Per tirar endavant un projecte es requereix un sistema de processos i individus amb talent per dur a terme la feina. En termes bàsics, no és una simple gesta.
Recórrer a la videoconferència per col·laborar amb múltiples equips i individus requereix organització i una implementació eficient de la gestió de projectes en diverses oficines, departaments i cadenes de comandament. La cohesió, la comunicació i la centralització són factors clau. Sigui qui sigui amb qui es tracti, ja sigui una part interessada, un client o un empleat, hi ha moltes parts mòbils a tenir en compte des de la concepció fins a l'execució.
Qualsevol projecte requereix un coneixement exhaustiu sobre el cicle de vida del projecte. Saber com funciona cada fase proporciona informació valuosa sobre com abordar-la. Però, com funciona la videoconferència per potenciar el vostre procés? Vegem el marc de les cinc etapes de la gestió de projectes.
És responsabilitat del gestor de projectes conèixer, planificar i construir l'"enlairament" del projecte tenint una comprensió completa dels cinc passos de la gestió de projectes. Això serveix per proporcionar un pla clar i concís de com la idea passarà de l'abstracte al concret. Desenvolupades pel Project Management Institute (PMI), les 5 fases per a la realització de qualsevol projecte són les següents:
1. Iniciació
La primera de la fase del cicle de vida, la iniciació requereix una reunió inicial que es produeixi en el client i en els inversors. Aquí es discuteixen els objectius, els objectius, els dubtes, les inquietuds i els pensaments i idees inicials. Quan els responsables de la presa de decisions no es troben en un sol lloc, podeu confiar en configurar una reunió en línia per fer un xat de vídeo o una conferència telefònica per debatre els següents punts de conversa:
2. Planificació
Un cop establerts i acordats els objectius, es pot entendre millor una idea més clara del resultat final. Treballar cap enrere per visualitzar i formular un conjunt de plans a seguir per tothom guia l’equip des de la fase d’inici fins a la finalització.
Realitzeu reunions en línia per:
La fase de planificació és fonamental per perforar els 5 components següents:
3. Execució
Els líders d'equip i els gestors de projectes es posen en marxa per crear resultats, ser els intermediaris dels clients, realitzar tasques, implementar processos i molt més. La comunicació directa a totes les parts del projecte és necessària i vital per a l'èxit de donar vida a la idea. Incorporant eines de col·laboració pot facilitar aquesta comunicació, assegurant una coordinació perfecta i l'intercanvi d'informació entre els membres de l'equip.
Essencial per a la fase d'execució:
Transparència4. Seguiment i control
Si no el podeu mesurar, no el podeu gestionar. Aquesta fase requereix una comprovació per assegurar-se que tot s’alinea amb el que s’havia acordat anteriorment. Quins són els indicadors clau de rendiment? Què cal implementar per complir els terminis i els paràmetres financers?
Organitza reunions en línia amb actors clau per a controls rutinaris, revisions i informes de rendiment. Pots dur a terme presentacions remotes mitjançant videoconferència que incloguin fluxos de treball, documents i fitxers importants i qualsevol cosa que s'hagi de compartir i difondre. Quan necessitis obtenir més informació sobre les activitats diàries de l'equip, i sobretot quan no treballen a l'oficina, és on potser hauràs d'utilitzar un programari per supervisar els empleats que treballen des de casa . No només per motius de productivitat, sinó també perquè les anàlisis podrien ajudar a identificar colls d'ampolla en els processos o si l'equip utilitza aplicacions obsoletes.
5. Tancament
Tancar el projecte és tan important com començar-lo. També es coneix com la fase de "seguiment", és en aquest moment quan el projecte finalitzat està llest per publicar-se al públic. El focus principal aquí és el llançament i el lliurament del producte.
És fonamental per a un gerent de projecte avaluar la vida útil del projecte de principi a fi mitjançant:
Alguns punts de discussió de reunions en línia inclouen:
Deixa que FreeConference.com proporcioni a la teva empresa la plataforma de videoconferència de gestió de projectes clara i eficaç necessària per crear cohesió i centralització per a tots els aspectes de la gestió de projectes. Amb una àmplia oferta de funcions, integracions fàcils i capacitats de vídeo i àudio d'alta qualitat, pots esperar que el teu projecte es comuniqui i s'hi col·labori a fons.
Crea el teu compte de FreeConference.com i obté accés a tot el que necessites perquè la teva empresa o organització comenci a funcionar amb rapidesa, com ara compartir vídeo i pantalla , programar trucades , enviar invitacions automatitzades per correu electrònic, recordaris i molt més.
