Konferencovokoj estas grava parto de moderna komerca komunikado, permesante al teamoj kunlabori kaj resti konektitaj eĉ kiam ili ne estas en la sama loko. Sed, ni estu honestaj, konferencovokoj ankaŭ povas esti fonto de frustriĝo kaj konfuzo. Por certigi, ke viaj konferencovokoj iras glate kaj efike, jen la 7 plej bonaj praktikoj, kiujn vi devus sekvi:
Gravas respekti ĉies tempon, do nepre komencu la vokon je la interkonsentita tempo. Se vi estas la gastiganto de la voko, sendu memorigilon kelkajn minutojn antaŭe, por ke ĉiuj sciu ensaluti.
Antaŭ la alvoko, kreu tagordon kaj distribuu ĝin al ĉiuj partoprenantoj. Ĉi tio helpos ĉiujn resti survoje kaj scii kion atendi de la voko.
Komence de la voko, prenu kelkajn minutojn por prezenti ĉiujn ĉe la voko. Ĉi tio helpos ĉiujn meti nomojn al vizaĝoj kaj faros la vokon pli persona kaj alloga.
Se vi havas lumbildojn aŭ aliajn vidajn helpojn, dividu ilin dum la voko. Ĉi tio helpos ĉiujn resti koncentrita kaj engaĝita kaj faciligos la informojn. Multaj provizantoj de konferencovoko proponas dividado de ekrano, dokumento sharing, kaj an interreta tabulo en iliaj interretaj portaloj aŭ vi povas retpoŝti lumbildojn aŭ PDF-ojn antaŭ via voko.
Nepre parolu klare kaj je konsekvenca rapideco dum la voko. Ĉi tio helpos ĉiujn kompreni kion vi diras kaj evitos miskomprenojn.
Kuraĝigu partoprenon dum la alvoko permesante tempon por demandoj kaj diskuto. Ĉi tio helpos ĉiujn resti engaĝitaj kaj certigos, ke gravaj punktoj ne estas maltrafitaj.
Same kiel gravas komenci la vokon ĝustatempe, same gravas fini ĝin ĝustatempe. Se vi havas interkonsentitan fintempon, nepre fini la vokon tiutempe. En la pejzaĝo de moderna komerco, malproksima hibridaj kunvenoj kaj konferencovokoj fariĝis nemalhaveblaj iloj por kunlaboro. Malgraŭ fojaj teknikaj singultoj, ĉi tiuj virtualaj renkontiĝoj ebligas dinamikajn diskutojn kaj decidiĝon trans geografiaj baroj.
Sekvante ĉi tiujn 7 plej bonajn praktikojn, vi povas certigi, ke viaj konferencovokoj estas produktivaj, efikaj kaj ĝuaj por ĉiuj implikitaj.
Se vi serĉas fidindan kaj facile uzeblan platformon por viaj senpagaj konferencovokoj, tiam ne serĉu pli ol www.FreeConference.com. Kun kristala klara sonkvalito, uzant-amika interfaco kaj diversaj oportunaj funkcioj kiel ekrankundivido kaj voka registrado, www.FreeConference.com estas la perfekta solvo por ĉiuj viaj bezonoj de konferenco. Krome, ĝi estas tute senpaga uzebla, do ne ekzistas kialo por ne provi ĝin. Aliĝu hodiaŭ kaj spertu mem la oportunon kaj simplecon de www.FreeConference.com.
Ĉu vi bezonas plani renkontiĝon, inviti pli da partoprenantoj aŭ nuligi planitan konferencan telefonon, vi povas fari ĉion rapide kaj facile de via konto de FreeConference.
Ĉu vi sciis, ke vi kaj viaj alvokantoj povas uzi viajn konferencajn telefon-informojn por tenu videokonferencan vokon iam ajn? Planante vian konferencan telefonon aŭ sendi invitojn per nia sistemo ne necesas, ĉar via konferenca linio estas disponebla iam ajn. Simple provizu al telefonantoj vian konferencan telefonan numeron, aliran kodon kaj la tempon, kiam vi deziras, ke ili telefonu! Se vi ŝatus sendi formalan konferencon kunvena invito aŭ redakti viajn planitajn konferencajn detalojn, vi povas fari tion facile uzante la subajn instrukciojn:
Por fari iajn ŝanĝojn al venonta planita renkontiĝo:
Ŝanĝi Konferencan Horon (Programi Renkontiĝon)Trovinte la konferencon, vi ŝatus reprogrami en la sekcio 'venonta' kaj alklaki 'redakti':
Ĉiuj partoprenantoj listigitaj sur la invitlisto ricevos retpoŝtan sciigon informantan ilin pri la nova konferenca tempo.
