Cómo realizar una teleconferencia que se ajuste a su agenda

Realización de conferencias telefónicas que se mantienen al día

La celebración de reuniones periódicas o conferencias telefónicas es importante para establecer relaciones y lograr objetivos compartidos. Dicho esto, a nadie le gusta que lo atraigan a reuniones que se prolongan y se prolongan, pero que logran poco. La celebración de estas reuniones no solo puede hacer perder tiempo y obstaculizar la productividad, sino que muchos de estos tipos de llamadas pueden hacer que los invitados no se tomen en serio las reuniones programadas. En el blog de hoy, repasaremos algunos consejos sobre cómo realizar una conferencia telefónica que sea más productiva y requiera menos tiempo.

Ya sea que esté tratando de acortar las reuniones o simplemente quiera asegurarse de que todos los temas de su agenda se aborden durante la conferencia, un poco de preparación junto con el software gratuito para conferencias telefónicas puede ayudarlo a mantener las reuniones dentro del tema y a tiempo.

¿Por qué realizar llamadas telefónicas y videoconferencias?

En lugar de celebrar una reunión, ¿por qué no enviar un correo electrónico masivo o un mensaje de chat grupal?

Por supuesto, los correos electrónicos, los mensajes instantáneos y los mensajes de texto son fáciles: no requieren programación y las personas pueden responderlos cuando lo deseen. Algunas situaciones, sin embargo, requieren una mayor interacción en vivo.
(sin juego de palabras). Teléfono y videollamadas no solo ayuda a construir conexiones personales entre participantes remotos, sino que también puede ser más efectivo en términos de facilitar discusiones en tiempo real. La mejor alternativa a una reunión en persona, una reunión telefónica o por video bien administrada, permite decir mucho más en mucho menos tiempo.

Después de todo, ¿quién quiere leer un hilo de correos electrónicos de una página?

Cómo iniciar una llamada en conferencia

La clave para liderar una llamada de conferencia exitosa comienza con la preparación: saber cómo iniciar una llamada de conferencia correctamente hará que sea mucho más fácil de controlar y administrar una vez que comience. Si bien configurar una llamada de conferencia o una videoconferencia es extremadamente fácil, siempre es bueno familiarizarse con anticipación con los conceptos básicos, como definir un propósito claro para su conferencia, saber cómo obtener un número de llamada de conferencia y cómo marcar un conferencia.

Establecer una agenda de conferencia realista

Uno de los pasos más importantes para prepararse para una teleconferencia exitosa es delinear una agenda. Si bien una agenda clara no necesariamente debe dictar cada minuto de discusión durante su llamada, debe ser lo suficientemente detallada como para servir como una guía de lo que planea abordar. Si planea mantener una conferencia telefónica durante una hora, por ejemplo, es posible que desee dedicar 15 minutos para discutir cuatro temas diferentes. Por supuesto, el tiempo para asignar a cada tema de la agenda variará dependiendo de la cantidad de temas a discutir y la cantidad de participantes que anticipa. El uso del software de conferencias gratuito disponible es una excelente manera de realizar un seguimiento del tiempo, ya que muchos de estos servicios cuentan con interfaces en línea con relojes o temporizadores que comienzan a ejecutarse al comienzo de su llamada.

Cómo obtener un número de llamada en conferencia

Gracias a las diversas soluciones de conferencias gratuitas que existen, nunca ha sido tan fácil obtener una línea de conferencias dedicada. Después de crear una cuenta gratuita, la mayoría de los servicios le asignarán un número de marcación de conferencia y un código de acceso único que puede usar para llamar a su línea de conferencia en cualquier momento. Muchos también ofrecen premium gratis y números de discado internacional también.

Cómo marcar una conferencia telefónica

Aquí viene la parte complicada ... ¡es broma! Para llamar a una conferencia, los participantes simplemente llamarán al número de marcación proporcionado y, cuando se le solicite, ingresarán el código de acceso asignado a la línea de conferencia. Dado que el código de acceso de cada línea de conferencia es único, el código de acceso que ingresan los participantes determinará quién ingresa (o no ingresa) a su llamada.

Prepárese con una lista de verificación para reuniones

Asegurarse de que su llamada de conferencia se desarrolle sin problemas es tan fácil como marcar casillas. los Lista de verificación de la reunión de conferencia gratuita es su guía para planificar y realizar conferencias telefónicas y reuniones web con éxito.

Consejos para una gestión eficaz de las reuniones

Ya sea que esté organizando una reunión en persona, por teléfono o por videoconferencia, muchos de los mismos imperativos de gestión de reuniones todavía se aplican, como establecer una agenda definida, invitar a todas las personas adecuadas y mantener las conversaciones tangenciales al mínimo. Sin embargo, una ventaja que tienen las conferencias web y telefónicas sobre las reuniones en persona es el nivel de control que se le otorga al moderador de la conferencia. Saber cómo realizar una conferencia telefónica de manera eficaz significa saber cómo utilizar estos controles.

Cómo realizar una conferencia telefónica de forma eficaz utilizando los controles del moderador

Los controles del moderador de conferencias permiten al líder de la reunión determinar quién puede (y quién no) ser escuchado durante una llamada de conferencia. Además de las configuraciones de conferencia cambiables, la mayoría de los servicios de software de llamadas de conferencia gratuitos permiten a los moderadores controlar sus conferencias a través de comandos de teclado telefónico y controles de tablero en línea. Características del panel de control en línea, como altavoz activo, permite que los moderadores vigilen quién está hablando y participando durante una llamada. Al permitir a los moderadores silenciar a los participantes (potencialmente) perturbadores, es más fácil mantener las reuniones encaminadas y frenar las conversaciones tangenciales.

Recuerde: ¡Mantenga la calma y realice una conferencia telefónica!

Si bien organizar una conferencia puede parecer intimidante, realizar una llamada exitosa es muy fácil si se tienen las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento. Si tiene alguna pregunta o inquietud, siempre puede visitar el Página de soporte de FreeConference para ponerse en contacto con un experto en conferencias!

¡Regístrese y cumpla con la agenda de su reunión!

Los pioneros de la tecnología de conferencias telefónicas gratuitas, FreeConference.com y su equipo de expertos están aquí para ayudarlo a dominar el arte de la exitosa conferencia telefónica. Con solo unos pocos clics del mouse, puede comenzar a realizar sus propias conferencias telefónicas y reuniones en línea. Regístrate hoy!