Isiklik kohtumine on traditsiooniliselt olnud kõige tõhusam ja usaldusväärsem viis kokku kutsuda, kuid tööjõu kasvades ja kogu maailmas laienedes on konverentskõned olulisemad kui kunagi varem. Kui teil on suur grupp või väike ettevõte, vajavad teie unikaalsed vajadused selget ja kokkuvõtlikku suhtlust.
Mõelge konverentskõnele kui virtuaalsele konverentsilauale, kus kõik saavad vestluses osaleda, olenemata nende asukohast. Konverentskõned hõlbustavad grupikoostööd ja on ideaalne alternatiiv isiklikuks kohtumiseks, säästes nii pendelrände aega, reisikulusid kui ka majutust.
Aga kuidas teil on hea konverentskõne, mis on sama isikupärane, produktiivne ja loominguline ilma füüsiliselt kohal olemata? Selles postituses käsitleme peamisi näpunäiteid sujuvate telefonikohtumiste läbiviimiseks, olenemata sellest, kas see on teie esimene konverentskõne või otsite võimalusi iga olulise kõne parandamiseks siit edasi!
Nagu iga isiklikult peetud koosolek, on ka täpsus ootus. Õigeaegne või isegi pisut enne kavandatud algust kohale ilmumine on mitmes mõttes arvestav.
Esiteks annab see hetke koosolekuruumi sisenemiseks ja seadetega tutvumiseks. Vaadake ringi, et näha, kus on vaigistusnupp, ja proovige kõiki lisafunktsioone, mis võivad kõne ajal olla kasulikud. Vaadake, kus asuvad enim kasutatavad funktsioonid; "Alusta", "Ajakava" jne.
Nõuanne: kas märkate koosolekule sisenedes ootel muusikat? See tähendab, et olete õiges kohas, ja see on läbimõeldud funktsioon, mis näitab veebis külastajatele, et kõne algab varsti.
Teiseks kasutage neid hetki oma mikrofoni ja kõlarite kontrollimiseks, et veenduda, et pärast konverentskõne täies hoos pole tehnilisi probleeme. See vähendab häireid ja tõrkeotsingule kuluvaid ebamugavaid hetki.
Kolmandaks harjutage väikest "konverentskõne" etiketti. Pole midagi raputavamat kui kiibikoti krigisev heli või taustamürast saadud tagasiside. Peakomplekt on valmis, sülearvuti täielikult laetud ja kõik muud vajalikud esemed käepärast - miinus mürarikas suupiste! Kui olete kulutanud mõne hetke enda ja oma ümbruse „konverentskõneks valmisolekuks” korraldamiseks, saate jätta hea esmamulje või jätkata produktiivse kohtumisega.
Kas esinete selle konverentskõne ajal? Hostimine? Kaasvõõrustamine? Mis on selle sünkroonimise eesmärk?
Kui olete oma rolli kindlaks määranud, saate konverentsikõne ette planeerida ja katkestada, et see oleks teistele osalejatele kergesti seeditav. Teades põhjuseid, miks kõik kokku tulevad, saate viivitamatult ja komplikatsioonideta pakkuda õigetele inimestele dünaamilise kohtumise.
Mõtle läbi, milliseid faile tuleb konverentskõne ajal jagada. Hoia need oma töölaual valmis, et saaksid need kõnesse lohistada või kasuta ekraani jagamise funktsiooni, et näidata osalejatele täpselt seda, mida sa oma ekraanil näed.
Oma sõnumi edastamisel edastage oma mõtted selgelt ja esitage oma leiud või esitlus alguse, keskpaiga ja lõpuga. Mõnikord jääb tähelepanuvõime lühikeseks, nii et kui olete oma osa koosolekust enne tähtaega harjutanud, saate oma idee lahti seletada ja hõlpsalt jahtida.
Ükskõik, milline on teie roll, isegi kui ainult vaatlejana, tagab kõne eesmärgi mõistmiseks ette planeerimine ja kaasavõtmise loomine teile iga kord sujuva kohtumise.
