¿Cómo funciona un evento virtual?

Para un éxito evento virtual de alto impacto, tendrá que dedicar algo de tiempo a planificar y organizar. De hecho, querrá tratarlo de la misma manera que lo haría con cualquier otro evento en persona. Pero no dejes que eso te agobie. Con soluciones de videoconferencia a su alcance, además de todas las funciones que necesita para participar, presentar y crear reuniones dinámicas, puede realizar un evento virtual exitoso sin problemas.

Un evento virtual es una reunión que se lleva a cabo en línea. Es donde un grupo, comunidad o audiencia se reúne para comunicarse y compartir una experiencia. Podría ser social u orientado a los negocios. Quizás sea una conferencia, o quizás sea una mezcla de virtual ahora y en persona en una fecha posterior. De cualquier manera, un evento debe evocar un sentido de red y comunidad. Después de todo, atrae a personas de ideas afines a unirse y charlar sobre temas similares.

Con un evento virtual, puede reunir a las audiencias mientras comercializa el producto o servicio de su empresa. ¡Es una solución beneficiosa para todos!

Entonces, ¿cómo funciona un evento virtual? Lanzar uno que posicione exitosamente su producto o servicio en una buena posición, haga que su audiencia se sienta bienvenida y brinde una oportunidad para la creación de redes o la conexión, todo comienza con herramientas digitales confiables.

Requisitos de hardware: Es mejor usar un dispositivo que tenga una pantalla lo suficientemente grande para mantener las pestañas abiertas. Un teléfono inteligente es apropiado si eres un asistente, pero como anfitrión, es recomendable usar una computadora portátil o de escritorio. Asegúrese de tener un micrófono, una cámara y altavoces internamente en su dispositivo o puede actualizarlo externamente.

Requerimientos de software: Usted necesitará una videoconferencia herramienta que es fácil de usar, intuitiva y no requiere equipo o una configuración complicada.

Una vez que tenga sus herramientas listas, dependiendo del tipo de evento virtual que esté organizando, tendrá que comercializar y publicitar para obtener asistentes. Puedes probar:

• Llegar a través de las redes sociales
• Enviar un correo electrónico masivo a sus contactos
• Organizar eventos en vivo de Facebook para generar conciencia
• Creando contenido pago

¿Esperas una buena asistencia? Entonces no olvide el poder del buen marketing. Si su mensaje no está dirigido y promocionado, corre el riesgo de que la asistencia sea deficiente. Una vez que pueda llegar a su público objetivo, debe proporcionar contenido interesante y atractivo. ¡El contenido es el rey, después de todo!

¿Qué tienes planeado? Piensa en algunas actividades que quieras incluir en el diseño de tu evento como invitados especiales, presentadores, discursos motivacionales, meditación, gamificación, concursos, videos, etc.

Dado que los asistentes no ocuparán espacio físico, depende de usted formular cómo desea configurar su espacio virtual. Decida cuánta interacción es factible o qué tan orientado al futuro será. ¿Habrá una sesión de preguntas y respuestas o encuestas? ¿Qué hay de las presentaciones, los oradores principales, las salas de chat y las salas de reuniones u otras formas de interactuar? Dependiendo del tipo de evento virtual que tengas en mente, tu estructura tomará forma para respaldar lo que quieres decir y cómo quieres decirlo.

Hay 4 tipos principales de eventos virtuales que incluyen:

1. Webinars
   Usado para mantener la atención durante aproximadamente una hora a dos horas, un seminario web brinda la oportunidad a los asistentes de todo el mundo de unirse y absorber el contenido de los presentadores. Los eventos virtuales centrados en seminarios web son educativos, tienden a ser únicos y suelen contar con una buena asistencia, ya que son de nicho e informativos. Pueden ser pregrabados o en vivo, y son perfectos para entrenamiento interno y externo.
2. Conferencias virtuales
   Con un enfoque en eventos en vivo, una conferencia virtual es más dinámica. Es lo que sería una conferencia normal excepto en línea. Incluyen contenido de varias sesiones (salas de reuniones, sesiones, presentaciones y oradores que se realizan simultáneamente) donde el asistente puede crear su propio itinerario y ver en vivo ahora o ver el contenido grabado más tarde.
3. Eventos híbridos internos
   Estos eventos son en parte presenciales y en parte virtuales. Por ejemplo, no es recomendable enviar a todo el equipo a la sede, pero se pueden seleccionar algunos para que vayan, mientras que los demás se sintonizan virtualmente. Este tipo de evento virtual funciona para empresas que desean reunir empleados en diferentes países, continentes y oficinas. Perfecto para lanzamientos de productos, eventos sociales de la empresa, desarrollo comercial, mejora de habilidades, orientación para nuevos reclutas, etc.
4. Eventos híbridos externos
   Para aquellos fuera de la organización, un evento híbrido externo permite que aquellos que no pueden viajar al evento puedan asistir virtualmente. Estos eventos pueden ser conferencias de usuarios o de la industria o "días de descubrimiento" para franquicias, por ejemplo. También requieren mucha más planificación, producción y refinamiento.

Si desea que su evento virtual esté configurado para el éxito, incluya lo siguiente componentes imprescindibles:

• Sitio web del evento con información clara y detallada
• Correos electrónicos de confirmación y registro de eventos
• Contenido de presentación en vivo (ponentes, invitados especiales, presentación, etc.)
• Video de audio unidireccional en vivo
• Tiempo de preguntas y respuestas
• Interacción de chatbox
• Contenido grabado
• Encuestas de retroalimentación

A continuación, presentamos algunas recomendaciones para organizar un evento virtual que le brinda una gran asistencia y hace que los asistentes sientan que su tiempo está bien gastado:

No pierda su audiencia
Mantenga un flujo dinámico manteniendo a su audiencia comprometida. Haga preguntas y obtenga respuestas en el cuadro de chat. Atraiga a la gente usando viñetas cortas en las diapositivas mientras habla durante su presentación. Incorpore imágenes atractivas y use salones virtuales para fomentar la creación de redes y colaboración.

No reduzca su impacto
Público o privado, asegúrese de tomar las medidas necesarias para crear contenido adicional a partir del evento en sí. Esto podría ser metraje detrás de escena, clips de presentadores o un carrete destacado que vive en las redes sociales.

Elija asociarse con la plataforma adecuada
Conozca los tipos de funciones de videoconferencia que desea incluir y cuál es la tecnología más fácil de usar, intuitiva y sin complicaciones para que pueda comunicarse de manera clara y efectiva. Buscar compartir pantalla y transmisión en vivo a las capacidades de YouTube, por ejemplo.

Deje que FreeConference.com le ayude a diseñar un evento virtual que le llame la atención. Divulgue su marca con una solución de videoconferencia gratuita para brindarle a su producto la exposición que está buscando. Utilice la amplia gama de herramientas y funciones para mejorar su oferta mientras presenta un mensaje dinámico.