Por sendi pliajn aŭtomatigitajn invitojn per FreeConference:
Post kiam vi trafos 'Horaron', la novaj partoprenantoj ricevos aŭtomatan retpoŝtan inviton por via konferenco. Ekzistantaj partoprenantoj ne ricevos duan inviton krom se aliaj detaloj ŝanĝiĝis kiel la temo, dato aŭ tempo.
.
Por pliaj informoj pri ŝanĝoj al planita konferenco, vi ankaŭ povas raporti al nia subtena artikolo Kiel Mi Redaktas mian Planitan Vokon?
Estas tiel facila!
Danke al la progresoj en komunika teknologio (plejparte interreto), estas pli facile ol iam ajn por homoj en diversaj mondopartoj konektiĝi kaj fari negocojn. En la hodiaŭa tutmonda ekonomio, internaciaj konferencaj telefonoj estas oftaj kaj tre simplaj starigi. Nun, antaŭ ol vi ekiros por aranĝi vian sekvan internacian konferencan telefonon, jen 5 konsiloj pri internaciaj komercaj etiketoj por helpi certigi, ke via alvoko iras glate kaj sukcese.
Estas bone povi plani internacian konferencan telefonon iam ajn, sed tio ne signifas, ke iam ajn estas bone plani internacian konferencan telefonon. Kiam vi planas konferencan telefonadon inter partioj en diversaj mondopartoj, nepre memoru horzongajn diferencojn, por ke neniu devas esti vekita je la 2a matene. Se vi starigas renkontiĝon kun pagantaj klientoj, provu akomodi ilian horaron - eĉ se tio signifas, ke vi finos telefoni ekster viaj normalaj labortempoj. Feliĉe, ni havas nian propran horzonon por administri ilon ĉi tie en FreeConference.com tio faciligas trovi taŭgan tempon por plani konferencajn telefonojn inter homoj en malsamaj horzonoj!
Kvankam via diligenta telefonado utilas por lastminutaj telefonoj, estus bone provizi al viaj partoprenantoj liston de telefonaj numeroj, por ke ili elektu tian enlandan numeron por ili, por ke ili evitu pagi internaciajn telefonajn kotizojn de sia kompanio. Ĉi tiu estas unu el la plej gravaj konsiloj pri komercaj etiketoj! Kiel gasto de via konferenca alvoko, mi volonte telefonus, se vi farus tiun ekstran paŝon kaj helpus min ŝpari monon.
FreeConference provizas senpagan kaj superpagan internaciaj telefonaj numeroj por pli ol 50 landoj inkluzive de Usono, Kanado, la Unuiĝinta Reĝlando, Germanio, Aŭstralio, kaj pli. Vidu nian plenan liston de telefonaj numeroj kaj tarifoj tie.
Kiel vi eble jam scias, homoj el diversaj mondopartoj emas esprimi sin alimaniere. Kvankam rekta kaj antaŭvida estas normala en iuj kulturoj, ĝi ne estas tiel en aliaj. Preni tempon antaŭe por lerni pri iuj kulturaj normoj de tiuj, kun kiuj vi parolos, povas helpi eviti eventualajn miskomprenojn kaj povus pli sukcesa internacia konferenco.
A universala regulo pri konsiletoj pri komercaj etiketoj estas, ke vi neniam atendu aliajn. Ni rekomendas esti preta kaj preta por via alvoko almenaŭ 5-10 minutojn antaŭ la planita komenca tempo de via konferenco. Kvankam iuj kulturoj taksas akuratecon pli ol aliaj, "mia tempo pli valoras ol la via" ne tradukas bone en iu ajn lingvo.