Mõnikord võivad konverentskõned põhjustada pikki vestlusi, eriti kui arutate kõrgetasemelist sisu, avaldate arvamusi, mõtlete välja loovaid eesmärke või esitate murrangulisi ideid.
Et kõik püsiksid graafikus, kaaluge enne koosolekut vaba marsruudi koostamist. Saatke see osalejatele päev või kaks ette, et nad saaksid tuleviku üle järele mõelda. Nii saavad nad parema ettekujutuse sellest, mida oodata, ning saavad enne kohtumist küsimusi ette valmistada või tagasisideks valmis olla.
Näpunäide: paluge osalejatel üles kirjutada kõik tekkivad küsimused ja eraldada nende jaoks vastamiseks ajaosa. Kui aeg saab otsa, paluge kõigil lisada oma küsimus e -kirja, millele vastatakse ja saadetakse välja hiljemalt samal päeval. Või kasutage oma konverentsiplatvormi vestlusfunktsiooni, et jagada küsimusi ja kommentaare reaalajas.
Samuti, et minimeerida ületundidesse minekut, tasub ehk mõelda, kas teie konverents peaks sisaldama videokonverentsi komponenti. See võib hästi toimida olukordades, kus visuaalsed näpunäited on abiks otsuse tegemisel, näiteks virtuaalse intervjuu ajal.
Järgmisel koosolekul proovige salvestamiseks salvestada ja hiljem vaadata ning näete, kui väärtuslik see funktsioon on.
Jäädvustage kõik koosolekul toimunu neile, kes ei saa kavandatud konverentskõnest osa võtta. See on ideaalne viis tipphetkede läbimiseks, selguse saamiseks, väikeste tarkusetükkide väljavalimiseks või kuidas punktist A punkti B.
Kui salvestate konverentskõnet, saate pöörata kogu tähelepanu sellele, mis teie ees toimub. Muutke märkmete tegemine minevikku, kui saate kohal olla ja täielikult kuulata. Kui sünkroonimine on tehtud, saate seda vaadata ja valida olulisi osi, mis mõjutavad teid ja teie tööd.
Teine salvestamise eelis; Saate täieliku pildi sellest, kuidas otsus tehti. Salvestades koosoleku algusest lõpuni, on teil täielik arenguprotsess. Ükski idee ega kommentaar ei jää kõrvale. Iga tehtud otsuse samm, mis viis teid sinna, kus te olete, on teie käeulatuses tutvumiseks ja arutamiseks saadaval.
Lõpuks aitavad koosolekute salvestused kaasa osalejate vastutuse tekitamisele. Kui projektid ja muudatused on eraldatud kindlale ressursile, annab salvestus üksikasju ja selgust ning seda saab käsitleda kui suulist „kaarti ja tegevuskava” töö tegemiseks.
Järgmine sünkroonimine, olgu see siis rangelt telefonikoosolek või video abil täiustatud, on kindel, teades, et saate veebikohtumisest sama palju kui isiklikult.
Pole mingit põhjust, miks teie kasvav tööjõud ei suudaks suhtlusliine avatuna hoida – igal pool ja igal ajal. Hoidke ühendust kõigiga alates oma lähimast meeskonnast kuni uute töötajate ja potentsiaalsete klientideni kõikjal maailmas, kasutades tasuta konverentskõnede tööriistu , mis võimaldavad teil ühenduses püsida.
Laske FreeConference.com-il pakkuda teie kasvavatele ettevõtetele kõike, mida vajate hea töö tegemiseks, konkurentsivõimeliseks jäämiseks ja suhtluse hõlpsaks kasutamiseks. Tasuta konverentskõnede teenuste ja tasuta videokonverentskõnede abil saate oma tööjõuga, nii siin kui ka välismaal, kursis olla, kasutades tehnoloogiat, mis pakub tipptasemel heli ja suurepärast videokvaliteeti. Teie virtuaalne konverentskõnede laud on just palju suurem!
Looge oma FreeConference.com konto ja saage juurdepääs kõigele, mida teie ettevõte või organisatsioon vajab kiireks tegutsemiseks, näiteks video- ja ekraanijagamine , kõnede ajastamine , automaatsed e-posti kutsed, meeldetuletused ja palju muud.
