Hvad er de 5 faser af projektledelse?

At få et projekt i gang kræver et system af processer og talentfulde individer for at få arbejdet udført. Grundlæggende er det ikke en simpel bedrift!

Stole på videokonference at samarbejde med flere teams og enkeltpersoner kræver organisation og effektiv projektledelsesimplementering på tværs af forskellige kontorer, afdelinger og kommandokæder. Samhørighed, kommunikation og centralisering er nøglefaktorer. Uanset hvem du har at gøre med, det være sig en interessent, klient eller medarbejder, er der mange bevægelige dele at tage i betragtning fra undfangelse til levering.

Ethvert projekt kræver omfattende viden om projektets livscyklus. At vide, hvordan hver fase fungerer, giver værdifuld indsigt i, hvordan man griber det an. Men hvordan fungerer videokonferencer for at styrke din proces? Lad os tage et kig gennem rammerne for de 5 faser af projektledelse.

Det er projektlederens ansvar at kende, planlægge og opbygge ”lift-off” af projektet ved at have en grundig forståelse af de fem projektledelsestrin. Dette fungerer for at give en klar og kortfattet plan for, hvordan ideen vil gå fra abstrakt til konkret. Udviklede sig af Project Management Institute (PMI) er de 5 faser for ethvert projekt, der skal realiseres, som følger:

1. Indvielse
Den første i livscyklusfasen, initieringen kræver et kick-off-møde, der loops i klienten og investorer. Det er her, mål, mål, tvivl, bekymringer og eventuelle indledende tanker og ideer diskuteres. Når beslutningstagere ikke er placeret på ét sted, kan du stole på at oprette et onlinemøde til en videochat eller konferenceopkald for at diskutere følgende talepunkter:

• Hvem er investorer og interessenter?
• Hvad er virksomhedens vision og mission?
• Hvad er den estimerede tidslinje?
• Hvad er nogle af de risici, der er forbundet?
• Hvilket budget og ressourcer er til rådighed?

2. Planlægning
Når målene er lagt frem og aftalt, kan en klarere idé om det endelige resultat forstås bedre. Arbejde baglæns for at visualisere og formulere et sæt planer, som alle kan følge, guider teamet fra startfasen til afslutning.

Afhold onlinemøder til:

• Saml hold
• Overfør vigtige detaljer
• Fastsæt projektmål og -mål

Planlægningsfasen er kritisk for at bore ned følgende 5 komponenter:

• Design af en projektstruktur
• Oprettelse af arbejdsgangsdokumenter
• Estimering af budgetter på tværs af afdelinger
• Indsamling, tildeling og udpegning af ressourcer
• Risikovurdering

3. Udførelse
Teamledere og projektledere sættes i gang for at bygge leverancer, være mellemled for kunder, udføre opgaver, implementere processer og mere. Direkte kommunikation på tværs af alle dele af projektet er nødvendig og afgørende for succesen med at bringe ideen ud i livet.

Vigtigt i udførelsesfasen:

• Hyppige møder
  At holde styr på teams med planlagte onlinemøder hjælper med at holde projektet kort og på rette spor. Rettidig og krystalklar kommunikation via videokonferencer eller telefonmøder sikrer færre blinde vinkler, bedre teamwork og hurtigere flytning af emner i pipelinen.
• Gennemsigtighed
  Undgå potentielle blokke, når det kommer til forhindringer, der let kan undgås, såsom planlægning, ansættelse, invitere deltagere til møder og fastslå, hvem der er ansvarlig for hvilken opgave ved at integrere andre digitale værktøjer som Slack, Outlook og Google Kalender i din videokonferenceplatform.
• Konflikthåndtering
  Problemer vil helt sikkert opstå. Begræns begivenheder ved at invitere dem på "frontlinjerne" -teamerne til at tale og udtrykke bekymringer, flaskehalse eller andet, der potentielt kan udgøre en svaghed i kæden.
• statusrapporter
  Regelmæssige opdateringer deles under en standup -møde, huddle session eller videochat fungerer for at holde sig foran kurven og identificere problemer, før de sker.

4. Overvågning og kontrol
Hvis du ikke kan måle det, kan du ikke klare det. Denne fase kræver kontrol for at sikre, at alt er i overensstemmelse med det, der tidligere blev aftalt. Hvad er de vigtigste præstationsindikatorer? Hvad skal implementeres for at overholde deadlines og økonomiske parametre?

Hold online -møder med nøgleaktører for rutinemæssige kontrolpunkter, anmeldelser og resultatrapporter. Du kan føre fjernbetjening præsentationer via videokonferencer, der omfatter arbejdsgange, vigtige dokumenter og filer, og alt, hvad der skal deles og formidles.

5. Lukning
At lukke projektet er lige så vigtigt som at starte det. Også omtalt som "opfølgningsfasen", er det på dette tidspunkt, hvor det færdige projekt er klar til at gå live for offentligheden. Hovedfokus her er på produktfrigivelse og levering.

Det er afgørende for en projektleder at vurdere projektets levetid fra start til slut ved at:

1. Undersøgelse af projektets ydeevne
   Har hvert hold ramt deres mål og markører? Blev projektet gennemført inden for budget- og tidsrammer? Løste projektet et problem? Adressering af disse spørgsmål og mere hjælp til at vurdere, om projektet var vellykket eller ej.
2. Ser på Team Performance
   Teammedlemmernes præstationer kan yderligere uddybes individuelt for at vurdere succes i gruppen. Kvalitetskontrol, KPI'er og onlinemøder arbejder på at give klarere indsigt i ydeevnen.
3. Vurdering og dokumentation af projektlukning
   En grundig præsentation, der samler støttedokumenter, der viser projektets vækst fra undfangelse til levering, sikrer korrekt afslutning for kunder og interessenter.
4. Anmoder om anmeldelser
   En afsluttende evaluering af projektet giver et nærmere kig på styrker og svagheder, fra begyndelsen til slutningen. Find indsigt, og lær lektioner til næste gang.
5. Går over budgettet
   At være i stand til at identificere budget tab såvel som uberørte ressourcer giver en bedre forståelse af succes (eller fiasko) og hjælper med at håndtere spild.

Nogle online møde -talepunkter omfatter:

• Hvad var projektets takeaways?
• Hvad er mulighederne for vækst? Forbedring
• Hvad var nogle af de styrker og svagheder, der blev vist gennem processen?

Lad FreeConference.com give din virksomhed det klare og effektive projektledelse videokonference platform nødvendigt for at skabe sammenhæng og centralisering for alle aspekter af projektledelse. Med et bredt udvalg af funktioner, nemme integrationer og video- og lydfunktioner i høj kvalitet kan du forvente, at dit projekt bliver grundigt kommunikeret og samarbejdet om.