Millised on projektijuhtimise viis etappi?

Projekti käivitamiseks on vaja protsesside süsteemi ja andekaid inimesi töö tegemiseks. Põhimõtteliselt pole see lihtne saavutus!

Videokonverentsidele toetumine mitme meeskonna ja üksikisiku koostööks nõuab organiseeritust ja tõhusat projektijuhtimise rakendamist erinevates kontorites, osakondades ja käsuliinides. Ühtekuuluvus, suhtlus ja tsentraliseerimine on võtmetegurid. Kellega iganes te suhtlete – olgu selleks sidusrühm, klient või töötaja –, on ideest teostuseni palju liikuvaid osi, mida tuleb arvesse võtta.

Iga projekt nõuab põhjalikke teadmisi projekti elutsükli kohta. Iga faasi toimimise teadmine annab väärtuslikku teavet selle kohta, kuidas sellele läheneda. Aga kuidas toimib videokonverents teie protsessi võimendamiseks? Vaatame läbi projektijuhtimise 5 etapi raamistiku.

Projektijuhi kohustus on teada, planeerida ja käivitada projekti, omades põhjalikku arusaamist viiest projektijuhtimise etapist. See annab selge ja kokkuvõtliku plaani, kuidas idee abstraktsest konkreetseks muutub. Projektijuhtimise Instituudi (PMI) väljatöötatud 5 etappi iga projekti elluviimiseks on järgmised:

1. Algatus
Elutsükli faasi esimene etapp, algatamine nõuab avalööki, mis jääb kliendi ja investorite poole. Siin arutatakse eesmärke, eesmärke, kahtlusi, muresid ja kõiki esialgseid mõtteid ja ideid. Kui otsustajad ei asu ainult ühes kohas, võite videovestluse või konverentskõne jaoks veebikoosoleku korraldamise abil arutada järgmisi kõneaineid:

• Kes on investorid ja sidusrühmad?
• Mis on ettevõtte visioon ja missioon?
• Mis on hinnanguline ajakava?
• Millised on mõned sellega kaasnevad riskid?
• Milline eelarve ja vahendid on saadaval?

2. Planeerimine
Kui eesmärgid on paika pandud ja kokku lepitud, saab lõpptulemusest selgemat ettekujutust paremini mõista. Tagasi töötamine, et visualiseerida ja koostada plaanid, mida kõik järgivad, juhib meeskonda algatamisetapist lõpuleviimiseni.

Korraldage veebikoosolekuid, et:

• Koguge meeskonnad
• Edastage olulisi üksikasju
• Määrake projekti eesmärgid ja eesmärgid

Planeerimisetapp on kriitilise tähtsusega järgmiste 5 komponendi puurimiseks:

• Projekti struktuuri kujundamine
• loomine töövoo dokumendid
• Eelarvete hindamine osakondade lõikes
• Ressursside kogumine, eraldamine ja määramine
• Riskianalüüs

3. Täideviimine
Meeskonnajuhid ja projektijuhid pannakse liikuma, et luua tulemusi, olla klientidele vahendaja, täita ülesandeid, rakendada protsesse ja palju muud. Otsesuhtlus projekti kõigi osade vahel on idee edukaks elluviimiseks vajalik ja ülioluline. Kaasamine koostöövahendid võib seda suhtlust hõlbustada, tagades sujuva koordineerimise ja teabe jagamise meeskonnaliikmete vahel.

Täitmisfaasis on oluline:

• Sagedased kohtumised
  Plaanitud veebikohtumistega meeskondade peal püsimine aitab projekti lühidalt ja õigel ajal hoida. Õigeaegne ja kristallselge suhtlus videokonverentside või konverentskõnede kaudu tagab vähem pimeala, parema meeskonnatöö ja kiirendatud esemete liikumise.
• läbipaistvus
  Vältige võimalikke takistusi, kui tegemist on hõlpsasti välditavate takistustega, nagu ajakava koostamine, palkamine, osalejate kutsumine koosolekutele ja selle kindlaksmääramine, kes millise ülesande eest vastutab, integreerides oma videokonverentsiplatvormi muud digitaalsed tööriistad, nagu Slack, Outlook ja Google'i kalender.
• Konfliktide juhtimine
  Probleeme tuleb kindlasti ette. Vähendage juhtumeid, kutsudes esirinnas olevate meeskondade esindajaid sõna võtma ja väljendama muresid, kitsaskohti või kõike, mis võib ahelas nõrkust tekitada.
• Progress Reports
  Regulaarsed värskendused, mida jagatakse a standup koosolek, vestlusseanss või videovestlus aitavad kõverast eespool olla ja tuvastada probleemid enne nende ilmnemist.

