¿Qué es la gestión de proyectos en línea?

La gestión de un proyecto en línea requiere una variedad de herramientas digitales para ayudar a que su proyecto despegue. Ya sea que esté utilizando un software de gestión de proyectos en línea, una plataforma de videoconferencia o ambos, puede realizar un mejor seguimiento de todo, desde la concepción hasta la entrega, utilizando herramientas digitales que simplifican la comunicación.

Echemos un vistazo a cómo una plataforma de videoconferencia mejora la calidad de la gestión de proyectos en línea.

¿Qué es?

La gestión de proyectos online depende de herramientas digitales que apoyan todas las fases de la línea de vida de un proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Los gerentes de proyecto lideran la programación, la asignación de recursos, el presupuesto, la calidad y supervisan la comunicación, lo que hace que la videoconferencia sea un activo valioso para el progreso del proyecto.

Software de gestión de proyectos en línea hace que las tareas, los proyectos y el trabajo en equipo sean más visibles y tangibles, mientras que la videoconferencia es la herramienta digital que crea espacios virtuales de colaboración para marcar esas casillas.

Con una plataforma de videoconferencia implementada, un gerente de proyecto puede mantenerse en contacto y comunicarse de manera efectiva con individuos y equipos. Cuando la gestión de proyectos es eficaz, los proyectos pueden crecer y desarrollarse a un ritmo más rápido. Como resultado, el trabajo se acelera ya que los equipos pueden reunirse, compartir y colaborar fácilmente sin fricciones.

Las mejoras en los proyectos, la transmisión más rápida de información y las actualizaciones críticas son el resultado de una mayor comunicación y una mejor gestión de proyectos a través de una plataforma de videoconferencia.

¿Cómo es beneficioso?

Usar software de videoconferencia de gestión de proyectos como herramienta para impulsar su proyecto, garantiza que se mantenga a tiempo, dentro del alcance y dentro del presupuesto.

• A tiempo: Alinéese más rápidamente con los responsables de la toma de decisiones, los proveedores, los vendedores, cualquiera que esté involucrado en el proyecto, cuando puede programar una reunión en línea con unos pocos clics.
• En alcance: Manténgase dentro del alcance de trabajo predeterminado sin tener que dar marcha atrás o encontrar redundancias. Si se producen cambios en la implementación del proyecto, es fácil corregir el rumbo y mantener informados a los actores clave.
• Dentro del presupuesto: Ahorre dinero cuando puede subcontratar tareas y no viajar ni gastar en alojamiento. Mantenga en línea información detallada y reuniones sobre el estado del anfitrión con regularidad para discutir las finanzas, las previsiones y cualquier gasto previsible.

¿Quién lo necesita?

Encuentro de gerentes de proyecto muchos retos que puede ralentizar el progreso y el crecimiento de un proyecto. No es raro encontrarse con alguno de los siguientes contratiempos:

• Tiempo perdido en adquirir información, actualizar horarios, buscar archivos y documentos y actualizar equipos.
• Incapaz de difundir rápidamente los cambios en el proyecto y la información.
• Demasiados gerentes de proyectos con un estilo y enfoque diferente
• Prioridades dispersas
• No hay suficientes recursos
• Alcance de trabajo indefinido
• Se favorecen los plazos sobre la calidad del trabajo
• Equipo incapaz de centralizar los canales de comunicación y trabajo.

Pero cuando surgen uno o muchos de estos desafíos, ¿cómo puede trabajar para enmendarlos o evitar que vuelvan a ocurrir? Al utilizar la videoconferencia y las funciones que la acompañan, los gerentes de proyecto pueden alinear lo que se necesita hacer con las formas de hacerlo.

Con la comunicación en línea en el corazón de la realización de cualquier proyecto, use las siguientes funciones de videoconferencia para potenciar su reunión en línea, informes, actualizaciones y más:

• Invitaciones y recordatorios
  Planifique sus reuniones con anticipación (¡o en el lugar!) E incluya toda la información relevante. Haga clic para establecer recordatorios e invitar a cualquier persona de la libreta de direcciones.
• Notificaciones por SMS
  Recuerde a los participantes que se acerca una reunión importante poniéndose en contacto con ellos directamente en su dispositivo móvil con los detalles relevantes.
• Invitaciones a llamadas grupales
  Cree grupos en su libreta de direcciones que ya estén designados para que pueda hacer clic y poner el grupo en funcionamiento.
• Programador de zona horaria
  Reúnase en línea sin problemas sin tener que adivinar las zonas horarias. Simplemente use la función para ingresar la hora y fecha de su ciudad y encuentre el momento perfecto para reunirse.
• Compartir documentos
  En lugar de perder tiempo buscando un archivo específico o mirando a través de viejos hilos de correo electrónico, puede compartir medios, enlaces y videos importantes en el lugar. Todos los documentos se incluyen en correos electrónicos de resumen de llamadas.
• Aplicación Movil
  Incluso si está corriendo entre la oficina y el hogar, puede mantenerse conectado y a tiempo uniéndose a una reunión desde cualquier lugar. ¡Utilice la aplicación de Android o iOS desde su dispositivo para realizar una llamada mientras corre!

(etiqueta alternativa: tres personas trabajando en la mesa, hablando e interactuando en la tableta mientras dibujan planos en la mesa de trabajo en la oficina)

Videoconferencia para ayudarlo a administrar sus proyectos en línea ofrece:

1. La oportunidad de conectarse cara a cara
   Especialmente si su equipo está ubicado en diferentes partes de la ciudad, el país o el mundo, una conversación por correo electrónico puede malinterpretarse y los detalles pueden pasarse por alto en los mensajes de texto largos y las cadenas de correo electrónico. Un chat de video rápido ofrece a los participantes otra forma de mantenerse conectados, establecer una relación y comunicarse de manera más sucinta, especialmente cuando lenguaje corporal y expresiones faciales son visibles
2. Conexiones en tiempo real
   Un chat de video es la ocasión perfecta para dar y recibir comentarios instantáneos o enviar y recibir archivos en el acto. Se puede colaborar en el trabajo en tiempo real utilizando la pizarra en línea y la pantalla compartida. No es necesario completar la tarea solo o en un silo cuando los participantes conocen claramente los plazos enumerados en una herramienta de gestión de proyectos o se les envían detalles sobre una próxima reunión en línea a través de notificaciones por SMS.
3. Mejor uso de los recursos
   Los gerentes de proyecto respirarán aliviados al saber que pueden confiar en una plataforma de videoconferencia que conecta no solo a los trabajadores a tiempo completo, sino también a los trabajadores autónomos y contratados. Busque talento especializado para proyectos puntuales o cree un equipo especializado independientemente de la geografía. Un enfoque más centrado en el video para su estrategia de comunicación invita a las personas en función del talento en lugar de la proximidad. Además, su proyecto puede ahorrar recursos y tiempo, y mantenerlo dentro del presupuesto.
4. Un proceso mejorado
   Con un enfoque en la videoconferencia en el centro de su estrategia de comunicación, su proyecto tiene los beneficios adicionales de establecer conexiones directas y orientadas hacia el futuro para abordar problemas, ver cuellos de botella y unir a las personas.

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