Virtuaalne koosolek tõenäoliselt ei asenda täielikult isiklikke koosolekuid, kuid kiire laienemise ja tehnoloogia arenedes kärpivad ettevõtted virtuaalsete koosolekute kulusid ajal, mil meeskonnaliikmed on geograafiliselt eraldatud. Kuigi tõhusad koosolekud järgivad üldiselt sarnaseid juhiseid, võib virtuaalse töö tegemine veebikoosolekuruumis esitada ainulaadseid väljakutseid – siin on 3 nõuannet parimate virtuaalsete koosolekute korraldamiseks.
See võib kehtida koosolekute kohta üldiselt, kuid virtuaalne koosolek võib olla vastuvõtlikum keskendumise või tootlikkuse kadumisele, kui meeskonnaliikmed loevad üksteisele lihtsalt teksti või kuulevad sellest teemast esimest korda. Määrake natuke kodutööd ja veenduge, et päevakava jaguneks aegsasti enne algust, et meeskonnaliikmed saaksid oma mõtteviisi kohandada ja virtuaalse konverentskõne alustamiseks hoogu juurde anda.
Ettevalmistus hõlmab ka veebikoosolekuruumi tehniliste aspektide tundmist . Veenduge, et koosolek saaks alata hoolimata tehnilistest probleemidest, ja olge piisavalt leidlik, et anda nõu meeskonnaliikmetele, kellel on tehnilisi küsimusi.
Meeskonnakoosoleku etikett on virtuaalses koosolekuruumis olulisem kui tavaline koosolek. Siin on mõned reeglid, mida tuleb järgida: keelake multitegumtöötlus, kui meeskonnaliikmed teevad midagi muud või peavad koosoleku alguses vestlust, mis muudab konverentskõne kasutuks. Selle probleemi lahendamiseks on kaks võimalust: video sisse- ja väljalülitamine ning mittevajalike helistajate vaigistamine.
Andke igale meeskonnaliikmele võimalus rääkida, tavapärasel koosolekul on keskendumist juba raske säilitada, meeskonnakoosoleku etikett peab olema virtuaalse töö puhul eriti kaasahaarav, muidu on tootlikkus ohus. Looge kaasav õhkkond, kus meeskonnaliikmed saavad julgelt sõna võtta, kartmata kriitikat või katkestusi.
Tavaliselt, kui isiklik kohtumine on lõppenud, kogunevad meeskonnaliikmed veejahuti ümber, et arutada, mis neile meeldis ja mis mitte. See võib olla videokõnedes kättesaamatu, kuna osalejad on füüsiliselt lahus, kuid see on meeskonna jaoks oluline usalduse ja keemia loomiseks.
Sellele lähenemiseks on kaks võimalust: üks on selle vormistamine; paluge kõigil anda koosoleku kohta tagasisidet ilma tagajärgedeta, et edendada meeskonna läbipaistvust. Teine on mitteametlik lähenemine, nagu enamik veejahedamaid jutte. Logige pärast kohtumist moderaatorina välja ja laske meeskonnaliikmetel veel 2 minutit omavahel rääkida. Seotud dialoog ja tagasiside võivad arendada töösuhteid ja parandada meeskonna koosolekute etiketti.
Looge oma FreeConference.com konto ja saage juurdepääs kõigele, mida teie ettevõte või organisatsioon vajab kiireks tegutsemiseks, näiteks video- ja ekraanijagamine , kõnede ajastamine , automaatsed e-posti kutsed, meeldetuletused ja palju muud.
