Oleme elanikkonnana viimasel ajal teinud palju uuringuid, püüdes välja selgitada, miks koosolekud toimivad - või mitte.
Sageli oleme neid märkinud ebaefektiivseks traditsiooniks; tavaliselt peetakse seda ajaraiskamiseks (kui inimesed tegelikult kohale ei tulnud) ja võib kindlalt eeldada, et oleme kõik vähemalt ühele koosolekule ette valmistumata jõudnud. Mis siis annab? Miks on kohtumistest nii raske hoolida? Miks on neid nii raske hallata? Miks meil neid pidevalt on?
Enamasti keerleb ebaefektiivsete kohtumiste küsimus arusaamade ümber tegevus, ettevalmistamine, side, järeldusja konkreetne areng.
On raske motiveerida inimesi, kes ei hooli sellest, mida arutatakse.
Veelgi keerulisem on edasi liikuda, kui inimestel pole vajalikku teavet.
Kui inimesed pole samal lehel, on keeruline korraldada konstruktiivseid arutelusid.
Igapäevaste tühisuste tõttu takerdudes on peaaegu võimatu edasi jõuda ja ongi kindlasti eesmärkide saavutamine pole lihtne, kui projekte ei saa õigeaegselt lõpule viia.
Niisiis, kuidas me kõige paremini edasi liigume?
Enamik inimesi soovib arutada asju, mis neid otseselt mõjutavad. Head asjad, mida koosolekutel esile tuua, on arutelud teemade ümber, mis hõlmavad erinevaid osakondi, kuna ressursid on eraldatud ainult grupiaruteludeks.
Võtke aega, et kaaluda, kas see probleem mõjutab meeskonda, kellega koosolekul tegelete. Nad hindavad teie soovi neid kaasata.
Oluline on anda oma meeskonnale mõned juhised, kui nad teevad olulisi otsuseid või kohtumisi, mis hõlmavad ettevalmistusi, kuna soovite maksimeerida aega kõigi asjaosalistega. Proovides inimesi teavitada, samal ajal kui teised, kes on valmistunud, istuvad ja ootavad, on suurepärane võimalus jätta oma meeskond pettunud ja ebakindlaks.
Võtke aega, et kaaluda järgmist: Kui teile saadeti kutse sellel koosolekul osaleda, kas teil oleks vajalik teave aktiivsel, teadlikul ja konstruktiivsel viisil osalemiseks?
Inimesed ei saa olla abiks, kui nad ei tea, mida otsite. Kirjeldage rühmale, mida te nende vastustelt ootate. Küsimustel põhinev lähenemisviis aitab teil oma meeskonnalt rohkem kasulikke vastuseid saada, kuid ainult siis, kui nad teavad, milleks nende vastuseid kasutatakse.
Andke teada, kas korraldate koosoleku, et saaksite koguda sisendit suurema otsuse tegemiseks. Kui vajate uue idee jaoks kõlapinda, märkige see päevakavasse. Kui otsite koosoleku lõpuks konsensust, kirjutage see üles ja tehke väga selgeks, et arutelu lõpp -eesmärk on millegi üle otsustada.
Võtke aega kohtumise alguses oma ootuste loetlemiseks, nii et kõik teavad, miks olete need kokku kogunud.
Suure grupi inimeste teemal hoidmine on väljakutse, samal ajal kui nende ajakava pidamine on peaaegu võimatu. Sel põhjusel on ülioluline igal koosolekul oma aega tõhusalt hallata. Seda saab teha a abil hästi koostatud päevakava.
Visandage iga jagu/küsimus/teemaosa aja jooksul. See ajavahemik peaks eraldama adeq
piisavalt aega arutamiseks, läbivaatamiseks ja järelduste tegemiseks. See on oluline enne koosolekut kirjeldada: sageli kuulete lõpuks, et teatud küsimused vajavad juhatuses rohkem aega või neid võidakse oluliselt vähendada.
Võtke aega, et mõelda, kuidas sellel koosolekul aega kõige paremini veeta. Kui kaua tahaksite iga arutelu teema peale kulutada? Kas see arutelu võtab rohkem aega, kui see on seda väärt?
Ilma kaasamise, ettevalmistuste, suhtlemise ja ajajuhtimiseta on teie ettevõtte õitsengu võimalused väikesed. Teie koosolekud ekslevad; valmistate oma töötajatele meelehärmi; teie projektid kukuvad ja jäävad parklasse.
Oluline on seada eesmärke ja püüda neid pidevalt saavutada. Põhjus, miks inimesed koosolekuid peavad, on oma jõupingutuste koondamine antud teemal eesmärgiga midagi saavutada. Ärge laske nõrkade kohtumiste ajalool olla põhjuseks, miks te ei jõua sinna, kus soovite olla.
Võtke aega eesmärkide seadmiseks ja vaadake neid sageli uuesti.
Siin, Freeconverentsil, kui keegi ei saa koosolekut kokku leppida, on see hädaolukord. Oleme produktiivsete kohtumiste turul ja soovime, et maksimeerite oma koostööle kuluvat aega, olgu see siis eemalt virtuaalne konverentsvõi isiklikult koosolekuruumi laua taga.
Olenemata sellest, kas teie viimane koosolek oli tõhus või mitte, määrab see, mida pärast selle lõppu teha, kui tõhus järgmine koosolek võib olla. Meie nõuanne on järgmine:
Tehke kindel koosoleku päevakava.
Kaasake inimesi.
Valmistage oma töötajad ette.
Edastage oma huve.
Seadke eesmärgid ja tehke need ühiseks.
Austa nende aega.
Ja ärge unustage, väike tänulikkus läheb kaugele. Tänan neid kaasamise eest; tänan neid aja eest; tänan neid nende ideede eest.
Me ei oleks kuhugi, kui poleks koostööd. Ära lase oma koosoleku minutitel raisku minna. Minge tagasi kohtumiste muutmise juurde.
FreeConference.com algne tasuta konverentskõnede pakkuja, mis annab teile vabaduse valida, kuidas koosolekuga igal pool ja igal ajal ilma kohustuseta ühendust luua.
Looge täna tasuta konto ja kogege tasuta telekonverentsi, allalaadimiseta videot, ekraani jagamist, veebikonverentsi ja palju muud.
[Ninja_form id = 7]
Looge oma FreeConference.com konto ja pääsete juurde kõigele, mida vajate oma ettevõtte või organisatsiooni käivitamiseks (nt video ja Ekraani jagamine, Kõne ajastamine, Automatiseeritud meilikutsed, meeldetuletusedJa palju muud.
