Ni kiel loĝantaro entreprenis multajn studojn lastatempe, penante ekscii kial kunvenoj funkcias - aŭ ne.
Ofte ni etikedis ilin kiel neefikan tradicion; kutime vidata kiel tempoperdo (krom se homoj efektive venis pretaj) kaj estas sekure supozi, ke ni ĉiuj venis al almenaŭ unu kunveno nepreparitaj. Kio do donas? Kial renkontiĝoj estas tiel malfacile prizorgi? Kial ili estas tiel malfacilaj administri? Kial ni daŭre havas ilin?
Plejparte la afero pri neefikaj kunvenoj ĉirkaŭas nociojn de engaĝiĝo, preparado, komunikado, koncizecoKaj konkreta disvolviĝo.
Estas malfacile instigi homojn, kiuj ne zorgas pri tio, pri kio oni diskutas.
Estas eĉ pli malfacile antaŭeniri, kiam homoj ne havas la necesajn informojn.
Fariĝas malfacile aranĝi konstruajn diskutojn kiam homoj ne estas sur la sama paĝo.
Estas preskaŭ neeble antaŭeniri, se malhelpita de ĉiutagaj bagateloj, kaj ĝi estas certe ne facile atingi celojn, kiam projektoj ne povas esti plenumitaj ĝustatempe.
Do kiel plej bone ni antaŭeniras?
Plej multaj homoj volas diskuti aferojn, kiuj tuŝas ilin rekte. Bonaj aferoj dum renkontiĝoj estas diskuto pri aferoj, kiuj implikas diversajn fakojn, ĉar la rimedoj estis asignitaj por la sola celo de grupaj diskutoj.
Prenu la tempon pripensi, ĉu ĉi tiu problemo influas la teamon, kiun vi traktos ĉe la kunveno. Ili dankos vian deziron inkluzivi ilin.
Gravas doni al via teamo iom da atento kiam vi venas al gravaj decidoj aŭ kunvenoj, kiuj bezonas preparon, ĉar vi volas maksimumigi tempon kun ĉiuj implikitaj partioj. Provi informi homojn dum aliaj, kiuj preparis, sidas kaj atendas, estas bonega maniero lasi vian teamon frustrita kaj nekohera.
Prenu la tempon pripensi la jenon: Se vi ricevus inviton partopreni ĉi tiun kunvenon, ĉu vi havus la necesajn informojn por partopreni aktive, informite kaj konstrueme?
Homoj ne povas esti helpemaj se ili ne scias kion vi serĉas. Limigu por la grupo tion, kion vi atendas de iliaj respondoj. La demando-bazita aliro helpas vin provizi pli helpemajn respondojn de via teamo, sed nur se ili scias, por kio iliaj respondoj estas uzataj.
Sciigu, ĉu vi okazigas la kunvenon, por ke vi povu kolekti kontribuojn por pli granda decido. Se vi bezonas sonbreton pri nova ideo, diru tion en la tagordo. Se vi serĉas konsenton antaŭ la fino de la kunveno, skribu tion kaj klarigu tre, ke la fina celo de la diskuto estas decidi pri io.
Prenu la tempon listigi viajn atendojn komence de la kunveno, por ke ĉiuj sciu, kial vi kolektis ilin.
Konservi grandan grupon de homoj pri temo estas defio, kaj teni ilin laŭ la horo estas preskaŭ neebla. Pro tio, estas grave administri vian tempon efike en ĉiu kunveno. Ĉi tio povas esti farita per la uzo de bone farita tagordo.
Skizu ĉiun sekcion / demandon / teman parton ene de tempokadro. Ĉi tiu tempokadro devas atribui adekv
uata tempo por diskuto, revizio kaj konkludo. Ĉi tio gravas skizi antaŭ la kunveno: ofte vi ofte aŭdos, ke iuj aferoj aŭ bezonas pli da tempo en la estraro, aŭ povus esti reduktitaj signife.
Prenu la tempon pripensi kiel plej bone pasigi vian tempon en ĉi tiu renkontiĝo. Kiom longe vi ŝatus elspezi por ĉiu diskuto? Ĉu ĉi tiu diskuto okupos pli da tempo, kiom ĝi valoras?
Sen engaĝiĝo, preparado, komunikado kaj tempo-administrado, la ŝancoj de via komerca prospero estas malmultaj. Viaj kunvenoj vagos; vi frustros viajn dungitojn; viaj projektoj falos kaj restos en la parkejo.
Gravas starigi celojn, kaj konstante klopodi por atingi ilin. La tuta kialo, ke homoj kunvenas, estas plifirmigi siajn klopodojn pri donita temo kun la celo plenumi ion. Ne lasu historion de malbrilaj kunvenoj esti la kialo, ke vi ne alvenas al la loko, kie vi ŝatus esti.
Prenu la tempon por starigi celojn, kaj revizitu ilin ofte.
Ĉi tie ĉe Freeconference, kiam iu ne povas fari kunvenon, ĝi estas krizo. Ni estas sur la merkato de produktivaj kunvenoj, kaj ni volas, ke vi maksimumigu vian tempon dediĉitan kunlabori, ĉu malproksime virtuala konferenco, aŭ persone ĉe estrareja tablo.
Ĉu via lasta kunveno efektis aŭ ne, kion fari post ĝia finiĝo determinas kiom efika povas esti la sekva kunveno. Nia konsilo estas:
Faru solidan kunvenan tagordon.
Okupu homojn.
Preparu vian bastonon.
Transdonu viajn interesojn.
Starigu celojn, kaj komunigu ilin.
Respektu ilian tempon.
Kaj ne forgesu, iom da dankemo iras longan vojon. Danku ilin pro ilia engaĝiĝo; danku ilin pro ilia tempo; danki ilin pro iliaj ideoj.
Ni ne estus ie ajn se ne por kunlaboro. Ne lasu viajn kunvenajn minutojn malŝpari. Reiru al Fari Kunvenojn.
FreeConference.com la originala senpaga telekonferenca provizanto, kiu donas al vi la liberecon elekti kiel konekti al via kunveno ie ajn, iam ajn sen devo.
Kreu senpagan konton hodiaŭ kaj spertu senpagan telekonferencadon, senelŝutan filmeton, interŝanĝadon de ekranoj, interretkonferencado kaj pli.
[ninja_form id = 7]
Kreu vian konton FreeConference.com kaj aliru ĉion, kion vi bezonas por via kompanio aŭ organizo, kiel video kaj Ekrano-Dividado, Voku Planadon, Aŭtomataj Retpoŝtaj Invitoj, Memorigiloj, kaj pli.
