Valitsuse videokonverentsi seansi võti on see, et kaks või enam osalejat peaksid üksteist reaalajas nägema, mis nõuab tavaliselt piisavat Interneti ribalaiust.
Valitsusele mõeldud tasuta videokonverentside korraldamiseks on palju erinevaid meetodeid, kuid tavaliselt hõlmab see kolme põhielementi.
- Videokaamera: võivad olla sülearvutitesse, tahvelarvutitesse või isegi nutitelefonidesse sisseehitatud veebikaamerad.
- Heliallikas: mikrofonid (st nutitelefoni mikrofon, videokaamera sisseehitatud mikrofon)
- Tarkvara: tarkvarapõhist platvormi kasutatakse kahesuunalise andmeedastuse edastamiseks Interneti-protokollide kaudu
Viimaseks, kuid mitte vähem tähtsaks, on suhtluse hõlbustamiseks vajalik kiire ja usaldusväärne Interneti-ühendus.
Valitsusametnikud saavad liituda või korraldada valitsusele tasuta videokonverentse spetsiaalses konverentsiruumis, mis on varustatud kvaliteetsete seadmetega, et jäädvustada kõrgekvaliteedilist heli ja videot mitmelt ruumis osalejalt. Videokonverentsiruumi seadistus võib sisaldada järgmist:
- Kõrgekvaliteedilised ekraanid (st monitor või televiisor)
- Kvaliteetsed kaamerad
- Ühesuunalised mikrofonid
- Monitor kõlarid