Mikä on online -projektinhallinta?

Projektin hallinnointi verkossa vaatii erilaisia ​​digitaalisia työkaluja, jotka auttavat nostamaan projektisi maasta. Käytitpä sitten online -projektinhallintaohjelmistoa, videoneuvottelualustaa tai molempia, voit seurata kaikkea suunnittelusta toteutukseen digitaalisten työkalujen avulla, jotka virtaviivaistavat viestintä.

Katsotaanpa, kuinka videoneuvottelualusta parantaa online -projektinhallinnan laatua.

Mikä se on?

Online -projektinhallinta riippuu digitaalisista työkaluista, jotka tukevat projektin kaikkia elämänvaiheita: aloitus, suunnittelu, toteutus, seuranta ja sulkeminen. Projektipäälliköt johtavat aikataulua, resurssien jakamista, budjettia, laatua ja valvovat viestintää - mikä tekee videoneuvotteluista arvokkaan hyödyn projektin etenemiseen.

Online-projektinhallintaohjelmisto tekee tehtävistä, projekteista ja ryhmätyöstä näkyvämpiä ja konkreettisempia, kun taas videoneuvottelut ovat digitaalinen työkalu, joka luo virtuaalisia yhteistyötiloja näiden ruutujen merkitsemistä varten.

Kun videoneuvottelualusta on käytössä, projektipäällikkö voi pitää yhteyttä ja tavoittaa kommunikoida tehokkaasti yksilöiden ja tiimien kanssa. Kun projektinhallinta on tehokasta, projektit voivat kasvaa ja kehittyä nopeammin. Tämän seurauksena työ nopeutuu, koska tiimit voivat helposti tavata, jakaa ja tehdä yhteistyötä kitkattomasti.

Projektien parantaminen, nopeampi tiedonsiirto ja kriittiset päivitykset ovat kaikki seurausta tehostetusta viestinnästä ja paremmasta projektinhallinnasta videoneuvottelualustan kautta.

Miten siitä on hyötyä?

Käyttäminen projektinhallinnan videoneuvotteluohjelmisto työkaluna projektisi ohjaamiseen varmistaa, että pysyt ajoissa, asianmukaisina ja budjetin rajoissa.

• Ajallaan: Yhteistyö päätöksentekijöiden, toimittajien ja myyjien kanssa-kaikkien projektissa mukana olevien kanssa-voit järjestää verkkokokouksen muutamalla napsautuksella.
• Soveltamisala: Pysy ennalta määrätyissä tehtävissä ilman, että joudut perääntymään tai kohtaamaan irtisanomisia. Jos projektin käyttöönotossa tapahtuu muutoksia, kurssin korjaaminen ja avaintoimijoiden pitäminen ajan tasalla on helppoa.
• Budjetissa: Säästä rahaa, kun voit ulkoistaa tehtäviä etkä matkustaa tai kuluttaa majoitukseen. Pidä yksityiskohtaiset tiedot ja järjestä isäntätilaisuuksia verkossa säännöllisesti keskustelemaan taloudesta, ennusteista ja ennakoitavista kuluista.

Kuka sitä tarvitsee?

Projektipäälliköt kohtaavat monia haasteita joka voi hidastaa projektin etenemistä ja kasvua. Ei ole harvinaista törmätä johonkin seuraavista ongelmista:

• Hukkaan heitettyä aikaa tietojen hankkimiseen, aikataulujen päivittämiseen, tiedostojen ja asiakirjojen etsimiseen ja tiimien päivittämiseen
• Ei voi nopeasti levittää muutoksia projektiin ja tietoihin
• Liian monta projektipäällikköä, joilla on erilainen tyyli ja lähestymistapa
• Hajallaan olevat prioriteetit
• Ei tarpeeksi resursseja
• Määrittelemätön työn laajuus
• Määräajat suosivat työn laatua
• Tiimi ei pysty keskittämään viestintä- ja työkanavia

Mutta kun yksi tai useampi näistä haasteista tulee esille, kuinka voit työskennellä niiden muuttamiseksi tai estämiseksi? Käyttämällä videoneuvotteluja ja niihin liittyviä ominaisuuksia projektipäälliköt voivat kohdistaa tehtävät tapaan, jolla se tehdään.

