Oleme elanikkonnana viimasel ajal teinud palju uuringuid, püüdes välja selgitada, miks koosolekud toimivad - või mitte.
Sageli oleme neid märkinud ebaefektiivseks traditsiooniks; tavaliselt peetakse seda ajaraiskamiseks (kui inimesed tegelikult kohale ei tulnud) ja võib kindlalt eeldada, et oleme kõik vähemalt ühele koosolekule ette valmistumata jõudnud. Mis siis annab? Miks on kohtumistest nii raske hoolida? Miks on neid nii raske hallata? Miks meil neid pidevalt on?
FreeConference'i tarkvara kasutamine tähendab, et olete otsustanud täielikult ära kasutada mõnda maailma juhtivat virtuaalkonverentsi tehnoloogiat ja olete seda teinud ei mingeid täiendavaid ärikulusid. Kuid Freemiumi teenust valides teate ka seda, et mõned ettevõtted jätavad soovida.
Teie õnneks tähendab FreeConference'i tarkvarauuenduste taskukohane olemus, et te ei pea ohverdama oma elu sääste, et pääseda juurde kvaliteedile, esmaklassilistele funktsioonidele või kasulikele uuendustele.
Me teame, et tõenäoliselt tahate juba oma koosolekutest välja tulla. Neid ei kasutata alati arukalt. Kuid kas olete mõelnud, et võiksite neilt rohkem saada?
Siis on lihtne tüdineda teatud uuringud mainige, et koosolekud võtavad umbes kolmandiku teie ajast, kuid mõned koosolekud on olulised – seepärast korraldame neid pidevalt.
Kuna osadus on koostööks hädavajalik ja üksi ettevõtet ei ehitata, on FreeConference välja töötanud muljetavaldavaid funktsioone, mille eesmärk on parandada kolleegide ja andmetega suhtlemist. Peamised probleemid, mida oleme püüdnud lahendada, on aja, selguse, järjepidevuse ja vastutuse küsimused.
Kui olete kunagi pidanud läbi istuma lõputu kohtumine, arvatavasti oli teil aega välja mõelda, kuidas oleksite seda teinud teisiti. Halvasti planeeritud koosolekuid on raske vahendada ilma lühikeste päevakavadeta; otsuste tegemine muutub segaseks keskendumata arutelu ja teadliku osalemise puudumise tõttu. Tõhusa tegevuskava koostamine on üks viise, kuidas kasutada tugeva meeskonna jõudu, kuna see pakub nii vajalikku ülesehitust kui ka informatiivset sisu asjade nõuetekohaseks täitmiseks.
Ükskõik, kas teie koosolek toimub iga päev, kord nädalas või kord kvartalis, on tõhususe säilitamiseks hädavajalik tugeva ajakava olemasolu nii suurtes kui ka väikestes rühmades. Allpool on loetletud mõned olulised tegurid, mida koosolekute päevakava koostamisel silmas pidada. Kaaluge järgmist.
Kas valisite teema, mis hõlmab meeskonda, kellega tegelete? Enamik inimesi soovib arutada asju, mis neid otseselt mõjutavad. Arutelu teemade üle, mis hõlmavad erinevaid osakondi, on hea kohtumistel esile tuua, selleks on vahendid eraldatud ainult grupiarutelud. Kuna enamik organisatsioone saab jõudu a
büroo vastastikuse sõltuvuse tõttu vajavad siseosakonnad oma jõupingutuste koordineerimiseks ja konsolideerimiseks sageli koosolekuaega.
Võttes arvesse meeskonna kaasatust arutletavaga, saate ka oma tegevuskava oma publikule kohandada ja publiku osalust maksimeerida.
Päevakava koostades küsige endalt: kas see mõjutab inimesi, kelle poole pöördun?
Kui kasutate moesõnu täppteema lausetena, võib professionaalide ruum hämmelduda: kui teatate uue toote edukast turuletoomisest päevakorras jaotises „Head asjad, mida me hiljuti tegime”, on tõenäoline, et olete sellel lehel ainus. Arutelu vahendamine on uskumatult raske, kui inimesed pole teemas selged, rääkimata sellest, et nad saaksid seda tõhusalt ette valmistada.
Küsimuste kasutamine koosolekul punktide esiletoomiseks on suurepärane võimalus veenduda, et arutelu tegelikult lahendab esitatava probleemi. Kasutades näitena meie hüpoteetilist edukat toote turule toomist: mis selle käivitamise puhul hästi toimis? Millised turud oleme selle eduga avanud? Kust me selle siit võtame?
