Avain tehokkaan muodollisen kokouksen järjestämiseen on hyvin harkittu esityslista. Kun valmistaudut etukäteen kirjoittamalla esityslistan etukäteen yksityiskohtaisilla kokoustiedoilla, säästät aikaa paitsi kaikille osallistujille, mutta lopputulos on todennäköisempi.
Tässä on 5 kohtaa, jotka sinun tulee aina sisällyttää tehokkaan kokousohjelman luomiseen:
Tämä saattaa olla tärkein osa esityslistaa. Siinä määritetään kokouksen tarkoitus ja lopputulos tai päätös, jonka toivot saavuttavan lopussa. Sen avulla kaikki osapuolet voivat saada selkeän käsityksen siitä, mitä yrität saavuttaa ja miksi heidän osallistumistaan arvostetaan.
Kun asialistalla on aloittaa tavoitteesta, olet enemmän keskittynyt lopputulokseen. samalla kun luot kokouksen muun asialistan, parannat kokouksesi tehokkuutta ennen kuin se edes alkaa.
Kun kokouksen tavoite on vahvistettu, valmistaudu kokoukseen luettelo tärkeistä keskusteluaiheista.
Jokaisen keskustelun aiheen pitäisi auttaa kokouksen tavoitteen saavuttamisessa. Luettelo voi olla lyhyt, mutta sen on oltava riittävän yksityiskohtainen, jotta ryhmän jäsenet voivat valmistautua tiimin kokoukseen tehokkaasti.
Yleinen tapa on asettaa jokainen aihe kysymykseksi. Tämä käynnistää osallistujien ajatusprosessin ja tarkistaa sen suhteellisuuden suhteessa kokouksen tavoitteeseen.
Jokaisella aiheella tulee olla omistaja ja tietty aika aiheen kattamiseen. Aiheen omistaminen tuo vastuuta. Aikataulu pitää kokouksen aikataulussa. Lataa ilmainen kokousohjelmamme täältä: FreeConference -kokousohjelman lataus
Haaste ei ole esillä päätettäessä, ketä kutsua, mutta ketä ei kutsuta. Vain ihmiset, jotka todella tarvitsevat olla kokouksessa, pitäisi olla tässä luettelossa.
Jos olet määrittänyt kokoustavoitteesi ja määrittänyt kokousaiheet, sinulla on oltava hyvä perusta osallistujaluettelon viimeistelemiseksi. Tätä silmällä pitäen kysy itseltäsi kolme kysymystä, kun harkitset kutakin kokouksen osallistujaa. Jos vastasit kyllä kaikkiin kysymyksiin, lisää hänet esityslistalle:
Jos olet epävarma, harkitse hänen osallistumistaan vapaaehtoiseksi. Voit aina lähettää kokouksen jälkeisen yhteenvedon, nauhoituksen tai transkription. Muistiinpanolaisen kokouspöytäkirja, ei aina pakollinen.
Yksi suurimmista valituksista liiketapaamisissa on, että ne ovat ajanhukkaa. Kokousten hallinta helpottuu, kun synkronointi kestää noin 30 minuuttia. Kunnioita kollegoidesi aikaa tuhlaamatta aikaa tai menettämättä tuloksia.
Seuranta on yhtä tärkeää kuin itse kokous. Alaosassa kokouksen esityslistamalli, on hyödyllistä sisällyttää osio, johon osallistujat voivat tehdä muistiinpanoja, dokumentoida toimintokohteita, päätöksiä ja poimintoja. Tämä osio järjestää kokouksessa tehdyt johtopäätökset ja antaa osallistujille mahdollisuuden visualisoida prosessia, jonka on tapahduttava myöhemmin.
Kokouksen aikana voi syntyä odottamattomia aiheita, jotka ohjaavat keskittymisen pois lopputavoitteesta. Pysyäksesi raiteilla ja ajoissa "pysäköi" aiheen ulkopuolinen keskustelu "pysäköintialueelle", yleensä esityslistan lopussa, palataksesi uudelleen edellisen kokouksen ulkopuolelle. Toinen yleinen termi tälle on "Otetaan tämä offline -tilaan".
Tämä on erityisen tärkeää, jos osallistujat osallistuvat kokoukseesi etänä. Varmista, että kaikki konferenssin yksityiskohdat on esitetty selkeästi ja oikein, mukaan lukien soittonumerot, pääsykoodi ja kaikki linkit online-kokoushuoneeseesi.
Voit myös luoda kokouksen FreeConference.com -sivustolla, ja konferenssin tiedot on sisällytetty kaikkiin kutsuihin ja muistutuksiin sekä kokouksen esityslistaan.
Ennakkoilmoitus antaa osallistujille aikaa valmistautua hallituksen kokoukseen ja varmistaa, että heidän aikataulussaan ei ole ristiriitoja.
Ennakkoilmoitus antaa osallistujille aikaa valmistautua kokoukseen ja varmistaa, että heidän aikataulussaan ei ole ristiriitoja.
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