Mi povas diri al vi kiel homon, kiu ofte frekventas internaciajn konferencajn telefonojn, la ekskuzo "Mi estas en alia horzono" ne flugas.
Konferencaj telefonaj platformoj kiel FreeConference estas facile uzeblaj kaj intuiciaj laŭ projektado, sed ĉiam estas bona ideo preni kelkajn minutojn por familiariĝi kun la diversaj Trajtoj kaj moderatoraj kontroloj disponebla. Ĉi tio povas helpi vin aperi pli preta dum via konferenca alvoko kaj eble savos vin de la ebla embaraso aspekti kiel vi ne scias, kion vi faras. Eble distrus (kaj foje embarasus) kiam vi trarigardas la kontrolojn dum la komenco de la konferenca alvoko.
Kiam vi dubas, FreeConference.com estas dediĉita Klienta Subteno teamo ĉiam pretas helpi kaj nur vokon aŭ retpoŝton for.
Kvankam celitaj por faciligi komunikadon, malfermaj konceptoficejoj foje povas senti, ke ili faras ion ajn krom tio por homoj, kiuj aranĝas konferencajn telefonojn en ili. En la hodiaŭa blogo, ni ofertos iujn konsilojn por pli efike okazigi konferencajn alvokojn kaj plibonigante produktivecon en oficejoj, kiuj havas malfermajn etaĝomapojn.
Ĉu ilia misio estas disvastigi konscion pri sociaj aferoj, helpi malfavoratajn membrojn de siaj komunumoj aŭ ŝanĝi publikan politikon, neprofitocelaj estas engaĝitaj al sia afero. Por esti efikaj, neprofitoj devas fidi sian kapablon komuniki kun homoj kaj ene kaj ekster sia organizo por diversaj celoj. Ĉi tiuj inkluzivas kvestajn klopodojn, publikan atingon, volontulajn eventojn kaj multajn aliajn. Danke al senpaga konferenco servoj, sociaj amaskomunikiloj kaj aliaj platformoj, neniam estis pli facile (aŭ malpli multekoste) por senprofita dungitaro transdoni sian mesaĝon. Jen kelkaj el la manieroj kiel konferenca voka teknologio helpas ilin fari ĝin:
Ni kiel loĝantaro entreprenis multajn studojn lastatempe, penante ekscii kial kunvenoj funkcias - aŭ ne.
Ofte ni etikedis ilin kiel neefikan tradicion; kutime vidata kiel tempoperdo (krom se homoj efektive venis pretaj) kaj estas sekure supozi, ke ni ĉiuj venis al almenaŭ unu kunveno nepreparitaj. Kio do donas? Kial renkontiĝoj estas tiel malfacile prizorgi? Kial ili estas tiel malfacilaj administri? Kial ni daŭre havas ilin?
Multaj kompanioj asimilis elementojn de artefarita inteligenteco, kaj por resti sur la aktualaj tendencoj kaj por faciligi siajn ĉiutagajn operaciojn. Se vi iam havis konversacion kun aŭtomata respondservo interrete, vi interagis kun artefarita inteligenteco. Ĉi tiuj evoluoj donis multegajn avantaĝojn al tiuj, kiuj uzas ilin. Jen kelkaj vojoj, kiujn vi eble preteratentis.
Etikedo pri konferenca alvoko: Dum la neskribitaj reguloj de konferenca alvoko certe ne malfacile sekveblas, estas kelkaj malbonaj konferencaj telefonaj kutimoj konsciaj, kiuj povas malhelpi viajn kunvokantojn (ĉu ili diras aŭ ne). Kvankam iuj el ĉi tiuj konferencaj nomoj povas ŝajni kiel prudenta (kiel alvoki malfrue al konferenco), vi eble miros, kiom ofte iuj el ĉi tiuj malbonaj kutimoj povas malpliigi la ĝeneralan sperton de konferenca telefonado por ĉiuj implikitaj. Kun la nova jaro tuj post la angulo, ni pensis dividi iujn el niaj plej bonaj malbonaj konferencaj telefonaj kutimoj. (pli ...)
Neniu ŝatas elspezi tempon kaj monon vojaĝante por kunvenoj plu. Konservu vian okupatan horaron kaj ŝparu monon per senpagaj konferencaj vokaj solvoj por komuniki kun viaj kolegoj rapide kaj efike.
