Sovint, les conferències telefòniques grans són importants. Hi ha molta gent que està sintonitzant i pot sortir malament. Hi ha molts factors d’estrès que comporten la gestió de conferències i esdeveniments, però les dificultats tècniques no haurien d’estar entre ells. Aquí, a FreeConference, tenim les habilitats i els coneixements necessaris per ajudar-vos a aconseguir la trucada important i perfecta perfectament amb el millor programari de videoconferència. Però si encara us sentiu nerviós, consulteu els nostres cinc consells principals per planificar amb èxit una conferència telefònica gran.
Assegureu-vos que tothom es troba a la mateixa pàgina:
Envieu invitacions a tothom que espereu que participin. No oblideu enviar una agenda per a la reunió, sobretot si hi ha diversos ponents, perquè tothom conegui i entengui l'ordre del dia. Si heu establert la data de la reunió amb suficient antelació, feu un recordatori un o dos dies abans de la trucada. FreeConference ofereix una manera senzilla i eficaç d’enviar invitacions i recordatoris amb uns quants clics d’un botó.
Fer un pla:
Més enllà d’esbrinar els tràmits de la vostra pròxima conferència, hauríeu de comunicar al vostre proveïdor de serveis el nombre de persones que espereu que us acompanyin durant la trucada. Els serveis, com FreeConference, estan equipats amb un personal dedicat que farà tot el necessari per garantir la millor connexió possible per a tots els participants. Depenent del nombre de persones que vulgueu fer a la trucada, és millor connectar-vos amb el personal d'assistència els dies previs a l'esdeveniment, de manera que pugueu treballar amb ells per suavitzar els problemes previstos.
Truqueu als reforços:
La gestió de conferències i esdeveniments és una feina difícil, per tant; no tingueu por de demanar ajuda. Si sou el presentador principal i l’amfitrió d’una conferència de públic nombrosa, demaneu ajuda a un facilitador. D'aquesta manera, disposeu d'un conjunt de mans addicionals per ajudar-vos a resoldre qualsevol problema tècnic que puguin experimentar els assistents mentre esteu a mitja velocitat. Un facilitador també pot supervisar els controls del moderador i prendre nota de qualsevol participant que pugui tenir una pregunta urgent mitjançant la funció Hand-Raise.
Reprodueix-lo:
Si organitzeu una presentació llarga o una reunió que tracti temes força densos, considereu gastar una mica de diners addicionals per fer que les gravacions en MP3 de la reunió estiguin disponibles per al vostre públic. També és una manera excel·lent de fer un seguiment de qualsevol acord verbal o pla per a reunions de seguiment, de manera que sempre semblareu estar al dia.
Fes una pregunta:
Les trucades de conferència grans solen ser massa llargues. No oblideu mai on són els vostres assistents. Hi ha moltes distraccions disponibles per a ells segons la ubicació des d'on truquen. Manteniu les coses en moviment i manteniu l'atenció dels vostres assistents plantejant preguntes específiques durant tota la reunió, cosa que s'aconsegueix millor seleccionant el mode de preguntes i respostes disponible a través dels controls de moderador de FreeConference. Si esteu allotjant altres ponents, animeu-los a obrir la paraula per a preguntes. FreeConference us permet transferir els controls del moderador a altres assistents, de manera que cadascun dels vostres ponents pot sentir que té el control dels seus propis torns de preguntes. Si algun dels vostres assistents té una pregunta durant una presentació, animeu-los a utilitzar la funció Aixecar la mà. Això col·locarà una icona al costat del seu nom, de manera que l'ponent sàpiga qui té una pregunta; pot respondre-la al seu criteri. FreeConference.com ofereix el millor programari de videoconferència.
Crea el teu compte de FreeConference.com i obté accés a tot el que necessites perquè la teva empresa o organització comenci a funcionar amb rapidesa, com ara compartir vídeo i pantalla , programar trucades , enviar invitacions automatitzades per correu electrònic, recordaris i molt més.