4. Järelevalve ja kontroll
Kui te ei saa seda mõõta, ei saa te seda hallata. See etapp nõuab kontrollimist, et veenduda, kas kõik vastab eelnevalt kokkulepitule. Millised on peamised tulemusnäitajad? Mida tuleb tähtaegadest ja finantsparameetritest kinnipidamiseks rakendada?

Pidage võtmeisikutega veebikohtumisi rutiinsete kontrollpunktide, ülevaadete ja tulemusaruannete jaoks. Saate videokonverentsi teel läbi viia kaugesitlusi , mis hõlmavad töövooge, olulisi dokumente ja faile ning kõike, mida on vaja jagada ja levitada. Kui teil on vaja saada rohkem teavet meeskonna igapäevaste tegevuste kohta ja eriti siis, kui nad ei tööta kontoris, peate võib-olla kasutama tarkvara, et jälgida kodust töötavaid töötajaid . Mitte ainult tootlikkuse, vaid ka seetõttu, et analüütika aitab tuvastada protsesside kitsaskohti või meeskonda, kes kasutab aegunud rakendusi.

5. Sulgemine
Projekti lõpetamine on sama oluline kui selle alustamine. Seda nimetatakse ka "järelmeetmete" etapiks, see on umbes sel ajal, kui lõpetatud projekt on valmis avalikkusele avaldamiseks. Põhirõhk on siin toote vabastamisel ja tarnimisel.

Projektijuhi jaoks on ülioluline hinnata projekti eluiga algusest lõpuni järgmiselt:

1. Projekti tulemuslikkuse uurimine
   Kas iga meeskond tabas oma eesmärke ja markereid? Kas projekt viidi läbi eelarve ja ajakava piires? Kas projekt lahendas probleemi? Nende küsimuste käsitlemine ja muu aitab hinnata, kas projekt oli edukas või mitte.
2. Vaadates meeskonna jõudlust
   Meeskonnaliikmete tulemuslikkust saab individuaalselt täiendavalt analüüsida, et hinnata grupisiseset edu. Kvaliteedikontrollid, KPI -d ja veebikohtumised aitavad toimivusest paremini aru saada.
3. Projekti sulgemise hindamine ja dokumenteerimine
   Põhjalik esitlus, mis koostab täiendavaid dokumente, mis näitavad projekti kasvu kavandamisest kuni teostuseni, tagab klientidele ja sidusrühmadele nõuetekohase lõpuleviimise.
4. Arvustuste taotlemine
   Projekti lõpphinnang annab ülevaate tugevustest ja nõrkustest algusest lõpuni. Leidke teadmisi ja õppige järgmiseks korraks õppetunde.
5. Eelarve ületamine
   Eelarvekaotuse ja puutumatute ressursside kindlaksmääramine võimaldab paremini mõista edu (või ebaõnnestumist) ja aitab raiskamist juhtida.

Mõned veebikohtumiste kõnepunktid on järgmised:

• Millised olid projekti kaasavõtmised?
• Millised on kasvuvõimalused? Parandamine
• Millised olid selle protsessi tugevad ja nõrgad küljed?

Laske FreeConference.com-il pakkuda teie ettevõttele selget ja tõhusat projektijuhtimise videokonverentsiplatvormi, mis on vajalik projektijuhtimise kõigi aspektide sidususe ja tsentraliseerimise loomiseks. Laia funktsioonide valiku, lihtsa integratsiooni ning kvaliteetsete video- ja helivõimalustega võite oodata oma projekti põhjalikku edastamist ja koostööd.