Kun verkkoviestintä on minkä tahansa projektin toteuttamisen ytimessä, käytä seuraavia videoneuvottelutoimintoja verkkokokouksen, tiedotustilaisuuksien, päivitysten ja muun hyödyntämiseksi:

• Kutsut ja muistutukset
  Suunnittele kokouksesi etukäteen (tai paikan päällä!) Ja liitä mukaan kaikki asiaankuuluvat tiedot. Napsauta asettaaksesi muistutuksia ja kutsua kuka tahansa osoitekirjasta.
• SMS-ilmoitukset
  Muistuta osallistujia tärkeästä tapaamisesta ottamalla heihin yhteyttä suoraan mobiililaitteellaan ja antamalla tarvittavat tiedot.
• Ryhmäkutsut
  Luo osoitekirjaasi ryhmiä, jotka on jo nimetty, jotta voit napsauttaa ryhmää ja käynnistää sen.
• Aikavyöhykkeen ajastin
  Tapaat saumattomasti verkossa tarvitsematta arvata aikavyöhykkeitä. Käytä tätä ominaisuutta syöttääksesi kaupungin kellonajan ja päivämäärän ja löytääksesi täydellisen ajankohdan tapaamiseen.
• Asiakirjojen jakaminen
  Sen sijaan, että viettäisit aikaa tietyn tiedoston etsimiseen tai vanhojen sähköpostiketjujen selaamiseen, voit jakaa tärkeitä medioita, linkkejä ja videoita paikan päällä. Kaikki asiakirjat sisältyvät puhelun yhteenvetosähköposteihin.
• Mobile App
  Vaikka juokset toimiston ja kodin välillä, voit pysyä yhteydessä ja ajoissa liittymällä kokoukseen mistä tahansa. Käytä laitteen Android- tai iOS -sovellusta hypätäksesi puheluun juoksun aikana!

(alt-tag: Kolme ihmistä työskentelee pöydässä, puhuu ja on vuorovaikutuksessa tabletilla samalla kun piirtää suunnitelmia työpöydällä toimistossa)

Videoneuvottelut auttavat hallitsemaan projekteja verkossa:

1. Mahdollisuus muodostaa yhteys kasvotusten
   Varsinkin jos tiimisi sijaitsee eri puolilla kaupunkia, maata tai maailmaa, sähköpostikeskustelu voidaan ymmärtää väärin ja yksityiskohdat voidaan jättää huomiotta pitkissä tekstiviesteissä ja sähköpostiketjuissa. Nopea videokeskustelu tarjoaa osallistujille toisen tavan pysyä yhteydessä, rakentaa yhteyttä ja kommunikoida ytimekkäämmin etenkin silloin, kun kehonkieli ja ilme ovat näkyviä.
2. Reaaliaikaiset yhteydet
   Videokeskustelu on täydellinen tilaisuus antaa ja vastaanottaa välitöntä palautetta tai lähettää ja vastaanottaa tiedostoja paikan päällä. Työssä voi tehdä yhteistyötä reaaliajassa online-taulun ja näytön jakamisen avulla. Tehtävän suorittamisen ei tarvitse tapahtua yksin tai siilossa, kun osallistujat ovat selvästi tietoisia projektinhallintatyökalussa luetelluista määräajoista tai heille lähetetään tietoja tulevasta verkkokokouksesta tekstiviesti -ilmoitusten kautta.
3. Resurssien parempi käyttö
   Projektipäälliköt hengittävät helpotuksesta tietäen, että he voivat luottaa videoneuvottelualustaan, joka yhdistää paitsi kokopäivätyöntekijät myös freelancerit ja sopimustyöntekijät. Ota yhteyttä erikoisalan ammattilaisiin kertaluonteisia projekteja varten tai koota erikoistunut tiimi maantieteestä riippumatta. Videokeskeisempi lähestymistapa viestintästrategiaasi kutsuu ihmisiä lahjakkuuden perusteella läheisyyden sijaan. Lisäksi projekti voi säästää resursseja ja aikaa ja pitää sinut budjetissa.
4. Parannettu prosessi
   Kun keskityt videoneuvotteluihin viestintästrategian ytimessä, projektillasi on lisäetuja, sillä se luo suoria ja eteenpäin suuntautuvia yhteyksiä ongelmien ratkaisemiseksi, pullonkaulojen näkemiseksi ja ihmisten yhdistämiseksi.

Anna FreeConference.comin herättää projektisi eloon. Ammattimaisten verkkoneuvottelupalveluiden ja ilmaisten ominaisuuksien, kuten näytön jakamisen, online -kokoushuoneen, videoneuvottelujen ja muiden ominaisuuksien avulla - ILMAISEKSI - voit olla yhteydessä tiimiisi, asiakkaisiin ja ylempään johtoon, jotta projektisi toteutuu. Aivoriihi, aseta tavoitteita ja siirry yhdessä kohti yhteistä näkemystäsi.