Nøglen til en videokonferencesession for små virksomheder er, at de to eller flere deltagere skal kunne se hinanden i realtid, hvilket typisk vil kræve tilstrækkelig internetbåndbredde.
Der er mange forskellige metoder til, hvordan gratis videokonferencer for små virksomheder kan gennemføres, men typisk involverer det tre nøgleelementer:
- Video kamera: kan være webkameraer indbygget i bærbare computere, tablets eller endda smartphones.
- Lydkilde: mikrofoner (dvs. smartphonemikrofon, den indbyggede mikrofon i et videokamera)
- Software: en softwarebaseret platform bruges til at transmittere to-vejs datatransmissioner over internetprotokoller
Sidst, men ikke mindst, er højhastigheds, pålidelig internetadgang nødvendig for at lette kommunikationen.
Små virksomheder kan også deltage i eller afholde gratis videokonferencer i et dedikeret mødelokale, udstyret med udstyr af høj kvalitet til at optage lyd og video i høj kvalitet fra flere deltagere i lokalet. Et videokonferencerum kan omfatte:
- Skærme af høj kvalitet (dvs. skærm eller fjernsyn)
- Højkvalitets kameraer
- Omriktende mikrofoner
- Monitor højttalere