Retpoŝtoj kunmetitaj de teksto ofte malsukcesas transdoni la nuancon de situacio kaj tute perdas la deziratan voĉon de la parolanto. Estas risko, ke la retpoŝto ne atingos la enirkeston de retpoŝtaj ricevantoj, do vi devas uzi la SPF-rekordkontrolilo kaj prenu aliajn retpoŝtajn sekurecajn paŝojn.
Senpagaj Konferencaj Alvokoj ofte sekvas evoluojn, kiuj postulas rapidan respondon, kvankam eksploda retpoŝto titolita "URGENTA" iomete koleras unuavide. Gvidantoj povas transdoni ĝuste tion, kion ili postulas de ĉiu individuo kaj krei la humoron por la resto de la kompanio.
Ĉi tio multe helpas establi flankan komunikadon kaj kunlaborajn klopodojn inter apartaj fakoj aŭ sekcioj en kompanio, kiu alie funkcius sola.
Ĉiuj scias la respondecojn atenditajn de si mem kaj aliaj. Malemo labori kun aliaj povas esti kaptita en la burĝono komence kaj klaraj agadplanoj povas esti establitaj. Neniu bezonas ludi telefonon kun deko da aliaj homoj por fari bazajn aferojn.
Ĉenaj retpoŝtoj bezonas pli da tempo por kompreni ol partopreni senpagan konferencan telefonon, kaj ili simple ĝenas. Vi apenaŭ havis sufiĉe da tempo por atingi antaŭ ol nova respondo ŝanĝis la ludon, aŭ homoj respondas memstare sen eniri la kernon de la afero. Senpagaj Konferencaj Alvokoj metu ĉiujn sur la saman paĝon samtempe.
Vi ne bezonas atendi en estrarejo duonhoron por atendi unu aŭ du malfruiĝintojn, kaj vi povas ankoraŭ fari alian laboron dum vi atendas, se vi vere bezonas atendi konferencan telefonon.
Vi povas prilabori viajn projektojn komforte de via skribotablo aŭ eĉ de via hejmo ĝis ĉiuj pretas iri. Konferencaj alvokoj ankaŭ permesas homojn partopreni tre mallonge, por atingi ĝustan ekvilibron inter rapideco kaj formalaĵo.
Simile homoj povas telefoni al konferenca telefonado de ie ajn dum preskaŭ ĉio ajn. Vi povas partopreni de hejmo, laboro, gimnastikejo, promenante aŭ eĉ veturante, se vi havas aŭdilon por via aŭto. Konferencaj telefonoj ne postulas, ke vi estu en specifa loko en specifa tempo. Ĉiuj havas poŝtelefonon, tableton, komputilon aŭ eĉ bonan malmodernan telefonon en la ĉirkaŭaĵo ĉiam.
Forigi vojaĝajn biletojn gravas kiel evidenta avantaĝo, jes, sed ĉiuj partoprenantoj aŭdeblas en konferenca telefonado. Neniu aparte estis forigita al la ekstrema fino de la kunvenejo kaj neniu bezonas levi la voĉon nur por esti aŭdita. Konferencaj alvokoj lokas ĉiujn je egala distanco de la tablo.
Retpoŝtoj povas esti ignoritaj, sed alvokoj ne. Konferencaj alvokoj postulas la voĉan kaj aŭdan ĉeeston de la partoprenanto. Gvidantoj kaj dungitoj ĉe ĉiu nivelo povas respondeci, kaj ĉiuj povas esti devigitaj agnoski la priparolatan aferon. La respondeco liveri rezultojn al komerca estro kaj kolegoj aldonas nivelon de samula premo, kiu konformigas malfruajn homojn kun la resto de la grupo.
Jen vi havas ĝin; konferencaj telefonaj solvoj solvi multoblajn problemojn per unu bato. Alvokoj ne perdiĝu en la intermiksado, ili donas voĉon al ĉiuj, ili estas oportunaj kaj eliminas konfuzon. Ŝparu tempon kaj monon per senpaga konferenco por via sekva kunveno kaj reiru al via okupata tago kun libera tempo.
