Los 4 roles importantes de la reunión: ¿Cuál es usted?

Hay 3 cosas en la vida que son inevitables: muerte, impuestos y reuniones ...

De acuerdo ... tal vez exagere un poco, pero si alguna vez ha trabajado, es probable que haya estado en una reunión. Si bien el porcentaje de reuniones productivas puede oscilar entre el 33 y el 70%, todos estamos de acuerdo en que preferiríamos estar en reuniones productivas que improductivos. Un factor importante de las reuniones productivas es la Roles de reunión, que enfocan los deberes de los miembros de la reunión para garantizar una sesión efectiva, algo así como posiciones en un equipo deportivo o diferentes cocineros en una cocina. Aquí hay 4 funciones principales de reunión que deben asignarse a cada reunión.

Rol # 1: El líder

"¡No solo seré parte de la reunión, estaré allí dirigiendo la reunión!"
El puesto más importante en la reunión tiene 3 obligaciones diferentes: Antes de la conferencia, planificarían y coordinarían la agenda, el lugar, el equipo y los asistentes, manejando todos los percances, reservas y emergencias inesperadas.

Durante la conferencia, deben dirigir las discusiones para que sigan la agenda previamente distribuida y acordada. Es responsabilidad del líder establecer roles en la reunión y garantizar la igualdad de oportunidades de hablar para todos los asistentes, crear un entorno en el que todos los asistentes se sientan cómodos contribuyendo a todos los talleres, así como a todas las sesiones de intercambio de ideas y debates. El líder también está a cargo de cualquier equipo como PowerPoints, Compartir pantallau otras imágenes.

Después de la reunión, el líder debe comunicar efectivamente cuáles son las conclusiones y los próximos pasos, y asignar responsabilidades a todos los miembros del equipo para evitar confusiones e ineficiencias.

Rol # 2: El Recorder

Este rol de reunión registra puntos clave que se realizan durante la reunión. Serían especialmente eficaces si idear la agenda junto con el líder para que no solo estén familiarizados con la agenda, también puedan agregarla cuando sea necesario. El registrador también distribuye la agenda antes de la conferencia y luego distribuye las notas y conclusiones.

Rol n. ° 3: El cronometrador

Esta función de reunión ayuda al líder con el tiempo dedicado a cada tema de la agenda. El cronometrador debe tener una comprensión clara de la agenda para guiar la conversación para la reunión para seguir los intervalos de tiempo asignados de una manera sutil. También recordarían a todos los participantes de la reunión cuando quedan de 5 a 10 minutos en el tema actual de la agenda para que los asistentes tengan un mejor indicador de la gestión del tiempo.

Rol # 4: El participante

Nadie quiere ser un civil cuando interpreta a Mafia, pero el papel de participante juega un papel importante en el éxito de la reunión. El deber principal de los participantes es contribuir a las discusiones, ya sean temas de la agenda, lluvia de ideas o planificación. Los participantes son extensiones del líder de muchas formas; Deben contribuir tanto como sea posible a los puntos de la agenda, crear un ambiente cómodo para que otros compartan sus ideas y hacer un seguimiento del tiempo asignado para que la reunión pueda finalizar rápidamente. Si el líder se quedó corto al definir los roles de los asistentes después de la reunión, pida aclarar para evitar confusiones.

Para mejorar la eficacia de las reuniones periódicas, recomiendo la rotación de roles entre los diferentes miembros del equipo. Una vez que cada asistente tenga un sentido general y una experiencia con cada uno de los roles, ¡inspirará nuevas ideas, perspectivas y participación en la reunión!

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