Comment fonctionne un événement virtuel ?

Pour une réussite, événement virtuel à fort impact, vous allez devoir consacrer du temps à la planification et à l'organisation. En fait, vous allez vouloir le traiter de la même manière que vous le feriez pour tout autre événement en personne. Mais ne laissez pas cela vous alourdir. Avec des solutions de visioconférence à portée de main, ainsi que toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour engager, présenter et créer des réunions dynamiques, vous pouvez organiser un événement virtuel réussi sans peine.

Un événement virtuel est un rassemblement qui se déroule en ligne. C'est là qu'un groupe, une communauté ou un public se réunit pour communiquer et partager une expérience. Il peut être social ou commercial. C'est peut-être une conférence, ou peut-être est-ce un mélange de virtuel maintenant et en personne à une date ultérieure. Dans tous les cas, un événement doit évoquer un sentiment de réseautage et de communauté. Après tout, cela incite des personnes partageant les mêmes idées à créer des liens et à discuter de sujets similaires.

Avec un événement virtuel, vous pouvez rassembler des publics tout en commercialisant le produit ou le service de votre entreprise. C'est une solution gagnant-gagnant !

Alors, comment fonctionne un événement virtuel ? En lancer un qui positionne avec succès votre produit ou service sous un bon jour, fait en sorte que votre public se sente le bienvenu et offre une opportunité de réseautage ou de connexion, tout commence par des outils numériques fiables.

Matériel requis: Il est préférable d'utiliser un appareil doté d'un écran suffisamment grand pour garder les onglets ouverts. Un smartphone est approprié si vous êtes un participant, mais en tant qu'hôte, il est conseillé d'utiliser un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Assurez-vous d'avoir un micro, une caméra et des haut-parleurs en interne sur votre appareil ou vous pouvez mettre à niveau en externe.

Logiciels requis: Vous aurez besoin d'une vidéo conférence outil simple d'utilisation, intuitif et ne nécessitant ni équipement ni configuration compliquée.

Une fois vos outils prêts, selon le type d'événement virtuel que vous organisez, vous devrez commercialiser et faire de la publicité pour attirer des participants. Tu peux essayer:

• Atteindre à travers les médias sociaux
• Envoi d'un e-mail à vos contacts
• Organiser des événements Facebook Live pour générer de la notoriété
• Création de contenu payant

Attendez-vous à un bon résultat? Alors n'oubliez pas le pouvoir d'un bon marketing. Si votre message n'est pas ciblé et promu, vous courez le risque d'une faible participation. Une fois que vous êtes en mesure d'atteindre votre public cible, vous devez fournir un contenu passionnant et engageant. Le contenu est roi, après tout !

Qu'avez-vous prévu ? Pensez à certaines activités que vous souhaitez inclure dans la mise en page de votre événement, comme des invités spéciaux, des présentateurs, des discours de motivation, de la méditation, de la ludification, des concours, des vidéos, etc.

Étant donné que les participants n'occuperont pas d'espace physique, c'est à vous de formuler comment vous souhaitez configurer votre espace virtuel. Décidez du degré d'interaction possible ou de la façon dont vous serez tourné vers l'avant. Y aura-t-il une session de questions-réponses ou des sondages ? Qu'en est-il des présentations, des conférenciers principaux, des salles de discussion, des salles de sous-commission ou d'autres moyens d'interagir ? Selon le type d'événement virtuel que vous avez en tête, votre structure prendra forme pour soutenir ce que vous voulez dire et comment vous voulez le dire.

Il existe 4 principaux types d'événements virtuels qui incluent :

1. Webinaires
   Utilisé pour retenir l'attention pendant environ une heure à deux heures, un webinaire offre aux participants du monde entier la possibilité de se joindre et de s'imprégner du contenu des présentateurs. Les événements virtuels axés sur les webinaires sont éducatifs, ont tendance à être ponctuels et sont généralement bien fréquentés car ils sont de niche et informatifs. Ils peuvent être préenregistrés ou en direct, et sont parfaits pour les formations internes et externes.
2. Conférences virtuelles
   En mettant l'accent sur les événements en direct, une conférence virtuelle est plus dynamique. C'est ce que serait une conférence normale, sauf hébergée en ligne. Ils incluent du contenu multi-sessions (salles de sous-commission, sessions, présentations et conférenciers qui se déroulent tous simultanément) où le participant peut créer son propre itinéraire et regarder en direct maintenant ou regarder le contenu enregistré plus tard.
3. Événements hybrides internes
   Ces événements sont en partie en personne et en partie virtuels. Par exemple, il n'est pas conseillé d'envoyer toute l'équipe au siège, mais quelques-uns peuvent être sélectionnés pour y aller, tandis que les autres se connectent virtuellement. Ce type d'événement virtuel fonctionne pour les entreprises qui souhaitent rassembler des employés de différents pays, continents et bureaux. Parfait pour les lancements de produits, les rencontres d'entreprise, le développement commercial, le perfectionnement, l'orientation des nouvelles recrues, etc.
4. Événements hybrides externes
   Pour les personnes extérieures à l'organisation, un événement hybride externe permet à ceux qui ne peuvent pas se rendre à l'événement d'y assister virtuellement. Ces événements peuvent être des conférences d'utilisateurs ou d'industrie ou des « journées découvertes » pour les franchises, par exemple. Ils nécessitent également beaucoup plus de planification, de production et d'affinage.

Si vous voulez que votre événement virtuel soit mis en place pour réussir, incluez les éléments suivants composants indispensables:

• Site web de l'événement avec des informations claires et détaillées
• Inscription à l'événement et e-mails de confirmation
• Contenu de présentation en direct (conférenciers, invités spéciaux, présentation, etc.)
• Vidéo audio unidirectionnelle en direct
• Temps de questions/réponses
• Interaction avec la boîte de discussion
• Contenu enregistré
• Enquêtes de rétroaction

Voici quelques choses à faire et à ne pas faire pour organiser un événement virtuel qui vous attire un nombre élevé de participants et donne aux participants l'impression que leur temps est bien dépensé :

Ne perdez pas votre audience
Maintenez un flux dynamique en gardant votre public engagé. Posez des questions et obtenez des réponses dans la boîte de discussion. Attirez les gens en utilisant des puces courtes sur les diapositives tout en parlant pendant votre présentation. Intégrez des visuels attrayants et utilisez des salons virtuels pour encourager le réseautage et collaboration.

Ne limitez pas votre impact
Public ou privé, assurez-vous de prendre les mesures nécessaires pour créer du contenu supplémentaire à partir de l'événement lui-même. Il peut s'agir de séquences dans les coulisses, de clips de présentateurs ou d'une bande-annonce diffusée sur les réseaux sociaux.

Choisissez de vous associer à la bonne plateforme
Connaissez les types de fonctionnalités de visioconférence que vous souhaitez inclure et quelle est la technologie la plus conviviale, intuitive et sans douleur à utiliser afin que vous puissiez communiquer clairement et efficacement. Chercher partage d'écran ainsi que diffusion en direct vers les capacités YouTube, Par exemple.

Laissez FreeConference.com vous aider à concevoir un événement virtuel qui vous fera remarquer. Faites connaître votre marque avec une solution de visioconférence gratuite pour offrir à votre produit la visibilité que vous recherchez. Utilisez la large gamme d'outils et de fonctionnalités pour améliorer votre offre tout en présentant un message dynamique.