approche et que les choses se solidifient en temps réel. Au fur et à mesure que les projets progressent, l'équipe fait de même, et donc, les objectifs de l'agenda aussi. Le premier élément de tout bon ordre du jour est « d'éditer et de redéfinir les priorités de l'ordre du jour d'aujourd'hui ». Cet élément du calendrier est le meilleur moyen de s'assurer que votre équipe est en accord avec ce qui est discuté, pourquoi, jusqu'où et avec quelles attentes le jour de.

Lorsque vous créez un ordre du jour pour n'importe quelle réunion, demandez-vous, Y a-t-il de la place pour la discussion ici? Comment gérer au mieux ce que je ne peux pas planifier ? Comment puis-je garder ma discussion centrée?

Suggestions d'ordre du jour supplémentaires

Qu'est-ce qui fonctionne bien

Il s'agit d'un élément important à inclure dans votre ordre du jour. Cela en dit long sur votre leadership de pouvoir suspendre l'urgence d'une réunion pour discuter des éléments de réussite avec votre équipe. Il est vital que chacun sente que son travail est valorisé, malgré les contraintes de temps, les revers, les accrocs et les défis. Un travail bien fait doit être abordé, et prendre quelques instants au cours de votre réunion pour féliciter votre équipe pour ce qui a bien fonctionné est un excellent moyen de garder le moral et de favoriser un environnement de travail favorable.

Points à améliorer

Il s'agit d'une catégorie moindre, mais tout aussi importante. Cela rappelle un peu à votre équipe qu'il y a toujours place à l'amélioration. Que vous ayez rencontré des problèmes de ponctualité, de dynamique interne au bureau ou que vous ayez simplement eu une semaine difficile sur le marché, assurez-vous que votre équipe est consciente de ce que l'on attend d'elle, à tout moment. Mettre votre tasse de café dans le lave-vaisselle est une petite mais importante partie de l'entretien d'un environnement de bureau, et aussi insignifiant que cela puisse paraître, le mentionner dans le cadre de votre réunion renforce l'importance de la cohérence.

Idées de stationnement

Que vous ayez ou non entendu parler du phénomène Parking Lot, vous avez certainement utilisé ses concepts de base. Il agit essentiellement comme une caisse de résonance pour toutes les idées qui ne peuvent pas être immédiatement abordées dans l'environnement de réunion actuel. Tous les nouveaux projets, idées, requêtes et questions peuvent être « parqués » dans le lot et notés comme points de discussion pour les futures réunions. Cela signifie également que vous avez toujours une unité de stockage pleine d'idées sur lesquelles revenir, si vous avez quelques minutes supplémentaires à la fin d'une réunion. Le parking est un excellent moyen de rester concentré sur sa tâche, sur la bonne voie et sur le record.

Dans l'ensemble, la chose la plus importante à retenir lors de la conception d'un agenda est que vous travaillez toujours ensemble vers un objectif commun. Vous devez viser à rendre votre discussion cohérente, inclusive, créative et productive. Il est difficile d'atteindre toutes les cibles, mais si vous avez une place pour cela à l'ordre du jour, vous pourriez arriver à temps.

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Presque toutes les industries ont adopté le concept de travail à distance, nécessaire dans l'environnement de travail actuel. Le nombre de personnes travaillant à domicile ou ailleurs a tendance à augmenter en Amérique du Nord au cours de la dernière décennie. Des articles ont été publiés pour soutenir le travail à distance, affirmant qu'il augmente la productivité, l'efficacité et le moral.

Mais rien ne vient sans défis, et avec des coéquipiers à l'étranger, certains problèmes peuvent survenir au quotidien. Une solution appropriée est la vidéoconférence en ligne, dont nous discuterons dans cet article.

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