Koosolekute teemasid koostades küsige endalt: Milliseid vastuseid ma otsin? Milline küsimus aitab meil kõige paremini kohale jõuda?
Inimesed võivad ärrituda, kui nad mõistavad, et nende panuse küsimine ei taga, et neil oleks lõplikus otsustusprotsessis sõnaõigust. Oluline on liigitada iga arutelu selle järgi, mida te oma publikult otsite. Kirjeldage rühmale, mida te nende vastustelt ootate. Küsimustel põhinev lähenemisviis aitab teil oma meeskonnalt rohkem kasulikke vastuseid saada, kuid võib põhjustada ka pettumust, kui olete mingil moel eksitav selle kohta, milleks neid vastuseid kasutatakse.
Kui koosolek peetakse selleks, et saaksite koguda sisendit suurema otsuse tegemiseks, tehke sellest teada. Kui vajate uue idee jaoks kõlapinda, märkige see päevakavasse. Kui otsite koosoleku lõpuks konsensust, kirjutage see üles ja tehke väga selgeks, et arutelu lõpp -eesmärk on millegi üle otsustada. Nii väldite oma meeskonnaliikmete vahel vaidluste tekkimist, millel võivad olla arusaamad autoriteedist, millel pole sellel koosolekul kaalu.
Kohtumiste ootuste loetlemisel küsige endalt: kas ma otsin sisendit, teavet või lõplikku otsust?
See küsimus on kahebitine ettevõtmine, kuna teie päevakorra õigeaegsus võib määrata teie meeskonnaliikmete ettevalmistuse taseme. Mida varem te päevakava neile edastate, seda kiiremini võite eeldada, et nad võtavad arvesse selle arutelupunktide elemente ja on valmis teile oma arvamust andma või koguma teavet, et teha koos teiega teadlik otsus. Oluline on anda oma meeskonnale mõned juhised, kui nad teevad olulisi otsuseid või koosolekuid, mis hõlmavad ettevalmistusi, kuna soovite maksimeerida aega kõigi asjaosalistega ja püüda inimesi teavitada, samal ajal kui teised, kes on ette valmistanud, istuvad ja ootavad, on suurepärane võimalus jätke oma meeskond pettunud ja ebakõlaks. 
Koosoleku päevakorda meeskonnale avaldades küsige endalt: Kui ma saaksin selle päevakorra kohe kätte, kas ma ise oleksin selleks kohtumiseks õigeks ajaks valmis?
Suurt gruppi inimesi teemal hoida on raske. Nende ajakava järgimine on peaaegu võimatu. Sel põhjusel on ülimalt oluline lisada oma koosoleku päevakava koostamisse ajastuskomponent. Iga osa/küsimus/teemaosa tuleks aja jooksul selgelt välja tuua. See ajavahemik peaks eraldama piisavalt aega aruteludeks, läbivaatamiseks ja järelduste tegemiseks. See on oluline enne koosolekut visandamiseks: sageli kuulete lõpuks, et teatud küsimused vajavad juhatuses rohkem aega või neid võib oluliselt vähendada.
Koosoleku päevakorra iga osa jaoks ajavahemikke koostades küsige endalt: Kuidas meie aega kõige paremini kasutada? Kas nende tagasiside avab dialoogi, mis väärib edasist arutelu? Kui kaua ma tahaksin sellele esemele kulutada?
Teie päevakorra töötlemine on rohkem seotud koosoleku kõigi punktide protsessi etappidega. See loetleb arutelu tasemed, mille jooksul proovite käsil olevat ülesannet täita. Küsimuste töötlemise viiside kokkuleppimine suurendab teie koosoleku tõhusust. Kui te ei loe üles viisi, kuidas soovite, et meeskond iga probleemi lahendaks, võivad mõned liikmed probleemi määratlemisel häirida, samas kui mõned arutavad selle olulisust nende jaoks: keegi ei keskendu lahenduste leidmisele või hindamisele .
Üksuse käsitlemise protsess peaks ilmuma teie pakutavasse kirjalikku päevakorda. Kui jõuate koosoleku ajal selle punktini, selgitage kokkuleppe saavutamiseks vajalikku protsessi ja otsige seda kokkulepet.
Kui otsustate selle protsessi oma päevakorras esmakordselt, küsige endalt: Kuidas ma tahan seda arutelu juhtida? Kas ma tahan kuulda üksikisikute või meeskondade kohta? Kas ma tahan üksmeelset hääletamist, küsitlusvõimalusi või ajurünnakut? Kuidas ma saan kindlaks teha, millal probleem on lahendatud? Milline näeb minu jaoks välja ideaalne kohtumine?
