Elus on 3 paratamatut asja: surm, maksud ja kohtumised ...
Okei ... võib -olla natuke liialdus, kuid kui olete kunagi töötanud, on tõenäoline, et olete koosolekul osalenud. Kuigi produktiivsete kohtumiste protsent võib olla vahemikus 33–70%, võime kõik nõustuda, et soovime pigem osaleda produktiivseid kohtumisi kui ebaproduktiivsed. Tootlike kohtumiste suur tegur on Kohtumisrollid, mis keskenduvad koosolekuliikmete tööülesannetele, et tagada tulemuslik sessioon – omamoodi ametikohad spordimeeskonnas või erinevad kokad köögis. Siin on 4 peamist koosolekurolli, mis tuleks määrata igale koosolekule.
"Ma mitte ainult ei osale koosolekul, vaid olen ka koosolekut juhtimas!"
Koosoleku kõige olulisemal positsioonil on 3 erinevat kohustust: enne konverentsi planeeriksid nad ja koordineeriksid päevakava, toimumiskohta, varustust ja osavõtjaid, tegeleksid kõigi äparduste, broneeringute ja ootamatute hädaolukordadega.
Konverentsi ajal peaksid nad suunama arutelusid nii, et see järgiks eelnevalt jagatud ja kokkulepitud päevakorda. Juhi ülesanne on kehtestada koosolekurollid ja tagada kõigile kohalviibijatele võrdsed kõnevõimalused, luua keskkond, kus kõik osalejad tunnevad end mugavalt, panustades kõikidesse töötubadesse, samuti kõikidesse ajurünnakutesse ja aruteludesse. Juht vastutab ka kõigi seadmete, näiteks PowerPointsi, Ekraani jagaminevõi muid visuaale.
Pärast kohtumist peaks juht tõhusalt teavitama järeldustest ja järgmistest sammudest ning määrama kõikidele meeskonnaliikmetele vastutuse, et vältida segadust ja ebaefektiivsust.
See kohtumise roll salvestab peamised punktid mis tehakse koosoleku ajal. Need oleksid eriti tõhusad, kui koostab päevakorra koos juhiga, et nad ei oleks ainult päevakorraga tuttavad, vaid saaksid seda vajadusel ka täiendada. Salvestaja jagab päevakava ka enne konverentsi ning jagab pärast seda märkmeid ja järeldusi.
See koosoleku roll aitab juhil iga päevakorrapunkti jaoks kulutatud aega. Ajavõtjal peab olema päevakorrast selge arusaam juhata vestlust koosolekule järgida peenelt määratud ajavahemikke. Samuti tuletavad nad kõigile koosolekul osalejatele meelde, kui praeguse päevakorrapunkti juurde on jäänud 5-10 minutit, et osalejatel oleks ajaplaneerimise osas parem mõõde.
Keegi ei taha olla maffiat mängides tsiviilisik, kuid osaleja roll mängib kohtumise õnnestumisel suurt rolli. Osalejate peamine kohustus on panustada aruteludesse, olgu need siis päevakorrapunktid, ajurünnakud või planeerimine. Osalejad on mitmel viisil juhi käepikendused; nad peaksid võimalikult palju panustama päevakorrapunktidesse, looma teistele oma ideede jagamiseks mugava keskkonna ja jälgima eraldatud aega, et koosolek saaks kiiresti lõppeda. Kui juht tuli pärast koosolekut osalejate rollide määratlemisel lühidalt, paluge segaduste vältimiseks selgitada.
Regulaarsete koosolekute tõhususe suurendamiseks soovitan rolle vahetada erinevate meeskonnaliikmete vahel. Kui igal osalejal on üldine mõistus ja kogemus iga rolliga, inspireerib see uusi kohtumisideid, väljavaateid ja osalemist!
Looge oma FreeConference.com konto ja pääsete juurde kõigele, mida vajate oma ettevõtte või organisatsiooni käivitamiseks (nt video ja Ekraani jagamine, Kõne ajastamine, Automatiseeritud meilikutsed, meeldetuletusedJa palju muud.
