6 conseils pour améliorer votre prochaine conférence téléphonique

Il est vrai que les réunions physiques en salle du conseil d'administration sont en déclin avec la croissance rapide de la technologie des télécommunications. Avec la main-d'œuvre de plus en plus éloignée, de plus en plus de personnes choisissant de travailler à domicile et la nécessité pour des collègues de différents bureaux (et même du monde entier) de collaborer, les conférences téléphoniques deviennent un rituel commun.

Mais malgré les avantages des conférences téléphoniques, de nombreuses personnes redoutent d'en faire partie. Si vous en avez déjà rejoint un auparavant, ou même les avez hébergés, vous savez de première main à quel point ils pourraient s'avérer désastreux. Voici six conseils qui vous aideront à améliorer votre prochaine réunion :

1) Préparez votre réunion à l'avance

Bien que cela puisse paraître évident, vous devez toujours organiser votre conférence téléphonique à l'avance. Vous devez également avoir un objectif établi afin que la réunion ait une direction. Cela conduit à un ordre du jour (ou des sous-objectifs) sur lequel vous et votre équipe pouvez travailler pendant la réunion afin que tout le monde reste sur le sujet et ne se limite pas à d'autres discussions. Dans notre système de planification Web, vous pouvez envoyer à votre équipe le sujet et l'ordre du jour de la réunion pendant que vous créez votre invitation par e-mail. N'oubliez pas de garder les invitations pertinentes, courtes et simples. Votre équipe ne peut certainement pas élaborer une année entière de plans et de projets en une seule conférence téléphonique d'une heure. 

2) Gardez la distraction au minimum

Il y a des tonnes de distractions dans l'environnement de bureau qui peuvent vous dissuader de travailler. Cette Harvard Business Review L'article répertorie de nombreuses choses que les gens font pendant une conférence téléphonique, y compris grignoter ou terminer un autre travail. Certaines personnes abandonnent même l'appel et prétendent ensuite s'être endormies. Puffin a déjà posté quelques conseils sur la façon de réduire les distractions, que vous pouvez trouver sur FreeConference.com blogue. 

3) Adoptez la visioconférence

Alors que certains d'entre nous préfèrent encore les conférences audio, l'ajout de vidéo conférence commence à être acceptée sur le lieu de travail. Étant donné que les participants se regardent les uns les autres, tout le monde reste engagé avec le sujet en cours. Les  Partage d'écran Cette fonctionnalité ajoute également une autre dimension visuelle à la réunion et crée une discussion plus approfondie.

4) Demandez à tout le monde de suivre « Etiquette de réunion »

Pour s'assurer que tout le monde est conscient du fait que la conférence téléphonique vise à « faire avancer les choses » et non à discuter du week-end, tout le monde doit suivre l'étiquette de la réunion. Tout le monde a mis de côté son travail et fait des efforts pour se joindre à l'appel, il est donc important de ne pas perdre de temps. Traitez votre conférence téléphonique comme une réunion en personne!

5) Attribuez des rôles et maintenez tout le monde impliqué

Si vos réunions précédentes ne se sont pas bien déroulées, vous devriez envisager d'amener plus de personnes à y jouer un rôle actif. Une réunion doit avoir un leader et un facilitateur ; le leader est quelqu'un qui organise et dirige la réunion, tandis que le facilitateur s'assure que la réunion est conforme à l'ordre du jour. N'ayez pas peur de couper le son de quelqu'un s'il monopolise le micro ; si quelqu'un est silencieux, demandez-lui de partager ses réflexions afin que la réunion soit inclusive pour tous les participants. Assurez-vous de laisser du temps pour apprécier la contribution de chacun afin que la réunion se termine sur une bonne note.

Une bonne organisation est comme une machine qui nécessite des rouages ​​bien huilés ; rouages ​​qui sont composés de vos collègues. L'hébergement de conférences téléphoniques est un moyen de garder tout le monde engagé et à jour.

6) Utilisez FreeConference.com

Si vous cherchez à avoir les meilleures conférences téléphoniques, il est logique d'utiliser le meilleur service ! FreeConference.com vous permet de faire tout ce qui précède, et bien plus encore. Si vous avez besoin de plus d'informations, un liste complète des fonctionnalités peut être trouvé sur notre site .

Pourquoi ne pas essayer d'organiser une conférence téléphonique avec Freeconference aujourd'hui? C'est plus facile que vous ne le pensez et mieux que n'importe quel service de conférence Web merdique que vous utilisez…