Kuinka järjestää tuottavampi projektikokous

Vaikka kokoukset ovat tärkeitä yhteistyön helpottamiseksi projektikokouksen aikana, ne voivat viedä valtavasti aikaa. Itse asiassa, Useimmat ihmiset pitävät noin puolta kokouksista, joihin he osallistuvat, "hukkaan heitettyä aikaa" ja tämä ei vain turhauta heitä, vaan myös vaikeuttaa heidän keskittymistä käsiteltävään tehtävään.
Tämän seurauksena on tärkeää löytää keinoja tehdä projektikokouksista tuottavampia. Tämä auttaa muuttamaan tapaa, jolla tiimisi suhtautuu kokouksiin, mikä muuttaa nämä kokoukset hyödylliseksi tilaksi, jossa ihmiset voivat hakea apua ongelmiin, tarjota ehdotuksia muille ja saada päivityksiä projektin yleisestä tilasta.
Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, joten käytä seuraavia tapaamistaktiikoita, jotta voit hyödyntää seuraavaa projektikokousta.

Luo ohjelma ja levitä se

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä tuottavamman projektikokouksen järjestämiseksi, on määrittää, mistä tarkalleen keskustellaan, kun kaikki ovat samassa huoneessa. Esityslistan laatiminen auttaa sinua vastaamaan kysymykseen "mitä varten tämä kokous on?" joka auttaa selvittämään, onko kokous todella tarpeen.
Lisäksi on tärkeää, että lähetät tämän esityslistan kaikille kokouksen osallistujille vähintään yksi täysi päivä etukäteen. Tämä auttaa heitä saamaan käsityksen siitä, mistä kokouksessa on kyse, ja jos aiot keskustella jostakin uudesta, se auttaa ihmisiä aloittamaan asioiden miettimisen ennen kuin he menevät kokoukseen.
Jos haluat tehdä jotakin muuta, ennen kuin tulet kokoukseen, varmista, että sanot sen esityslistallesi. Jos esimerkiksi haluat, että he lukevat jotain tai jos haluat kerätä tietoja, on järkevää kertoa heille, että he tekevät tämän etukäteen, jotta voit hypätä heti sisään projektikokouksen alkaessa.

Aseta ja kunnioita aikarajoja

Osa kokousta tuntuu tuottamattomalta ylittää sille varatun ajan. Kokouksia on olemassa tiettyjä tarkoituksia varten, ja jos alat ajautua käsillä olevasta tehtävästä, aika on helppo loppua ja sinun on joko pidennettävä kokousta tai lopetettava se saavuttamatta tavoitettasi.
Hyvä tapa estää tämä tapahtuvan on asettaa määräaika kullekin esityslistan kohdalle ja pitää siitä kiinni. Jos tulee jotain, joka saa sinut ylittämään varatun ajan, harkitse sen esittämistä. voit aina ajoittaa toisen kokouksen toisen ihmisryhmän kanssa käymään sen myöhemmin läpi. Työn hajoaminen näin auttaa myös tekemään projektiryhmästäsi menestyvämmän.
Lopuksi voit myös käyttää ajastimia auttaaksesi sinua noudattamaan aikarajoja ja pitämään kokouksesi aikataulussa. Tämän tekeminen ei ainoastaan ​​auta sinua olemaan tuottavampi, vaan se osoittaa myös tiimillesi, että kunnioitat heidän aikaansa ja teet kaikkesi välttääksesi tuhlaamisen.

Hanki oikeat ihmiset huoneeseen

Osa tuottavan projektikokouksen avainta on varmistaa, että oikeat ihmiset ja vain oikeat ihmiset ovat läsnä. Ei ole mitään pahempaa kuin viettää tunti kokouksessa, johon sinun ei tarvinnut osallistua, ja jos näin tapahtuu, se johtuu suurelta osin siitä, että kokouksen järjestäjä ei käyttänyt tarpeeksi aikaa kysymään, kuka todella tarvitsi olla paikalla.
Auta sinua tekemään tämä harkitsemalla erilaisia ​​tapaamisia, joita sinulla voi olla, kuten:

• Päätöskokoukset: Tämän kokouksen tarkoituksena on tehdä yhteistyötä ja löytää paras tie eteenpäin, ja tämä tarkoittaa, että vain ne, jotka ymmärtävät projektin kokonaisuudessaan, ovat paikalla. Kaikki muut ovat vain ylimääräisiä, ja tämä saa kokouksen näyttämään turhalta.
• Työtapaamiset: Ne tapahtuvat, kun ihmisten on tehtävä yhteistyötä tietyn tehtävän parissa, ja kokouksessa on oltava vain niiden, jotka ovat vastuussa tämän tehtävän suorittamisesta.
• Palautekokoukset: Nämä antavat johtajille mahdollisuuden kuulla tiimiltään, mikä toimii ja mikä ei. On hyvä, että näitä on koko projektin elinkaaren ajan, jotta ihmiset voivat vapaasti puhua, kun jokin ei mene hyvin. Tiimisi koosta riippuen tämä on ainoa tapaaminen, jossa kaikkien on ehkä oltava läsnä.

Käytä oikeita työkaluja

Käytetyillä työkaluilla on myös suuri merkitys kokousten tuottavuuden määrittämisessä. Esimerkiksi näytön jakaminen, videoneuvottelut ja valkotaulu helpottavat työskentelyä huoneessa olevien ihmisten kanssa ja tekevät tapaamisesta tehokkaamman. Ja kaikki nämä työkalut ja paljon muuta tarjoavat FreeConference.com.
Oikeiden työkalujen käyttö on nykypäivän työpaikoilla entistäkin tärkeämpää. Niin monilla yrityksillä on useita toimipaikkoja tai sallitaan ihmisten työtä etänä, eli ihmiset ovat hajallaan eri kaupungeissa tai maissa. Oikean tekniikan käyttäminen voi näyttää siltä, ​​että kaikki ovat samassa huoneessa, mikä helpottaa tuottavan projektikokouksen pitämistä.

Muuta seuraava projektikokous

Muista ottaa tiimisi mukaan kokousten suunnitteluprosessiin ja kerää heiltä palautetta, jotta voit parantaa kokousprosessiasi. Tässä keskusteltujen taktiikoiden käyttäminen auttaa sinua muuttamaan tapaamisesi ärsyttävistä ajanhukasta mahdollisuuksiin tehdä yhteistyötä ja innovoida.

Author: Kevin Conner on yrittäjä, joka omistaa useita yrityksiä, mm Laajakaistahaku, palvelu, jonka tarkoituksena on auttaa ihmisiä ja yrityksiä löytämään edullisin laajakaistayhteys. Yritysten johtaminen ja kasvattaminen edellyttää laajaa projektisuunnittelua ja johtamista, ja Kevin haluaa jakaa kokemuksensa muiden kanssa auttaakseen heitä menestymään.

[Ninja_form id = 7]