See võib olla iga päevakava koostamisel kõige olulisem osa- mõista, et need on alati muutuste protsessis. Ükski päevakava pole immuunne aja rumaluse, ootamatute viivituste, haiguspäevade või tagasilöökide suhtes. Sel põhjusel on oluline olla valmis muutusteks. Päevakorra prioriteetide tähtsus muutub kahtlemata kuupäeva lähenedes ja asjad reaalajas tugevamaks muutudes. Projektide edenedes areneb ka meeskond ja seega ka päevakorra eesmärgid. Hea päevakorra esimene punkt on „tänase päevakorra muutmine ja prioriteetide muutmine”. See ajakava on parim viis veenduda, et teie meeskond on kooskõlas sellega, mida arutatakse, miks, kui kaua ja milliste ootustega.
Iga koosoleku päevakorra koostamisel küsige endalt: Kas siin on ruumi aruteluks? Kuidas ma saan kõige paremini hakkama sellega, mida ma ei saa planeerida? Kuidas hoida oma arutelu keskmes?
See on oluline päevakavasse kaasatav punkt. See räägib teie juhtimisest palju, kui saate peatada koosoleku kiireloomulisuse, et arutada oma meeskonnaga edu elemente. On oluline, et kõik tunneksid, et nende tööd hinnatakse, hoolimata ajapiirangutest, tagasilöökidest, probleemidest ja väljakutsetest. Hästi tehtud tööga tuleks tegeleda ja mõne hetke kasutamine koosolekul oma meeskonna õnnitlemiseks selle eest, mis on hästi toiminud, on suurepärane viis moraali säilitamiseks ja toetava töökeskkonna loomiseks.
See on väiksem, kuid sama oluline kategooria. See on teie meeskonnale natuke meeldetuletuseks, et arenguruumi on alati. Ükskõik, kas teil on esinenud probleeme õigeaegsuse, kontori sisemise dünaamikaga või lihtsalt olnud turul raske nädal, veenduge, et teie meeskond oleks alati teadlik, mida neilt oodatakse. Kohvikruusi nõudepesumasinasse panemine on väike, kuid oluline osa kontorikeskkonna eest hoolitsemisest ning nii ebaoluline kui see ka ei tundu, rõhutab selle mainimine koosoleku osana järjepidevuse tähtsust.
Olenemata sellest, kas olete kuulnud parkimisplatsi nähtusest või mitte, olete kindlasti kasutanud selle põhikontseptsioone. See toimib sisuliselt kõlapinnana kõigile ideedele, mida praeguses koosolekukeskkonnas kohe lahendada ei saa. Kõiki uusi projekte, ideid, päringuid ja küsimusi saab partiisse parkida ja märkida arutelupunktideks tulevaste kohtumiste jaoks. See tähendab ka seda, et teil on alati salvestusruum ideid täis, mille juurde tagasi tulla, kui teil peaks koosoleku lõpus olema mõni minut rohkem aega. Parkimisplats on suurepärane viis oma ülesannete täitmiseks, õigel teel ja rekordil püsimiseks.
Üldiselt on päevakava koostamisel kõige olulisem meeles pidada, et töötate alati koos ühise eesmärgi nimel. Peaksite püüdma muuta oma arutelu ühtseks, kaasavaks, loominguliseks ja produktiivseks. Kõiki märke on raske tabada, kuid kui teil on selle jaoks päevakavas koht, võite lihtsalt õigel ajal kohale jõuda.
FreeConference.com algne tasuta konverentskõnede pakkuja, mis annab teile vabaduse valida, kuidas koosolekuga igal pool ja igal ajal ilma kohustuseta ühendust luua.
Looge täna tasuta konto ja kogege tasuta telekonverentsi, allalaadimiseta videot, ekraani jagamist, veebikonverentsi ja palju muud.
On pühapäeva pärastlõuna ja sõpruskond logib sisse oma tavapäraselt planeeritud veebikohtumisele. Nad kohtuvad kord nädalas, et elust vestelda; mõnikord töö kohta; nad muutuvad jutukaks, kui vestlevad tuttavate nägudega, keda harva näeb.
Need sõbrad olid läinud oma teed - üks läks rahandusse, teine programmeerimisse ja mõned läksid VC -sse, lootes leida järgmise suure asja. Oli pühapäeva pärastlõuna; see oli rutiin veebipõhine veebikoosolek; aga seekord tundus midagi teisiti. (veel ...)
