A medida que más y más organizaciones se digitalizan, las videoconferencias y presentaciones se vuelven cada vez más populares. Si bien el software para videoconferencias se vuelve más sofisticado día a día, una reunión o presentación virtual siempre será diferente a una presencial. Esto no significa que las reuniones virtuales sean inferiores al modelo tradicional. Las videoconferencias tienen varias ventajas sobre las charlas presenciales, pero también requieren un enfoque propio. Para ayudarte a organizar una presentación o reunión virtual cautivadora y memorable, hemos recopilado una lista de 6 reglas de oro para que las videoconferencias sean atractivas. Recuerda: ¡una videoconferencia exitosa requiere esfuerzo!
La preparación es fundamental para el éxito en casi todos los aspectos de la vida, pero cuando se trata de crear una presentación virtual atractiva , es aún más importante. Durante la semana previa a la reunión, asegúrese de enviar la agenda a todos los asistentes, lo cual es especialmente importante si cuenta con varios ponentes. Los elementos visuales, como diapositivas o videos, también deben enviarse con anticipación. Esto permitirá que su equipo se familiarice con el contenido. Además, asegúrese de enviar la información de acceso (códigos de acceso, URL y números de teléfono) al menos un día antes para que los participantes puedan actualizar su software si es necesario. Proporcione siempre a cada participante una forma de contactarlo sin conexión en caso de que experimenten dificultades técnicas.
2. No sacrifiques las charlas y los rompehielos:
Al organizar una reunión virtual, es tentador lanzarse directamente a la agenda en el momento en que la última persona inicia sesión. ¡Luche contra esta tentación! Las reuniones en persona rara vez se estructuran de esta manera. A menudo hay una pequeña charla y una ligera mezcla antes de pasar a las tachuelas de bronce. Esto es vital para construir una relación positiva con su equipo, lo que facilitará la colaboración en el futuro. Integre un elemento social en su evento virtual comenzando con un rompehielos. Simplemente pregúntele a cada miembro del equipo qué hizo el fin de semana o una pregunta similar antes de comenzar con la tarea en cuestión.
3. Manténgalo en silencio y minimice el ruido de fondo:
Las alarmas de los coches, los radiadores ruidosos y los teléfonos móviles que se desvían pueden interrumpir el desarrollo de cualquier presentación, especialmente si se trata de una videoconferencia . FreeConference ofrece una serie de útiles controles para el moderador, como el Modo Presentación, que silencia a todos los participantes excepto al orador, limitando así el ruido de fondo en la ubicación de cada uno. Para obtener más consejos sobre cómo mantener la calidad del audio de la llamada, consulte Cómo mantener las líneas de conferencia claras y sin interrupciones.
4. Manténgalo rápido y cúmplase con las actas de la reunión de la conferencia telefónica:
Cuando se trata de diseñar la presentación en sí, es importante ser consciente de las limitaciones de una reunión virtual frente a una charla en persona. Tenga en cuenta que cada miembro de su audiencia está sentado frente a su computadora durante un largo período de tiempo. Para tener una conferencia web exitosa, es mejor ir al grano. Informe a su audiencia pero no la sobrecargue. Crea un tema fuerte para tu presentación. Considere lo que su audiencia está buscando de esa presentación y luego intente entregarlo de la manera más concisa posible. Si es vital que cubra mucho terreno, asegúrese de brindar a los participantes la oportunidad de estirar las piernas o tomar un café. Haga todo lo posible por no desviarse de la agenda de la reunión; desea que su audiencia tenga una idea realista de la duración de la presentación.
5. Mantenga la atención de su audiencia siendo interesante:
Nunca olvide que los asistentes a su reunión virtual están sentados frente a su computadora, generalmente sin supervisión. Esto significa que estás compitiendo con los memes de gatos de Internet. Mantenga a su audiencia interesada planteando preguntas con frecuencia. La función Hand-Raise de FreeConference facilita identificar quién tiene una respuesta y evita que todo el grupo hable a la vez. El modo de preguntas y respuestas permite a los participantes silenciar y reactivar el sonido. Esta función es particularmente útil cuando desea recopilar ideas de fuentes de los miembros de su equipo. No olvide abrir el espacio para preguntas después de cada presentación y recuerde moverse a un ritmo un poco más lento que en una reunión típica en persona. La mayoría de los sistemas de comunicación tienen un retraso de dos a tres segundos; así que no olvide hacer una pausa más de lo habitual cuando esté esperando una respuesta.
6. Manténgalo bonito: use imágenes de presentación:
Además de hacer preguntas, hay otras cosas que puedes hacer para mantener a tu audiencia atenta. Añadir un elemento visual impactante a tu presentación es clave para que una videoconferencia sea interesante. Los elementos visuales pueden realzar los puntos clave de la presentación e, incluso, en algunos casos, añadir un toque de humor o entretenimiento a una presentación que de otro modo sería aburrida. Si utilizas diapositivas, asegúrate de que sean sencillas y claras. Cada diapositiva debe limitarse a una idea y contener solo la información más importante. Esto hará que tus diapositivas fluyan con naturalidad, le dará dinamismo a tu presentación y te ayudará a tener una videoconferencia exitosa.
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