Regulaarsete koosolekute või konverentskõnede pidamine on oluline suhete loomiseks ja ühiste eesmärkide saavutamiseks. See tähendab, et kellelegi ei meeldi, kui teda nõustatakse koosolekutega, mis venivad ja venivad, kuid saavutavad vähe. Selliste koosolekute pidamine võib mitte ainult raisata aega ja pärssida tootlikkust, vaid ka seda tüüpi kõnede liiga suur hulk võib kutsututel mitte võtta teie kavandatud koosolekuid tõsiselt. Tänases blogis vaatame üle mõned näpunäited, kuidas konverentskõne koosolekut läbi viia produktiivsemalt ja vähem aega.
Ükskõik, kas proovite koosolekuid lühendada või soovite lihtsalt veenduda, et kõik teie päevakorrapunktid saaksid teie konverentsi ajal lahendatud, aitab väike ettevalmistus koos tasuta konverentskõne tarkvaraga aidata teil koosolekuid hoida teemal ja õigel ajal.
Koosoleku pidamise asemel miks mitte lihtsalt saata massmeil või grupivestluse sõnum?
Muidugi, meilid, kiirsõnumid ja tekstisõnumid on lihtsad - need ei vaja ajastamist ja inimesed saavad neile sobival ajal vastata. Mõni olukord nõuab aga rohkem suhtlemist
(sõnamängu pole ette nähtud). Telefon ja videokonverentskõned mitte ainult ei aita luua isiklikke sidemeid kaugete osalejate vahel, vaid võib olla ka tõhusam reaalajas toimuvate arutelude hõlbustamisel. Järgmine parim asi isikliku kohtumise korral, hästi juhitud telefoni- või videokoosolek, võimaldab palju rohkem öelda palju lühema ajaga.
Lõppude lõpuks, kes tahab läbi lugeda lehepikkuse e-kirjade lõime?
Eduka konverentskõne juhtimise võti algab ettevalmistusest - teadmine, kuidas konverentskõnet õigesti alustada, muudab selle juhtimise ja haldamise palju lihtsamaks. Kuigi konverentskõne või videokonverentsi seadistamine on äärmiselt lihtne, on alati hea enne tähtaega tutvuda põhitõdedega, näiteks konverentsi selge eesmärgi määratlemisega, teadmisega, kuidas saada konverentskõne numbrit ja kuidas helistada. konverentskõne.
Üks olulisemaid samme edukaks konverentskõneks valmistumiseks on päevakorra visandamine. Kuigi selge päevakava ei pea ilmtingimata dikteerima kõne ajal iga minuti arutelu, peaks see olema piisavalt üksikasjalik, et olla suuniseks sellele, mida kavatsete käsitleda. Kui kavatsete näiteks tund aega konverentskõnet pidada, võiksite eraldada 15 minutit nelja erineva teema arutamiseks. Loomulikult varieerub iga päevakorrapunkti eraldamiseks kuluv aeg sõltuvalt arutatavate teemade ja eeldatavate osalejate arvust. Tasuta konverentsitarkvara kasutamine on suurepärane viis aja jälgimiseks, kuna paljudel sellistel teenustel on veebiliidesed kellade või taimeritega, mis hakkavad tööle kõne alguses.
Tänu erinevatele tasuta konverentsilahendustele pole kunagi olnud lihtsam saada spetsiaalset konverentsiliini. Pärast tasuta konto loomist määrab enamik teenuseid teile konverentsi sissehelistamisnumbri ja kordumatu pääsukoodi, mida saab kasutada igal ajal teie konverentsiliinile helistamiseks. Paljud pakuvad ka lisatasu tasuta ja rahvusvahelised sissehelistamisnumbrid.
Siit tuleb keeruline osa ... lihtsalt nalja! Konverentsile helistamiseks helistavad osalejad lihtsalt sisestatud sissehelistamisnumbrile ja kui küsitakse, sisestavad konverentsiliinile määratud pääsukoodi. Kuna iga konverentsiliini pääsukood on ainulaadne, määrab osalejate sisestatud pääsukood kindlaks, kes teie kõnele siseneb (või mitte)!
Konverentskõne tõrgeteta toimimise tagamine on sama lihtne kui märkeruutude märkimine. The FreeConference'i koosolekute kontrollnimekiri on teie juhend edukate telefonikonverentside ja veebikohtumiste kavandamiseks ja läbiviimiseks.
Olenemata sellest, kas korraldate koosolekut isiklikult, telefoni teel või videokonverentsi kaudu juhtimisnõuete täitmine endiselt kehtima - näiteks kindlaksmääratud päevakorra seadmine, kõigi sobivate inimeste kutsumine ja tangentsiaalsete vestluste minimeerimine. Üks eelis telefoni- ja veebikonverentsidel on isiklike kohtumiste ees aga konverentsi moderaatorile antud kontrolli tase. Konverentskõne tõhusa läbiviimise teadmine tähendab nende juhtelementide kasutamist.
Konverentsi moderaatori juhtelemendid annavad koosoleku juhile õiguse määrata, keda saab konverentskõne ajal kuulata ja keda mitte. Lisaks muudetavatele konverentsiseadetele võimaldavad enamik tasuta konverentskõnetarkvara teenuseid moderaatoritel oma konverentse juhtida telefoniklahvistiku käskude ja veebipõhiste armatuurlaua juhtnuppude abil. Veebipõhise armatuurlaua funktsioonid, näiteks aktiivne kõneleja, lubage moderaatoritel jälgida, kes kõne ajal räägivad ja osalevad. Lubades moderaatoritel vaigistada (potentsiaalselt) häirivaid osalejaid, on lihtsam koosolekuid kursis hoida ja tangentsiaalseid vestlusi piirata.
Kuigi konverentsi korraldamine võib tunduda hirmutav, on eduka kõne läbiviimine õigete tööriistade ja vähese oskusteabe tõttu väga lihtne. Kui teil on küsimusi või muresid, võite alati külastada FreeConference'i tugileht et saada ühendust konverentsieksperdiga!
Tasuta konverentskõnede tehnoloogia pioneerid FreeConference.com ja selle ekspertide meeskond aitavad teil eduka konverentskõne kunsti omandada. Vaid mõne hiireklõpsuga võite olla teel oma konverentskõnede ja veebikohtumiste korraldamiseks. Registreeru täna!
Looge oma FreeConference.com konto ja pääsete juurde kõigele, mida vajate oma ettevõtte või organisatsiooni käivitamiseks (nt video ja Ekraani jagamine, Kõne ajastamine, Automatiseeritud meilikutsed, meeldetuletusedJa palju muud.
